Openstaande facturen en betalingen in de gaten houden
Wie betaald heeft en wie niet: dat wil je weten zonder elke ochtend je bank en Moneybird naast elkaar te leggen. De assistent houdt het bij, beantwoordt je vragen en meldt zich uit zichzelf als er iets te zien is.
Een AI-assistent, geen accountant. Hij kan zich vergissen, dus je controleert altijd het voorbeeld en zegt ja voordat er iets in Moneybird komt.
Geen creditcard. Na de proef val je terug op het gratis pakket.
Vragen wat er openstaat
Je vraagt "wat staat er nog open?" en krijgt het aantal openstaande facturen, hoeveel daarvan te laat zijn, de oudste en het totaalbedrag. Je kunt doorvragen per klant of per factuur. Vragen verandert niets in Moneybird, je krijgt alleen een antwoord uit je eigen administratie.
Het antwoord komt uit Moneybird, niet uit het hoofd van het taalmodel. De assistent rekent niet zelf, hij vraagt het aan Moneybird. Dat maakt de uitkomst controleerbaar: de cijfers zie je ook in Moneybird terug.
Meldingen uit zichzelf
De assistent meldt zich als er iets gebeurt dat jou aangaat. Een betaling is binnen, een factuur is te laat, er is een afschrijving zonder bon, het is de eerste van de maand voor je maandoverzicht of een btw-kwartaal is net voorbij. Elke soort melding is een schakelaar die je zelf aan of uit zet. In de stille uren houdt hij berichten vast en bezorgt ze daarna.
Een melding "factuur te laat" komt eenmaal per factuur, de dag nadat de vervaldatum voorbij is. Een melding dat een betaling binnen is, komt kort na het binnenkomen. Dat gaat per periodieke controle en niet op de seconde.
Betalingen koppelen aan facturen
Als je bank in Moneybird staat, legt de assistent betalingen naast je openstaande facturen. Een factuurnummer in de omschrijving met het juiste bedrag is een sterk signaal, een klantnaam met een uniek bedrag ook. Standaard doet hij een voorstel met de reden en een zekerheid, en boek jij met een ja. Je kunt dit ook uitzetten of op automatisch zetten. Alleen bij automatisch boekt hij zonder ja per betaling, en de stand wijzigen vraagt wel altijd bevestiging.
Wat hij niet doet is je klant aanmanen. Wie te laat is, hoor je van de assistent, en wat je daarmee doet beslis jij. Een herinnering sturen blijft iets wat je in Moneybird zelf doet.
Zo houd je het bij
-
Zet je bank in Moneybird
De assistent leest je bankboekingen uit Moneybird. Een bankkoppeling maakt hij niet zelf aan.
-
Kies je meldingen
Per soort aan of uit, met stille uren en eventueel een filter per project.
-
Kies hoe betalingen gekoppeld worden
Uit, voorstellen (standaard) of automatisch.
-
Vraag en bevestig
Vraag wat open staat en zeg ja op een voorstel. Zo is je administratie bij zonder zoekwerk.
Dit lukt
- Opvragen wat er openstaat, wat te laat is en de oudste factuur.
- Een melding bij een betaling, een te late factuur en een ontbrekende bon.
- Een maandoverzicht met gefactureerd, ontvangen en nog open.
- Betalingen aan facturen voorstellen te koppelen, met reden en zekerheid.
- Een btw-herinnering na afloop van een kwartaal.
Dit doet hij niet
- Je klanten aanschrijven of aanmanen.
- Een btw-aangifte doen. Het btw-overzicht is een indicatie.
- Een bankkoppeling aanmaken in Moneybird.
- Een betaling zomaar als betaald registreren buiten de stand die je koos.
Veelgestelde vragen
Stuurt de assistent mijn klanten een betalingsherinnering?
Nee. Schakel schrijft je klanten nooit aan. Je krijgt zelf een melding dat een factuur te laat is en beslist wat je doet.
Hoe snel krijg ik een melding dat iemand betaald heeft?
Kort nadat de betaling in Moneybird als betaald staat. De controle loopt periodiek, dus het is niet op de seconde.
Boekt de assistent betalingen zonder mij?
Standaard doet hij een voorstel en boek jij met een ja. Alleen als je betalingen koppelen op automatisch zet, boekt hij zonder ja per betaling.
Kan ik meldingen uitzetten of stil laten vallen 's nachts?
Ja. Elke soort melding is een schakelaar, en stille uren zijn standaard van 23:00 tot 08:00. Berichten in die uren worden vastgehouden en daarna bezorgd.
Wat staat er in het maandoverzicht?
Drie getallen: gefactureerd, ontvangen en nog open. Het is geen winst-en-verliesrekening.
Probeer de assistent op je eigen Moneybird
Koppel Moneybird, stuur een eerste bon en bekijk het voorbeeld. 30 dagen gratis, zonder creditcard.