WhatsApp met je boekhouder: een AI-assistent voor Moneybird
Boekhouden via WhatsApp zoals je het tegen een boekhouder zou zeggen. Stuur een foto van een bon, vraag een factuur aan of vraag wat er nog openstaat. De assistent van Schakel werkt in je eigen Moneybird-administratie en laat je altijd eerst zien wat hij gaat doen.
Een AI-assistent, geen accountant. Hij kan zich vergissen, dus je controleert altijd het voorbeeld en zegt ja voordat er iets in Moneybird komt.
Geen creditcard. Na de proef val je terug op het gratis pakket.
Eerlijk gezegd: het is een AI-assistent
De assistent van Schakel is geen mens en geen accountant. Het is een AI-assistent die jouw Moneybird-administratie kan lezen en bijwerken. Hij geeft geen fiscaal advies, doet geen btw-aangifte en maakt geen jaarrekening. Wat hij wel doet is het saaie typewerk uit handen nemen: bonnen inlezen, facturen en offertes klaarzetten, uren schrijven en laten zien wat er open staat.
Hij kan zich vergissen, net als elk taalmodel. Daarom staat de bevestiging centraal. Het model voert zelf niets uit. Het stelt een actie voor, Schakel toont een voorbeeld, en pas na jouw ja gaat het naar Moneybird. Je blijft de baas over je administratie, je hoeft alleen minder te typen.
Wat je ermee kunt doen
Alles wat je dagelijks in Moneybird doet en wat in een korte zin past:
- Een foto of pdf van een bon of leveranciersfactuur sturen, zodat hij als inkoopboeking met het bestand eraan in Moneybird komt.
- Een factuur of offerte laten maken in gewone taal, met een voorbeeld vooraf.
- Uren schrijven op een project en later omzetten in een factuur.
- Vragen wat er openstaat, hoeveel omzet je hebt of wat er nog verwerkt moet worden.
- Meldingen krijgen als een betaling binnenkomt, een factuur te laat is of er een bon ontbreekt bij een afschrijving.
Privacy in het kort
Voor je gaat sturen wil je weten waar je gegevens heen gaan, dus hier staat het zonder omwegen.
- Het taalmodel is DeepSeek. Per beurt gaat jouw bericht mee, de laatste berichten uit het gesprek en de gegevens uit Moneybird die nodig zijn om te antwoorden (zoals factuurregels, contactnamen en bedragen). Bij een foto gaat de foto mee. We beloven niet dat die verwerking alleen binnen de EU gebeurt.
- WhatsApp loopt via Meta. Berichten die je via WhatsApp stuurt, zijn dus ook zichtbaar voor WhatsApp zelf. Wil je dat niet, gebruik dan de chat in het dashboard.
- Spraakberichten worden getranscribeerd met Cloudflare Workers AI. De tekst zie je terug in het gesprek, zodat je een verkeerd verstaan bedrag direct ziet.
- Je ziet elk gesprek terug in je dashboard. Alleen je eigen, geverifieerde nummer kan met je administratie praten en STOP stopt de assistent direct.
Zo werkt het in drie stappen
-
Koppel Moneybird
Je start met een account bij Schakel en geeft toegang tot je Moneybird-administratie via Moneybird zelf, zonder wachtwoord. Schakel stelt btw-tarieven, grootboek en bank uit je administratie voor en jij past aan wat niet klopt.
-
Verifieer je WhatsApp-nummer
Dit is optioneel. Je verifieert je nummer met een code en bevestigt dat het jouw nummer is. Alleen dat nummer komt bij je administratie. Zonder WhatsApp werkt de chat in je dashboard.
-
Schrijf of stuur een foto
Typ wat je nodig hebt, of stuur een bon. De assistent laat zien wat hij gaat doen. Jij antwoordt ja, past aan of zegt nee. Pas na jouw ja staat het in Moneybird.
Wat hij wel kan
- Bonnen en leveranciersfacturen inlezen (foto of pdf) en boeken met het bestand als bijlage.
- Facturen en offertes klaarzetten als concept, op jouw bevestiging.
- Uren schrijven en openstaande uren omzetten in een factuur.
- Vragen beantwoorden over openstaande facturen, omzet, een btw-indicatie en onverwerkte bankboekingen.
- Betalingen op de bank naast je openstaande facturen leggen en voorstellen ze te koppelen.
- Meldingen sturen over betalingen, te late facturen, ontbrekende bonnen, een maandoverzicht en het einde van een btw-kwartaal.
Wat hij niet doet
- Geen btw-aangifte, jaarrekening of fiscaal advies. Een btw-overzicht is een indicatie, geen aangifte.
- Geen klanten aanschrijven of aanmanen. Meldingen over te late facturen gaan naar jou.
- Geen bestaande factuur of offerte bewerken, geen contact verwijderen, geen inkoopfactuur betalen.
- Geen andere pakketten dan Moneybird.
- Nooit iets versturen, crediteren of verwijderen zonder jouw ja, ook niet als je alles op automatisch zet.
Wat je via WhatsApp kunt doen
Eén pagina per toepassing, elk met een voorbeeldgesprek, de stappen en de grenzen.
Bonnetjes
Foto of pdf van een bon of inkoopfactuur, ingelezen en geboekt met het bestand erbij.
Lees meerFacturen
Een factuur maken in gewone taal, met een voorbeeld voordat er iets in Moneybird staat.
Lees meerOffertes
Een offerte klaarzetten, versturen en na akkoord omzetten in een factuur.
Lees meerUren
Uren schrijven op het moment zelf, en later omzetten in een factuur.
Lees meerOpenstaande facturen
Betalingen en te late facturen in de gaten houden, zonder zelf te hoeven zoeken.
Lees meerVeelgestelde vragen
Is dit een echte boekhouder?
Nee. Het is een AI-assistent die in je Moneybird-administratie werkt. Hij geeft geen fiscaal advies en doet geen aangifte. Voor vragen over regels, aftrek of je jaarcijfers blijft een boekhouder of accountant de aangewezen persoon.
Kan ik Moneybird koppelen aan WhatsApp?
Ja. Je koppelt Moneybird aan Schakel via Moneybird zelf, zonder wachtwoord, en verifieert daarna je WhatsApp-nummer. Vanaf dan kun je de assistent via WhatsApp schrijven. Zonder WhatsApp werkt dezelfde assistent in je dashboard.
Wordt er iets geboekt zonder mijn ja?
Wat naar een klant gaat of over geld gaat, vraagt altijd eerst om jouw ja: versturen, crediteren, verwijderen, betalingen registreren en contacten wijzigen. Voor facturen, offertes en bonnen toont de assistent standaard eerst een voorbeeld. Je kunt voor kleine acties zelf kiezen om bevestigen uit te zetten.
Wat kost het?
Je kunt de assistent 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Daarna val je terug op het gratis pakket tenzij je kiest voor een betaald pakket. De actuele pakketten staan op de prijzenpagina. WhatsApp zelf kost niets extra.
Waar gaan mijn gegevens naartoe?
Het taalmodel is DeepSeek, WhatsApp loopt via Meta en spraakberichten worden getranscribeerd met Cloudflare Workers AI. We beloven geen verwerking uitsluitend binnen de EU. Alle antwoorden daarover staan op de pagina met veelgestelde vragen.
Probeer de assistent op je eigen Moneybird
Koppel Moneybird, stuur een eerste bon en bekijk het voorbeeld. 30 dagen gratis, zonder creditcard.