Bonnetjes boeken via WhatsApp
Fotografeer de bon in de winkel, stuur hem naar de assistent en de inkoopboeking staat klaar in Moneybird, met het bestand als bijlage. Jij controleert wat hij gelezen heeft en zegt ja.
Een AI-assistent, geen accountant. Hij kan zich vergissen, dus je controleert altijd het voorbeeld en zegt ja voordat er iets in Moneybird komt.
Geen creditcard. Na de proef val je terug op het gratis pakket.
Van fotorol naar boekhouding
Bonnetjes zijn het werk dat blijft liggen. Ze zitten in een jaszak, een bakje of een map op je telefoon en de boekhouding wordt er pas bij gehaald als de btw-aangifte nadert. Met de WhatsApp-assistent doe je het op het moment zelf: foto maken, versturen, klaar.
De assistent leest de bon, haalt de leverancier, de datum, het bedrag en de btw eruit en stelt een boeking voor. Je ziet die boeking eerst. Zegt hij iets verkeerds, dan zeg je dat in gewone taal en past hij het aan voordat er iets in Moneybird staat.
Wat er gebeurt met je foto
Een bon die al betaald is, wordt een kassabon-boeking. Een factuur die nog betaald moet worden, wordt een inkoopfactuur. Het bestand wordt als bijlage aan de boeking gehangen, zodat je bewijsstuk bij de boeking zit en je het later niet hoeft te zoeken.
De btw wordt per tarief van de bon gelezen (21, 9 of 0 procent). Het land van de leverancier bepaalt hoe de inkoop-btw wordt behandeld, dat gokt de assistent niet. Wie een bon dubbel stuurt, krijgt te horen dat hij al in Moneybird staat. Bij inkoop doet de assistent een voorstel voor project en categorie, en laat expliciet zien dat het een voorstel is. Eerdere boekingen van dezelfde leverancier gelden daarbij als houvast.
- Aankopen boven 450 euro excl. btw gaan op de balans en worden in 5 jaar afgeschreven.
- Is er voor een uitgave geen bon, zeg dat dan. De assistent stopt dan met vragen.
- Een betaling die je privé deed, kun je als privé-onttrekking laten boeken. Ook dat vraagt om je ja.
Meerdere bonnen tegelijk, en bonnen die ontbreken
Heb je een stapel? Stuur ze snel achter elkaar, ze worden als één verzoek gebundeld. Je kunt ook een zipbestand met facturen sturen: maximaal 10 documenten en 15 MB in totaal, zonder zips in zips.
Ziet de assistent een afschrijving op je bank waar geen bon bij hoort, dan vraagt hij ernaar met bedrag, tegenpartij en datum. Komt er geen reactie, dan volgt na 7 dagen een herinnering (instelbaar). Is er echt geen bon, dan zeg je dat en stopt het vragen. Heb je Gmail gekoppeld, dan zoekt hij eerst zelf in je mailbox naar de factuur, alleen lezend.
Een bon boeken in vier stappen
-
Maak een foto
Liefst recht van boven en goed leesbaar. Een pdf met tekst werkt ook. Voeg eventueel een woord toe, zoals het project of "privé". Dat geldt alleen voor die ene boeking.
-
Verstuur hem naar de assistent
Een foto lezen duurt ongeveer 25 seconden. Je krijgt eerst een korte ontvangstbevestiging.
-
Controleer wat hij las
Leverancier, datum, bedrag, btw, project en categorie staan in het voorbeeld. Klopt iets niet, zeg het.
-
Zeg ja
Dan staat de boeking in Moneybird met de foto als bijlage.
Dit lukt
- Foto's (jpg, png, webp, gif) en pdf's met een tekstlaag.
- Btw per tarief van de bon en volgens het land van de leverancier.
- Dubbele bonnen herkennen.
- Het bestand als bijlage aan de boeking hangen.
- Een zip met maximaal 10 facturen in één keer verwerken.
Hier loopt hij tegenaan
- Een gescande pdf zonder tekstlaag kan hij niet lezen, dan krijg je dat te horen.
- HEIC-foto's worden geweigerd. Zet je telefoon op jpg of stuur een screenshot.
- Bestanden boven 5 MB, Word en Excel gaan niet.
- Een onleesbare of gekreukte bon kan verkeerd gelezen worden. Daarom staat het voorbeeld voor de boeking.
Veelgestelde vragen
Wat als een bon verkeerd gelezen wordt?
Dan merk je dat in het voorbeeld, voordat er iets geboekt is. Zeg wat er niet klopt, bijvoorbeeld het bedrag of de datum, en de assistent past het aan. Pas na jouw ja gaat het naar Moneybird. Staat een fout toch in je administratie, dan pas je hem in Moneybird aan zoals elke andere boeking.
Moet ik de bon nog bewaren?
Het bestand hangt als bijlage aan de boeking in Moneybird. Welke bewaarplicht voor jouw situatie geldt en of een digitale kopie volstaat, hoor je van je accountant of de Belastingdienst. Schakel geeft daar geen advies over.
Kan ik meerdere bonnen tegelijk sturen?
Ja. Bestanden die kort na elkaar komen worden als één verzoek gebundeld. Een zip met maximaal 10 facturen en 15 MB in totaal kan ook.
Hoe weet hij welk project of welke categorie bij een bon hoort?
Bij inkoop doet hij een voorstel en laat hij zien dat het een voorstel is. Eerdere boekingen van dezelfde leverancier en je kenniskaarten (korte notities over je bedrijf) helpen daarbij. Jij bevestigt of past aan.
Werkt het ook zonder WhatsApp?
Ja. In de chat in je dashboard kun je bestanden slepen en krijg je hetzelfde voorbeeld. Spraakberichten werken alleen op WhatsApp.
Probeer de assistent op je eigen Moneybird
Koppel Moneybird, stuur een eerste bon en bekijk het voorbeeld. 30 dagen gratis, zonder creditcard.