Een offerte maken via WhatsApp
Een offerte is vaak een snel antwoord op een vraag die je op locatie krijgt. Typ wat je offreert, controleer het voorbeeld en de offerte staat in Moneybird. Na akkoord maak je er met één zin een factuur van.
Een AI-assistent, geen accountant. Hij kan zich vergissen, dus je controleert altijd het voorbeeld en zegt ja voordat er iets in Moneybird komt.
Geen creditcard. Na de proef val je terug op het gratis pakket.
Een offerte op locatie
Zzp'ers en kleine bedrijven doen offertes vaak tussen twee klussen door: in de bus, op de stoep of aan de telefoon. Thuis moet je het nog overtikken in je boekhoudpakket, en dan is de klant al koud. Met de assistent beschrijf je de offerte direct, op het moment dat je het met de klant bespreekt.
Je schrijft bijvoorbeeld "maak een offerte voor Van Beek Interieur, kantoor schilderen, 1.850 euro excl." De assistent zoekt het contact op, pakt het btw-tarief uit je administratie en laat een voorbeeld zien. Zeg je ja, dan staat de offerte in Moneybird.
Van offerte naar factuur
Heeft je klant akkoord gegeven, dan zeg je dat de offerte een factuur moet worden. De assistent zet de offerte om in een conceptfactuur, met dezelfde regels. Dat vraagt om je ja, omdat het de stap is waarna er geld gevraagd wordt.
Zo hoef je niets over te typen en blijft de offerte de bron van de factuur. Wil je de factuur daarna versturen, dan is dat opnieuw een aparte stap met eigen bevestiging.
Wat je zelf in de hand houdt
Een offerte maken is een schrijfactie, die standaard eerst om een voorbeeld vraagt. Een offerte versturen naar je klant vraagt altijd om je ja en kun je niet uitzetten. Het omzetten van een offerte in een factuur ook niet.
Een bestaande offerte kan de assistent niet aanpassen. Moet er iets anders in, ga dan naar Moneybird of laat een nieuwe maken. Ook meldingen over verlopen offertes heeft de assistent niet, houd de geldigheid dus zelf in de gaten.
Een offerte in vier stappen
-
Beschrijf de offerte
Klant, omschrijving en bedrag. Is de klant nieuw, dan maakt de assistent het contact aan.
-
Controleer het voorbeeld
Contact, regel, btw, project en totaal. Pas aan wat niet klopt.
-
Zeg ja en verstuur
De offerte staat in Moneybird. Versturen naar je klant is een eigen stap met een eigen ja.
-
Zet hem om na akkoord
Zeg dat de offerte een factuur moet worden. Je krijgt een conceptfactuur na je ja.
Dit lukt
- Een offerte maken met een voorbeeld vooraf.
- Een offerte versturen, na je expliciete ja.
- Een offerte omzetten in een conceptfactuur.
- Je openstaande offertes opvragen.
Dit doet hij niet
- Een bestaande offerte aanpassen.
- Je laten weten dat een offerte verlopen is.
- Een offerte versturen of omzetten zonder jouw ja.
- Je klant achter een niet beantwoorde offerte aan bellen of mailen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een offerte via WhatsApp laten maken?
Ja. Je beschrijft de offerte in een bericht en de assistent zet hem na je ja klaar in Moneybird. Het versturen naar je klant is een aparte stap die altijd om bevestiging vraagt.
Wordt de offerte automatisch een factuur na akkoord?
Nee. Je zegt zelf dat de offerte een factuur moet worden, en bevestigt dat. De assistent weet niet wanneer je klant akkoord is gegaan, tenzij jij het zegt.
Kan ik een offerte achteraf aanpassen?
De assistent past bestaande offertes niet aan. Pas hem aan in Moneybird of laat een nieuwe maken.
Waarschuwt de assistent als een offerte verloopt?
Nee, die melding bestaat niet. Wel kun je vragen welke offertes openstaan.
Moet ik WhatsApp gebruiken?
Nee. WhatsApp is een extra kanaal. Dezelfde assistent zit ook als chat in je Schakel-dashboard en kan daar hetzelfde. Het is hetzelfde gesprek, dus je kunt halverwege van kanaal wisselen.
Probeer de assistent op je eigen Moneybird
Koppel Moneybird, stuur een eerste bon en bekijk het voorbeeld. 30 dagen gratis, zonder creditcard.