Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: oktober 2026
Introductie
Schakel is een dienst van Klappe Development, gevestigd in Nederland. Schakel bouwt koppelingen tussen verkoopkanalen (zoals Bol.com en Shopify) en tools (zoals Moneybird). Dit beleid legt uit welke gegevens we verwerken wanneer je een koppeling gebruikt en hoe we die beschermen.
Welke gegevens wij verzamelen
- Accountgegevens van de gekoppelde systemen (bijvoorbeeld je winkelnaam en gebruikersgegevens);
- API-inloggegevens en tokens van de gekoppelde diensten, versleuteld opgeslagen;
- Bestel-, product-, verzend-, retour- en factuurgegevens die nodig zijn voor de koppeling;
- Synchronisatielogs om de werking te controleren en problemen op te lossen.
Hoe wij je gegevens gebruiken
We gebruiken je gegevens uitsluitend om de koppeling te laten werken: het synchroniseren van bestellingen, voorraad, verzendingen, retouren, annuleringen en facturen tussen je systemen, en om je te ondersteunen bij vragen.
Mail aan je kopers
Een automatisering kan mail sturen aan de kopers van je bestellingen: de factuur bij een bestelling, of een bericht over hun retour. Die mail gaat uit namens jou en onder jouw winkelnaam. Jij bepaalt of hij uitgaat en wat erin staat, en daarmee ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en Schakel de verwerker.
De mail gaat naar het relay-adres dat het verkoopkanaal per bestelling afgeeft, dus het echte mailadres van de koper zien jij noch wij. Onder elke mail staat een link waarmee de koper geen mail van Schakel-verkopers meer krijgt. Meldt een koper zich af, dan bewaren we daarvan alleen een hash van het adres, zodat we hem kunnen overslaan zonder het adres zelf op te slaan.
De naam van de koper, het relay-adres en het bezorgadres bewaren we tot 18 maanden na de bestelling. Facturen bewaren we zolang de koppeling bestaat; de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar ligt bij jou, dus download ze voordat je de koppeling verwijdert.
De Moneybird-assistent (AI en WhatsApp)
De Moneybird-assistent is een AI-assistent, geen mens. Je praat ermee in de chat in je dashboard en, als je dat aanzet, in WhatsApp. Omdat hij met een taalmodel en met WhatsApp werkt, zien meer partijen je gegevens dan bij een gewone koppeling. Dit is wat er waarheen gaat.
- Taalmodel, DeepSeek (buiten de EU). Om te antwoorden stuurt de assistent naar DeepSeek (api.deepseek.com) je bericht, tot de laatste 20 berichten van het gesprek, de naam van je administratie en je projectnamen, de kenniskaarten die relevant zijn, en de resultaten die hij in Moneybird opzocht (zoals facturen, contactnamen en adressen, btw-nummers, bankregels en bedragen). Een foto die je stuurt gaat naar het model zelf, een PDF gaat als tekst. DeepSeek is een aanbieder buiten de EU, en we geven niet aan in welke regio hij verwerkt.
- WhatsApp, Meta. Gebruik je WhatsApp, dan lopen de berichten en bestanden via Meta (WhatsApp Business Cloud API), die ze kan zien.
- Spraakberichten, Cloudflare Workers AI. Een spraakbericht wordt getranscribeerd met Cloudflare Workers AI, niet door DeepSeek. Het transcript krijg je als tekst terug te zien en wordt daarna behandeld als elk ander bericht.
- Opslag, Cloudflare. Je berichten, kenniskaarten en meldingen staan in Cloudflare D1. Bestanden die je stuurt staan in Cloudflare R2, om problemen op te lossen. Je Moneybird-toegang staat versleuteld opgeslagen.
- Gmail, Google, alleen als je het koppelt. Koppel je Gmail, dan krijgt de assistent leestoegang (gmail.readonly) en gebruikt die alleen om de factuur bij een bankbetaling te zoeken. Hij boekt niets op basis van een zoekresultaat en stuurt geen mail.
We bewaren je berichten en bestanden zolang je koppeling actief is. Een vaste bewaartermijn hebben we niet vastgelegd. Je leest elk bericht en wat ermee gebeurde terug in je dashboard, en kenniskaarten pas je aan of verwijder je zelf. Wil je dat je berichten of bestanden worden verwijderd? Mail legal@schakel.app. Stuur je STOP in WhatsApp, dan antwoordt en handelt de assistent op dat nummer direct niet meer.
De assistent kan zich vergissen. Daarom laat alles wat je administratie verandert eerst een voorbeeld zien, en vragen versturen, crediteren en verwijderen altijd om jouw bevestiging. De assistent stuurt uit zichzelf nooit iets naar je klanten of andere derden.
Opslag en beveiliging
Gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden via HTTPS, op servers van Cloudflare. Inloggegevens en tokens worden aanvullend versleuteld. Bij koppelingen bewaren we gegevens niet langer dan nodig voor de werking ervan. Voor de Moneybird-assistent zie je de sectie hierboven.
Delen van gegevens
We verkopen je gegevens nooit. We delen gegevens uitsluitend met de partijen die nodig zijn voor de dienst: de gekoppelde platforms (zoals Bol.com, Shopify en Moneybird), onze betaalprovider (Adyen), onze e-mailprovider (Emailit), onze hostingpartij (Cloudflare) en, voor de Moneybird-assistent, DeepSeek (taalmodel), Meta (WhatsApp), Cloudflare Workers AI (spraak) en Google (Gmail, alleen als je dat koppelt), zoals beschreven in de sectie over de assistent, of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn. Geef je toestemming voor advertentiecookies, dan gaan meetgegevens over je bezoek ook naar Google (Analytics en Ads); zonder die toestemming niet.
Je rechten onder de AVG
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid en bezwaar. Neem hiervoor contact op via legal@schakel.app.
Gegevensverwijdering
Wanneer je een koppeling verwijdert of je account opzegt, worden je gegevens in onze database automatisch verwijderd. Bestanden die je naar de Moneybird-assistent stuurde verwijderen we op verzoek, mail legal@schakel.app.
Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina.
Contact
Vragen over privacy? Mail legal@schakel.app of app ons via WhatsApp op +31 6 12392801.