Bonnetjes bewaren als zzp'er: bewaartermijn en regels

Kort antwoord: als ondernemer moet je je administratie, inclusief bonnetjes en facturen, in de regel 7 jaar bewaren. Voor bepaalde zaken rond onroerend goed geldt een langere termijn. Digitaal bewaren mag, mits de gegevens leesbaar, volledig en toegankelijk blijven. Controleer de actuele regels altijd op belastingdienst.nl, want dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies.

De fiscale bewaarplicht: 7 jaar

Nederlandse ondernemers moeten hun administratie bewaren, zodat de Belastingdienst die achteraf kan controleren. De gebruikelijke termijn is 7 jaar. Die termijn begint na afloop van het jaar waarin de gegevens zijn ontstaan of de stukken zijn gemaakt. Een bon uit mei 2026 bewaar je dus in de regel tot en met eind 2033.

Daarvoor geldt een uitzondering. Voor onroerend goed en bepaalde btw-gerelateerde situaties gelden langere termijnen (tot 10 jaar). Heb je zo’n situatie, vraag dan je boekhouder of kijk op belastingdienst.nl.

Wat valt eronder? In ieder geval:

• inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke uitgaven
• je verkoopfacturen
• bankafschriften
• overeenkomsten en andere stukken die iets zeggen over je inkomsten en kosten
• je administratie zelf: de boeken die je aanmaakt

Een privé-aankoop hoeft niet bewaard te worden voor je bedrijf, maar het is verstandig om de scheiding in je administratie goed vast te leggen.

Mag je bonnetjes digitaal bewaren?

Ja. Je mag papieren bonnen scannen of fotograferen en het origineel weggooien, onder voorwaarden. In grote lijnen gaat het om dit:

• Leesbaar. Je moet de gegevens kunnen lezen zonder moeite: een scherpe foto, geen vage schaduw.
• Volledig. Alle gegevens van het stuk moeten erop staan, dus niet half afgeknipt.
• Toegankelijk. Je moet de stukken binnen redelijke tijd kunnen laten zien als de Belastingdienst erom vraagt, de hele bewaartermijn lang.
• Betrouwbaar. Het moet aannemelijk zijn dat het bestand overeenkomt met het origineel en niet is aangepast.

Voor sommige stukken kan het zinvol zijn het origineel te bewaren, bijvoorbeeld bij een grote aankoop of een stuk met juridische waarde. Wat voor jouw situatie geldt, staat op belastingdienst.nl, en bij twijfel kun je dit het beste met je boekhouder bespreken.

Waar bewaar je ze het beste?

Niet in een WhatsApp-chat, in de galerij van je telefoon of op een losse usb-stick. Dat zijn kwetsbare bewaarplekken: een telefoon raakt kwijt, een chat wordt opgeruimd en een bestand zonder context is moeilijk terug te vinden.

Beter is een plek waar het bonnetje aan de boeking hangt. In Moneybird kun je een foto of pdf als bijlage aan een boeking koppelen. Dan zie je bij elk bedrag meteen het bewijs, en bij een controle vind je het in je administratie en niet in een stapel foto’s.

Een paar praktische keuzes:

1. Eén vaste plek. Je boekhoudpakket, niet daarnaast nog een map op je laptop.
2. Bestandsnamen of boekingen die iets zeggen. Leverancier en datum vind je later weer.
3. Back-up. Zorg dat je toegang houdt tot je administratie, ook als je van pakket verandert. Exporteer of bewaar wat je nodig hebt voor de rest van de termijn.
4. Vraag naar de bewaartermijn van je pakket. Wat gebeurt er met je gegevens als je het abonnement stopzet?

Bonnetjes bewaren met WhatsApp en Moneybird

Met de boekhoudassistent van Schakel (een AI-assistent) stuur je een foto van het bonnetje via WhatsApp. De assistent leest hem, laat eerst zien wat er in Moneybird komt, en na jouw “ja” wordt de boeking gemaakt met de foto als bijlage. Zo komt het bewijs direct op de plek waar je het nodig hebt, zonder dat je het moet onthouden.

Let op: Schakel is geen archief met een vaste bewaartermijn waar je op kunt bouwen. Behandel Moneybird als je plek voor de administratie, en bewaar daar de bijlagen. Je kunt zelf in het dashboard de gesprekken terugzien, maar het gesprek is geen vervanging voor je administratie. Lees meer over het proces in bonnetjes via WhatsApp naar Moneybird en op de pagina bonnetjes.

Wat werkt wel en niet

Wat wel werkt

• Een scherpe foto of pdf als bijlage aan de boeking in je administratie.
• Een vaste gewoonte: stuur de bon meteen door, dan raak je hem niet kwijt.
• Meldingen als er een bankboeking zonder bon is. Daarmee ontbreekt er minder aan het einde van het jaar.

Wat niet werkt

• Bonnen in een chat of fotogalerij laten staan als enige bewaarplek.
• Aannemen dat een foto altijd voldoet. Een vage, afgeknipte of vervaagde thermische bon is niet leesbaar en helpt je bij een controle niet. Foto’s van thermische bonnen verbleken: maak er snel een.
• Verwachten dat software je bewaarplicht regelt. Jij blijft verantwoordelijk voor een volledige administratie en voor het overzicht van wat je bewaart.
• HEIC-foto’s, bestanden boven 5 MB en Word- of Excelbestanden worden door de assistent niet verwerkt: stuur een jpg, png, webp of pdf.
• Zekerheid over fiscale details. Voor jouw situatie kunnen aanvullende regels gelden, zoals voor onroerend goed of een buitenlandse leverancier.

Checklist voor je administratie

• Bewaar zakelijke bonnen en facturen minimaal 7 jaar (check belastingdienst.nl voor uitzonderingen).
• Bewaar ze leesbaar, volledig en toegankelijk.
• Koppel het bewijs aan de boeking.
• Maak er een wekelijkse gewoonte van.
• Vraag je boekhouder of je twijfelt of iets bewaard moet worden.

Meer over dit hele proces staat op boekhouden via WhatsApp, de koppeling op Moneybird en WhatsApp en veelgestelde vragen op de FAQ. Wil je weten of een factuur via WhatsApp geldig is? Lees is een factuur via WhatsApp geldig. Over inkoopfacturen en bijlagen in Moneybird: inkoopfacturen boeken in Moneybird.

Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik bonnetjes bewaren als zzp’er?

In de regel 7 jaar. Voor onroerend goed en sommige btw-situaties kan het langer zijn. Controleer de actuele regels op belastingdienst.nl of vraag je boekhouder.

Mag ik het papieren bonnetje weggooien na het scannen?

Dat mag in de regel als de digitale kopie leesbaar, volledig en toegankelijk blijft en je kunt laten zien dat deze overeenkomt met het origineel. Bij grote of juridisch belangrijke stukken kun je het origineel beter bewaren. Check belastingdienst.nl voor de voorwaarden.

Is een foto in WhatsApp genoeg als bewijs?

Beter van niet. Een chat is geen administratie en kan verdwijnen. Laat de foto als bijlage aan een boeking in je boekhouding hangen, zodat het bewijs bij het bedrag staat.