Moneybird via WhatsApp
Stuur een appje of een foto van een bon, en de AI-assistent van Schakel zet het in je Moneybird. Je ziet eerst wat hij gaat doen, en pas na jouw ja wordt er geboekt. Facturen, offertes, bonnen, uren en vragen over je cijfers: het kan allemaal in WhatsApp, en ook in de chat in je dashboard.
Je boekhouding, in een chat
Je stuurt in gewone taal een bericht naar het Schakel-nummer, of typt het in de chat in je dashboard. De AI-assistent leest het, laat zien wat hij precies gaat doen, en schrijft naar Moneybird als jij ja zegt. De telefoon hiernaast speelt een echt gesprek af.
Nieuw hierin? Lees hoe boekhouden via WhatsApp werkt
- Facturen, bonnetjes, uren, offertes en vragen
- Eerst een voorbeeld, dan pas de boeking
- Spraakberichten werken op WhatsApp, en de chat in je dashboard kan hetzelfde zonder
Het boekhoudwerk dat blijft liggen is zelden groot, het valt alleen altijd op het verkeerde moment: een bon in je jaszak bij de kassa, twee uur die je vergeet te schrijven, een factuur die je pas maakt als je weer achter je laptop zit. Een appje kost je vijf seconden, en je telefoon heb je toch al in je hand.
Vier dingen, vier gesprekken
Elke telefoon hiernaast speelt een ander gesprek af. De scripts zijn met opzet kort: waar het om gaat is dat de vorm steeds dezelfde is, een zin van jou en een voorbeeld terug.
Dingen die je gewoon kunt zeggen
Gewone zinnen, zoals je ze hardop zou zeggen. Geen syntax om te leren en geen trefwoorden om te onthouden. Onder elke groep staat wat er aan de Moneybird-kant gebeurt.
Facturen en offertes
Een verkoopfactuur of offerte met het contact, de regels en het BTW-tarief ingevuld.
- Maak een factuur voor Jan Janssen, muur verven, 200 euro excl.
- Stuur de conceptfactuur van Van Dijk
- Offerte voor Van Dijk, gang schilderen, 4.200
- Zet offerte 2026-0031 om naar een factuur
Wat er gebeurt Maakt het concept, verstuurt een bestaand concept, crediteert het of zet een offerte om naar een factuur. Versturen, crediteren en verwijderen vragen altijd eerst om bevestiging, elke keer.
Bonnetjes en inkoopfacturen
Een foto of een PDF wordt een inkoopfactuur of bon, met het bestand eraan vast.
- Een foto van het kassabonnetje
- De PDF die je leverancier mailde
- Boek deze op kantoorkosten
Wat er gebeurt Leest leverancier, datum, bedragen en land van het document, kiest het inkoop-BTW-tarief op het land van de leverancier, en hangt het bestand aan de boeking.
Uren
Een urenregistratie op het juiste project, geschreven zolang je het nog weet.
- Schrijf 3 uur op Van Beek Interieur, plafond schuren
- Log 90 minuten op Zeewind Webshop, voorraad opruimen
- Factureer alles wat nog open staat voor Van Dijk
Wat er gebeurt Schrijft de uren op het project, houdt declarabel en niet-declarabel uit elkaar, en kan de openstaande uren van één klant in één factuur zetten.
Vragen
Antwoorden uit je eigen administratie. Er verandert niets als je iets vraagt.
- Wat staat er nog open
- Hoeveel heb ik deze maand gefactureerd
- Wat moet ik afdragen dit kwartaal
- Hoeveel bankboekingen staan er nog onverwerkt
Wat er gebeurt Openstaande facturen, omzet per periode of per project, BTW van een kwartaal, geld in en uit, onverwerkte bankboekingen en uren. Een vraag schrijft nooit iets.
Contacten
De klantgegevens achter de factuur, zonder Moneybird open te doen.
- Heb ik Van Dijk er al in staan
- Wat heb ik Van Beek Interieur dit jaar gefactureerd
- Nieuwe klant: Bakkerij Zoetendaal, Dorpsstraat 12, Alkmaar
Wat er gebeurt Zoekt een contact op, maakt er een aan, of laat zien wat een klant gefactureerd kreeg. Een bestaand contact wijzigen vraagt altijd eerst om bevestiging.
Bijsturen
De instellingen zijn een gesprek. Je hoeft geen scherm te gaan zoeken.
- Zet het maandoverzicht uit
- Geen berichten voor 09:00
- Onthoud dat Verfhandel Rijnmond meestal Duinzicht Schilderwerk is
Wat er gebeurt Verzet een meldingsschakelaar, de stille uren of de stand van het betalingen koppelen, en schrijft of wist een kenniskaart. Stuk voor stuk met bevestiging.
