Laat WhatsApp en Exact Online automatisch bijwerken.
Je bent onderweg, een klant zegt ja, en je wilt de factuur eruit hebben voordat je het vergeet. Inloggen op Exact Online met zijn dagboeken, grootboekrekeningen en BTW-codes is dan net te veel. In plaats daarvan stuur je een WhatsApp-bericht: maak een factuur voor Test BV, 2 uur advies. Schakel leest je instructie en zet een verkoopfactuur klaar in Exact Online, in het juiste verkoopdagboek, met de relatie, de regels en de juiste BTW-code, zodat je alleen nog hoeft te controleren.
Wat er over de schakel gaat
Alles wat deze koppeling verplaatst tussen WhatsApp en Exact Online, en hoe vaak.
-
Een appje wordt een verkoopfactuur
Je stuurt in gewone taal wat er op de factuur moet, zoals maak een factuur voor Test BV, 3 stuks widget. Schakel leest het bericht en maakt er een verkoopfactuur van in het verkoopdagboek van Exact dat je hebt ingesteld.
-
Relatie herkend of aangemaakt
De klantnaam uit je bericht wordt in Exact gevonden als relatie op naam of BTW-nummer, of aangemaakt, zodat de factuur meteen bij de juiste debiteur hoort zonder dat je gegevens hoeft in te typen.
-
Regels, grootboek en BTW-code
Aantallen, omschrijvingen en bedragen uit je bericht komen als factuurregels terug, geboekt op de grootboekrekening en met de BTW-code die je standaard hanteert, zodat de conceptfactuur in Exact klopt.
-
Bevestiging terug in de chat
Je krijgt in WhatsApp een korte bevestiging met een verwijzing naar de conceptfactuur in Exact, zodat je hem kunt nakijken en definitief maken.
Wat WhatsApp naar Exact Online je scheelt
- Factureer vanaf je telefoon met een appje, zonder in Exact in te loggen.
- Relatie, grootboek en BTW-code worden ingevuld, dus je typt niets over.
- Je houdt de controle: alles landt als concept in het juiste dagboek.
- Ideaal voor onderweg, zodat je een factuur nooit meer vergeet.
Zo zet je het op
- 01
Koppel je WhatsApp-nummer
Je koppelt het WhatsApp-nummer waarvandaan je instructies stuurt, zodat alleen jouw berichten een factuur in Exact kunnen aanmaken.
- 02
Geef toegang tot Exact Online
Je autoriseert Schakel via Exact Online en kiest de administratie waarin de concepten moeten landen. Je wachtwoord wordt nooit gevraagd of bewaard.
- 03
Stel dagboek, grootboek en BTW in
Je bepaalt het verkoopdagboek, de standaard grootboekrekening en BTW-code en of concepten meteen definitief mogen worden, zodat een kort bericht genoeg is.
- 04
Stuur je eerste bericht
Je appt wat er op de factuur moet en controleert het concept in Exact. Klopt het, dan is dit voortaan je snelste manier om te factureren.
Wat je nodig hebt
- Een zakelijk WhatsApp-nummer bij een aanbieder die berichten via een API toestaat, en de nummers die de meldingen moeten ontvangen.
- Een Exact Online-account met rechten op de administratie die je wilt koppelen. Je geeft Schakel eenmalig toegang via Exact zelf.
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Vraag deze koppeling aan: vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Gerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
WhatsApp en Exact Online is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Is de koppeling WhatsApp naar Exact Online beschikbaar?
Vraag deze koppeling aan en krijg toegang. Je laat weten dat je WhatsApp aan Exact Online wilt koppelen, en we zorgen dat je aan de slag kunt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
Wordt de factuur meteen definitief gemaakt in Exact?
Nee, standaard komt hij als concept in het verkoopdagboek zodat je hem eerst kunt controleren. Wil je dat een bericht meteen een definitieve factuur oplevert, dan zet je dat zelf aan.
Op welk dagboek en grootboek komt de factuur?
Op het verkoopdagboek en de grootboekrekening die je standaard hebt ingesteld. Je kunt in je bericht een afwijkende rekening of BTW-code noemen als een factuur daarom vraagt.
Wat als Schakel mijn bericht niet goed begrijpt?
Dan krijg je in de chat een vraag om verduidelijking voordat er iets wordt aangemaakt, zodat er geen factuur met verkeerde gegevens in Exact ontstaat.
Kan iedereen met mijn nummer facturen aanmaken?
Alleen berichten van de nummers die je hebt gekoppeld, kunnen een factuur aanmaken. Andere afzenders worden genegeerd.
Kun je WhatsApp koppelen aan Exact Online?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van WhatsApp en Exact Online, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Exact Online terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Worden commissie en kosten apart geboekt in Exact Online?
Ja. Commissie, verzendkosten en overige kostensoorten komen elk op hun eigen grootboekrekening in Exact Online, in plaats van in één verzamelbedrag, zodat je marge leesbaar blijft.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat WhatsApp en Exact Online voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. We bouwen op verzoek en je hoort binnen 24 uur van ons.