Boekhouden via WhatsApp als zzp'er: een dag uit het leven

Kort antwoord: boekhouden via WhatsApp betekent dat je de kleine, dagelijkse handelingen (een bon doorsturen, een factuur klaarzetten, een uur noteren, vragen wie nog moet betalen) vanuit je telefoon doet, in een chat met de boekhoudassistent van Schakel. Het werkt met je bestaande Moneybird-administratie. Je blijft zelf verantwoordelijk: je bevestigt wat er geboekt wordt, en de btw-aangifte en jaarcijfers doe je zoals je dat nu al doet, bijvoorbeeld met je boekhouder.

Hieronder een voorbeelddag van een fictieve zzp’er, een freelance webontwerper met een Moneybird-administratie. Het is een illustratie, geen echt klantverhaal.

08:15, koffie en een vraag

Je zit nog niet achter je bureau, maar wilt weten hoe de maand ervoor stond. Je stuurt: “Hoeveel heb ik vorige maand gefactureerd en wat staat er nog open?” De assistent zoekt het op in Moneybird en geeft de cijfers terug. Op de eerste van de maand krijg je dat overzicht ook uit zichzelf (gefactureerd, ontvangen, open), standaard om 09:00.

Dit is een vraag die je anders in Moneybird zou opzoeken. Nu duurt het tien seconden en je telefoon blijft in je hand.

10:30, een bon na de lunch met een klant

Je rekent af, maakt een foto van het bonnetje en stuurt hem door met als bijlage-tekst “lunch Jansen”. De assistent leest de bon en toont wat er in Moneybird komt: leverancier, bedrag, btw per tarief, categorie en het project dat hij vermoedt. Is iets een gok, dan staat dat erbij. Jij tikt op “Ja”. De bon staat in je administratie met de foto als bijlage.

Meer over dit proces staat in bonnetjes via WhatsApp naar Moneybird en op de pagina bonnetjes.

13:00, een factuur klaarzetten

Het project voor een klant is af. Je stuurt: “Factuur voor Bakkerij Jansen, website, 12 uur à 85 euro.” De assistent maakt een conceptfactuur in Moneybird en laat zien wat erop komt. Je past het btw-tarief aan of laat het zo, zegt “ja”, en het concept staat klaar in Moneybird. Het versturen vraagt altijd een aparte bevestiging, ook als je alles op automatisch hebt gezet.

Meer hierover: facturen via WhatsApp en offertes.

15:00, uren noteren

Je werkte twee uur voor een andere klant. Je stuurt: “2 uur voor Studio West, huisstijl.” De assistent schrijft de uren in Moneybird. Aan het einde van de maand kun je zeggen: “Maak een factuur van de openstaande uren voor Studio West”, en je krijgt weer een concept te zien, met het uurtarief uit je instellingen. Zie ook uren schrijven en factureren.

16:45, een melding uit zichzelf

Er komt een bericht binnen: een betaling van een klant is binnengekomen. Een andere factuur is over de vervaldatum, daar krijg je één melding per factuur van. Wat je daarmee doet, bepaal je zelf: je neemt zelf contact op met de klant. De assistent schrijft je klanten niet uit zichzelf aan. Lees openstaande facturen in de gaten houden.

23:00, stille uren

Na 23:00 en voor 08:00 houdt de assistent berichten vast en bezorgt ze de volgende ochtend. Dat is de standaard, en je kunt de tijden aanpassen.

Wat jij nog steeds zelf doet

Boekhouden via WhatsApp neemt het invoerwerk uit handen, niet de verantwoordelijkheid. Dit blijft van jou:

• Controleren. Je kijkt naar elk voorbeeld voordat je “ja” zegt. Een AI-assistent kan zich vergissen. Bij een bedrag of btw dat niet klopt, pas je het aan.
• De btw-aangifte. De assistent geeft een indicatie en een herinnering na afloop van het kwartaal, geen aangifte. Die doe je zelf in je belastingportaal of via je boekhouder.
• Jaarrekening en inkomstenbelasting. Daar is geen assistent voor bedoeld.
• Fiscale keuzes. Is iets zakelijk of privé? Is het aftrekbaar? Dat beslis je zelf, eventueel met advies.
• Klantcontact. Wie moet betalen en hoe streng je bent, blijft jouw gesprek.

Wat werkt wel en niet

Wat wel werkt

• Foto’s en pdf’s van bonnen en facturen van leveranciers.
• Concepten van facturen en offertes, en uren schrijven.
• Vragen over omzet, openstaande facturen, uren en onverwerkte bankboekingen.
• Meldingen over betalingen, te late facturen, ontbrekende bonnen en een maandoverzicht.
• Spraakberichten op WhatsApp.
• Alles werkt ook in de chat op je Schakel-dashboard, voor als je liever niet in WhatsApp werkt.

Wat niet werkt

• Alleen Moneybird, en alleen Nederlandse administraties in euro.
• Een bestaande factuur aanpassen kan niet. Je crediteert en maakt een nieuwe.
• HEIC-foto’s, bestanden boven 5 MB en Word- of Excelbestanden worden niet verwerkt.
• Het is geen vervanger van een boekhouder. Voor een lastige vraag blijft een mens met verstand van zaken nodig.
• Er kan een trage reactie komen, vooral bij foto’s. Je krijgt dan eerst een korte ontvangstbevestiging.

Zelf proberen

Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Begin klein: stuur een week lang alleen je bonnen door, en kijk daarna of je meer wilt. Het hele overzicht staat op boekhouden via WhatsApp, de koppeling zelf op Moneybird en WhatsApp en veelgestelde vragen op de FAQ.

Veelgestelde vragen

Kan ik echt alles via WhatsApp doen?

Nee. Dagelijkse handelingen zoals bonnen, concepten, uren en vragen lukken goed. Een btw-aangifte, jaarrekening en fiscaal advies zijn geen onderdeel. Daar blijf je Moneybird, de Belastingdienst of je boekhouder voor gebruiken.

Moet ik mijn boekhouder opzeggen?

Nee, en dat is ook niet de bedoeling. De assistent werkt in dezelfde Moneybird-administratie, dus je boekhouder kan er gewoon in meekijken. Veel zzp’ers houden hun boekhouder voor de aangifte en laten de dagelijkse invoer door de assistent doen.

Wat als ik niet in WhatsApp wil werken?

Dan gebruik je de chat in je Schakel-dashboard. Dat kan alles wat WhatsApp kan, behalve spraakberichten. WhatsApp is een extra kanaal en staat standaard uit.