Je Exact Online-administratie koppelen
Je klikt in Schakel op Verbinden met Exact Online, logt in bij Exact en geeft toestemming. Klaar, meestal binnen een minuut. Je hoeft zelf geen app aan te maken en niets over te typen.
Wat je overhoudtEen gekoppelde Exact Online-administratie in Schakel, zonder client ID of secret.
- 01
Kies je land en klik op Verbinden
Ga in Schakel naar Verbindingen, kies bij Exact Online het land van je administratie en klik op Verbinden met Exact Online. Het land is belangrijk: Exact draait per land een eigen omgeving, en een aanmelding bij de Nederlandse omgeving werkt niet op de Belgische.
Of ga direct naar https://start.exactonline.nl/
- 02
Log in bij Exact
Log in met je gewone Exact-account. Ben je al ingelogd, dan slaat Exact deze stap over. Gebruik het account dat bij de administratie kan die je wilt koppelen; je hoeft geen apart API-account aan te maken.
- 03
Geef Schakel toestemming
Exact laat zien wat Schakel mag: relaties en verkoopfacturen lezen en schrijven, en je grootboek, dagboeken en BTW-codes lezen. Klik op toestaan en je komt terug in Schakel, met de naam van je administratie erbij.
- 04
Controleer welke administratie eraan hangt
Exact kent geen keuzescherm voor administraties, dus Schakel pakt degene die op dat moment bij Exact actief is. Werk je met meerdere administraties, controleer dan op de pagina Verbindingen of de juiste eronder staat. Er staat een nummer bij: dat is Exact’s eigen administratienummer, en dat is de enige manier om twee administraties met dezelfde naam uit elkaar te houden. Klopt het niet, kies dan Andere administratie kiezen.
Goed om te weten
- Wissel je van administratie, dan worden je boekingsinstellingen leeggemaakt: dagboek, grootboekrekeningen en BTW-codes horen bij één administratie en betekenen in een andere niets. Schakel vraagt ze opnieuw in plaats van facturen te sturen die Exact weigert.
- Exact wil op elke factuur een verkoopdagboek. Heb je er maar één, dan vult Schakel hem bij het koppelen alvast in. Heb je er meerdere, dan kies je hem zelf in de instellingen van de koppeling.
- De BTW-codes van Exact zijn korte codes die per administratie verschillen: bij de één heet 21% "1" en bij de ander "VH". Schakel haalt de lijst uit jouw administratie op, dus je kiest hem uit een lijstje en typt hem niet over.
- Exact laat maximaal 60 verzoeken per minuut en 5000 per dag toe, per administratie. Dat is ruim voor een koppeling die facturen stuurt, maar het is wel de reden dat de instellingenschermen hun lijsten pas ophalen als je ze opent.
- Gebruikt niemand de koppeling dertig dagen, dan vervalt de toegang bij Exact en moet je opnieuw verbinden. Dat is een regel van Exact, niet van ons. Een koppeling die gewoon draait loopt er nooit tegenaan.
- Trek je de toegang bij Exact weer in, dan stopt de koppeling met boeken en zegt Schakel dat op de pagina Verbindingen. Opnieuw verbinden herstelt hem; je instellingen en je koppeling blijven staan.
Als er iets misgaat
- Ik kom terug in Schakel zonder gekoppelde administratie.
- Dan is de toestemming geweigerd of het scherm te lang blijven staan; de aanvraag verloopt na tien minuten. Klik gewoon opnieuw op Verbinden. Er is niets half opgeslagen.
- Er hangt de verkeerde administratie aan.
- Kies op de pagina Verbindingen Andere administratie kiezen. Je hoeft niet opnieuw in te loggen: dezelfde toegang bereikt al je administraties. Let op dat je boekingsinstellingen daarbij leeg gaan, omdat ze bij de oude administratie hoorden.
- Exact weigert mijn facturen met een melding over het dagboek.
- Het dagboek dat in de instellingen staat, bestaat niet meer of is geen verkoopdagboek. Open de instellingen van de koppeling en kies hem opnieuw; de lijst komt rechtstreeks uit je administratie.
- Mijn facturen staan in Exact maar niet op mijn BTW-aangifte.
- Dan staan ze als concept klaar. Dat is de stand waarmee de koppeling begint, zodat je de eerste paar kunt nakijken. Zet in de instellingen van de koppeling Facturen als concept in Exact zetten uit zodra je ze vertrouwt; de wachtende concepten worden bij de volgende ronde alsnog opengezet.
Koppelingen die je Exact Online-toegang gebruiken
Heb je de sleutels binnen, dan gaan ze hierheen. Elke koppeling hieronder praat met Exact Online.
Loop je vast op een stap?
Schermen verschuiven weleens. Ziet het er bij jou anders uit dan op de schermafbeeldingen, stuur ons dan een bericht. Dan kijken we mee en passen we de pagina aan.