Hoe het je boekhouding beschermt
Een chat die in je administratie mag schrijven werkt alleen als hij voorspelbaar is. Deze regels zijn het product, niet een instelling die je moet zien te vinden.
- Je ziet het eerst, wat ertoe doet vraagt altijd eerst
- Standaard zie je eerst precies wat er komt te staan: het contact, de regels, het BTW-tarief en het totaal, en pas na jouw ja gaat het naar Moneybird. Automatisch bevestigen is een keuze die je per actie maakt. Een factuur of offerte versturen, crediteren, verwijderen, een betaling registreren en een contact wijzigen vragen altijd eerst, ook als je alles op automatisch zet.
- Hij laat zien welk project hij kiest
- Bij verkoop en uren vraagt hij het je als het niet duidelijk is. Bij een inkoop kiest hij zelf een project of categorie en zet er in het voorbeeld bij dat het een gok is, zodat jij het kunt corrigeren. Heb je antwoord gegeven, dan biedt hij aan het te onthouden, zodat je het maar één keer hoeft te zeggen.
- Het bestand gaat altijd mee
- De foto of PDF die je stuurt, komt als bijlage bij de inkoopfactuur of bon in Moneybird te staan. Je downloadmap blijft leeg en je hoeft later niets terug te zoeken.
- Het land van de leverancier bepaalt het BTW-tarief
- Leverancier, datum, bedragen en land worden van het document zelf gelezen, en het land beslist over de inkoop-BTW. Een Chinese leverancier belandt dus niet stilletjes op 21%.
- Alleen je eigen nummer komt bij je boekhouding
- Je verifieert je telefoonnummer in je dashboard en bevestigt het met één klik. Schakel vraagt dat nummer daarna nog een keer of jij het was. Een bericht van een ander nummer krijgt één vast antwoord en raakt je administratie niet aan.
De assistent is een AI, geen mens en geen boekhouder, en hij kan zich vergissen. Daarom bestaat de bevestiging. Het taalmodel erachter is DeepSeek, een aanbieder buiten de EU: je bericht, de bon en de Moneybird-gegevens die nodig zijn voor het antwoord gaan ernaartoe. De details staan in de privacyverklaring.
Het leert je bedrijf kennen
Bij welk project een inkoop hoort is een feit over jouw bedrijf, niet iets wat een model uit een bonnetje afleidt. Dus zeg je het één keer, als kenniskaart, en daarna is het context die de assistent altijd heeft.
- Onderwerp
- Eén Moneybird-project, of een regel die bij geen enkel project hoort.
- In je eigen woorden
- Vrije tekst, geen formulier. "Per uur, factuur aan het eind van elke sprint" is een geldige kaart.
- Geschreven door
- Jij, de begeleide installatie, of de assistent nadat hij het je vroeg en jij antwoord gaf.
- Aan of uit
- Een kaart kan uit zonder hem te verwijderen, zodat je kunt zien wat het scheelt als een regel wegvalt.
Kaarten pas je aan in je dashboard, en de assistent schrijft er nooit een zonder het eerst te vragen.
- De kaarten gaan als feit naar het model
- Elke actieve kaart staat in de instructie die de assistent voor jouw administratie meekrijgt, boven je bericht. Daarom verandert een kaart het antwoord: het is geen zoekopdracht die het model misschien doet, het is context die het altijd heeft.
- Hij schrijft ze zelf, en zegt dat erbij
- Vraagt hij bij welk project iets hoort, dan biedt hij aan je antwoord te onthouden. Bij elke kaart staat wie hem schreef, dus een regel die de assistent zichzelf aanleerde kun je terugvinden en weghalen in plaats van ertegen aan te praten.
- Eén kaart per onderwerp, geen lange notitie
- Een kaart is een regel op zich. Jij past er één aan zonder de rest te herschrijven, de assistent voegt er één toe zonder aan de andere te komen, en op een grote administratie hoeven alleen de kaarten mee die ertoe doen.
- Ze werken ook met WhatsApp uit
- De kaarten bepalen op welk project een automatisering boekt, dus ze doen hun werk gewoon als je alleen de chat in je dashboard gebruikt.
