Veelgestelde vragen over boekhouden via WhatsApp

Het is een AI-assistent, de boekhoudassistent van Schakel, die in je Moneybird-administratie werkt. Je schrijft hem in gewone taal, via WhatsApp of in je dashboard, en hij leest bonnen, zet facturen en offertes klaar, schrijft uren en beantwoordt vragen over je administratie. Jij bevestigt wat er in Moneybird komt.

Nee. Het is software met een taalmodel, geen mens en geen accountant. Hij geeft geen fiscaal advies, doet geen btw-aangifte en maakt geen jaarrekening. Voor die vragen blijft een boekhouder of accountant de aangewezen persoon.

Ja. Je koppelt je Moneybird-administratie aan Schakel via Moneybird zelf, zonder wachtwoord, en verifieert daarna je WhatsApp-nummer met een code. Alleen dat nummer komt bij je administratie. Andere boekhoudpakketten dan Moneybird worden niet ondersteund.

Nee. WhatsApp is een extra kanaal. Dezelfde assistent zit als chat in je Schakel-dashboard en kan daar alles ook. Het is hetzelfde gesprek, dus je kunt halverwege van kanaal wisselen. Spraakberichten werken alleen op WhatsApp.

Tekst, foto's (jpg, png, webp, gif) en pdf's met een tekstlaag, tot 5 MB per bestand. Een zip met maximaal 10 facturen en 15 MB kan ook. HEIC-foto's, gescande pdf's zonder tekstlaag, Word en Excel worden niet gelezen. Spraakberichten worden getranscribeerd.

Nederlands en Engels. Standaard antwoordt hij in de taal waarin jij schrijft. Bedragen en datums staan in Nederlandse notatie.

Een taalmodel kan zich vergissen, daar doen we niet geheimzinnig over. Daarom voert het model zelf niets uit: het stelt een actie voor, Schakel valideert die en toont een voorbeeld, en pas na jouw ja gaat het naar Moneybird. De cijfers die hij noemt komen uit Moneybird, hij rekent niet zelf. Controleer het voorbeeld, dat is de bescherming.

Dan zie je dat in het voorbeeld voordat er iets geboekt is. Zeg wat niet klopt, bijvoorbeeld het bedrag, en de assistent past het aan. Staat een fout toch in Moneybird, dan corrigeer je hem daar zoals elke andere boeking. Een onleesbare of gekreukte bon geeft de meeste kans op een foute lezing.

Alles wat naar een klant gaat of over geld gaat vraagt altijd eerst een ja: versturen, crediteren, verwijderen, betalingen registreren en contacten wijzigen. Dat kun je niet uitzetten. Voor kleine acties, zoals uren schrijven, kun je zelf kiezen om bevestigen uit te zetten. Alleen als je betalingen koppelen op automatisch zet, boekt hij die zonder ja per betaling.

Het WhatsApp-bericht is geen factuur maar een opdracht. De factuur zelf maakt Moneybird, met je eigen gegevens en sjabloon, en je klant krijgt hem zoals altijd per mail. Controleer in Moneybird of je bedrijfsgegevens en btw-nummer kloppen. Voor juridische of fiscale vragen vraag je je accountant.

Nee. Hij kan een btw-indicatie geven en herinnert je eraan na afloop van een kwartaal, maar dat is nadrukkelijk geen aangifte.

Je kunt de assistent 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Daarna val je terug op het gratis pakket tenzij je een betaald pakket kiest. De actuele pakketten en voorwaarden staan op de prijzenpagina. WhatsApp kost niets extra.

Het taalmodel is DeepSeek. Per beurt gaan je bericht, de laatste berichten uit het gesprek en de benodigde gegevens uit Moneybird mee (zoals factuurregels, contactnamen en bedragen), bij een foto ook de foto. We beloven niet dat die verwerking alleen in de EU gebeurt. WhatsApp loopt via Meta en spraakberichten worden getranscribeerd met Cloudflare Workers AI. Gesprekken en bestanden worden opgeslagen, en je ziet elk gesprek terug in je dashboard. Over een vaste bewaartermijn doen we hier geen belofte, mail ons voor je situatie.

Alleen je eigen, geverifieerde nummer komt bij je administratie. Een onbekende afzender krijgt een vast antwoord dat het nummer niet gekoppeld is, en er wordt niets opgeslagen.

Stuur STOP. De assistent stuurt dan geen berichten meer en voert geen acties meer uit voor dat nummer. Ontkoppelen doe je in je dashboard. Wat al in Moneybird staat blijft staan.