Wat er in een week verandert
| Werk | Handmatig | Met Schakel |
|---|---|---|
| Factureren onderweg | Wachten tot je weer achter je laptop zit | Eén bericht, bevestigen, klaar |
| Bonnetjes | Een stapel die tot het weekend wacht | Foto sturen, geboekt met bijlage |
| BTW op buitenlandse inkoop | Zelf uitzoeken | Tarief volgt het land van de leverancier |
| Uren bijhouden | Achteraf reconstrueren | Geschreven op het moment zelf |
| Weten wat er open staat | Inloggen en zoeken | Vragen, en antwoord krijgen |
| Een project toewijzen | Achteraf corrigeren | Eén keer gevraagd, daarna onthouden |
Hoe je begint
- Stap één
Koppel Moneybird. Je autoriseert Schakel vanuit Moneybird zelf, dus er wordt nooit om een wachtwoord gevraagd en je kunt de toegang op elk moment weer intrekken.
- Stap twee
Kies je administratie. Voer je er meer dan één, dan bepaal je waar de facturen, bonnen en uren in terechtkomen.
- Stap drie
Koppel je nummer (optioneel). Je verifieert het in je dashboard met een code, koppelt het met één klik en bevestigt de vraag die op dat nummer binnenkomt. Lukt dat niet, dan stuur je een korte code naar het Schakel-nummer. De chat in je dashboard kan ook alles.
- Stap vier
Stuur je eerste bericht. Begin klein, een foto van een bon is genoeg. Je ziet wat het wil boeken voordat je iets bevestigt.
Probeer het 30 dagen gratis
De assistent is live. Koppel je Moneybird, begin met een foto van een bon, en zet WhatsApp erbij als je hem op je telefoon wilt.
30 dagen, zonder creditcard. Daarna val je terug op het gratis pakket, tenzij je zelf een ander kiest. Je nummer hoort bij je eigen account, en een bericht van een ander nummer krijgt één vast antwoord.
Wat je nodig hebt
- Een Moneybird-administratie (je koppelt via Moneybird zelf, zonder wachtwoord)
- Een Schakel-account, 30 dagen gratis zonder creditcard
- Optioneel: een WhatsApp-nummer. Zonder nummer werkt de chat in je dashboard.
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Start 30 dagen gratisKoppel een ander paar
WhatsApp en Moneybird is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Kan ik Moneybird koppelen aan WhatsApp?
Ja. Je koppelt je Moneybird-administratie aan Schakel en voegt optioneel je WhatsApp-nummer toe. Daarna app je naar het Schakel-nummer en antwoordt de AI-assistent. Je kunt 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard.
Wordt de factuur meteen verstuurd?
Nee. Een factuur komt als concept in Moneybird, en een concept heeft daar nog geen factuurnummer. Versturen doe je zelf of met een nieuwe opdracht in de chat, en versturen vraagt altijd eerst om jouw ja.
Wordt er iets geboekt zonder dat ik het zie?
Standaard zie je eerst een voorbeeld en pas na jouw ja wordt er geboekt. Automatisch bevestigen is een keuze die je per actie maakt. Versturen, crediteren, verwijderen, een betaling registreren en een contact wijzigen vragen altijd eerst, ook als je alles op automatisch zet.
Is dit een boekhouder?
Nee, het is een AI-assistent die met je Moneybird werkt, geen mens en geen accountant. Hij kan zich vergissen, daarom bestaat de bevestiging. Hij doet geen btw-aangifte en geeft geen advies, de btw-cijfers zijn een indicatie.
Kan ik een foto van een bonnetje sturen?
Ja. Een foto of PDF van een bon of leveranciersfactuur wordt gelezen, het btw-tarief volgt het land van de leverancier, het bestand hangt aan de boeking en dubbele facturen worden herkend. Foto's zijn jpg, png, webp of gif tot 5 MB, en het lezen van een foto duurt zo'n halve minuut.
Werkt het ook voor offertes?
Ja. Je kunt offertes laten maken, versturen en omzetten naar een factuur. Daarnaast kan hij uren schrijven, contacten opzoeken en vragen beantwoorden over openstaande facturen, omzet en onverwerkte bankboekingen.
Kan iedereen met mijn nummer of iemand anders een boeking doen?
Alleen het nummer dat jij hebt gekoppeld. Je verifieert het in je dashboard en bevestigt het op dat nummer. Een bericht van een ander nummer krijgt één vast antwoord ("niet gekoppeld") en raakt je administratie niet aan. Met STOP stop je het direct.
Waar gaan mijn berichten en gegevens naartoe?
Het taalmodel is DeepSeek, een aanbieder buiten de EU, en WhatsApp loopt via Meta. Spraakberichten worden verwerkt met Cloudflare Workers AI. Wat er precies naartoe gaat staat in de privacyverklaring.