Plaatsingen en goedgekeurde uren uit Bullhorn als verkoopfactuur in Exact Online.
Bullhorn draait om plaatsingen: een kandidaat bij een klant, met een tarief en een marge. Exact Online draait om dagboeken, grootboekrekeningen en BTW-codes. Daartussen zit bij de meeste bureaus een wekelijkse handmatige ronde: bedragen overtypen, klanten aanmaken, controleren of er niets dubbel staat. Schakel haalt je plaatsingen en goedgekeurde uren uit Bullhorn en zet ze als verkoopfacturen in Exact, op het dagboek en de grootboekrekening die jij aanwijst.
Wat er over de schakel gaat
Alles wat deze koppeling verplaatst tussen Bullhorn en Exact Online, en hoe vaak.
-
Vaste plaatsingen als factuur
Een vaste plaatsing levert één keer een fee op. Zodra de plaatsing de status heeft die jij aanwijst, staat de factuur in Exact, met de kandidaat en de functie op de regel zodat je klant weet waar hij voor betaalt.
-
Goedgekeurde uren als factuur
Detachering loopt via de uren die in Bullhorn Back Office zijn goedgekeurd. Het bedrag dat Bullhorn heeft berekend gaat één op één mee, inclusief overwerk en correcties, zodat je factuur klopt met de urenstaat die je klant heeft getekend.
-
Eén factuur per klant per week
Veertig uitzendkrachten bij één klant worden één factuur met veertig regels, niet veertig facturen. Dat is wat een crediteurenadministratie wil ontvangen. Liever per medewerker afrekenen? Dan zet je het om.
-
Klanten als relatie, zonder dubbelen
Elk bedrijf waar je plaatst wordt een relatie in Exact, met adres en BTW-nummer. Bestaande relaties worden herkend op het klantnummer dat Schakel meegeeft, dus een tweede plaatsing bij dezelfde klant levert geen tweede debiteur op.
-
BTW-code per situatie
Binnenland, EU met BTW-nummer (verlegd), EU zonder, en buiten de EU krijgen elk hun eigen Exact BTW-code. Je kiest ze uit de lijst van je eigen administratie, want die codes verschillen per administratie.
Wat Bullhorn naar Exact Online je scheelt
- Geen wekelijks overtypen van facturatie uit Bullhorn.
- Eén factuur per klant per periode, niet één per medewerker.
- Geen dubbele debiteuren en geen dubbel gefactureerde weken.
- Je recruiters werken in Bullhorn, je boekhouder in Exact.
Zo zet je het op
- 01
Vraag API-toegang aan bij Bullhorn
Bullhorn geeft API-toegang per klant uit. Je mailt hun support, vraagt om REST-toegang met refresh tokens, en krijgt een gebruikersnaam, client ID en secret terug. Dit is de enige stap die je niet zelf kunt doen; reken op een paar werkdagen.
- 02
Geef toegang tot Exact Online
Je logt in bij Exact zelf en geeft Schakel toestemming. Je wachtwoord wordt nooit gevraagd of bewaard. Werk je met meerdere administraties, dan kies je daarna de juiste.
- 03
Bepaal wat er gefactureerd wordt
Kies vaste plaatsingen, detachering of allebei, welke statussen meetellen, en op welk dagboek, welke grootboekrekening en met welke BTW-code er geboekt wordt. Alles komt uit je eigen administratie; er wordt niets verzonnen.
- 04
Controleer de eerste ronde
De koppeling zet facturen eerst als concept in Exact klaar, zodat je ze kunt nakijken voordat ze echt zijn. Kloppen ze, dan zet je dat uit en lopen ze vanzelf door.
Wat je nodig hebt
- Een account waar je beheerder van bent, met toegang tot de gegevens die je wilt koppelen.
- Een Exact Online-account met rechten op de administratie die je wilt koppelen. Je geeft Schakel eenmalig toegang via Exact zelf.
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Vraag deze koppeling aan: vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Gerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Bullhorn en Exact Online is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Heb ik Bullhorn Back Office nodig?
Voor detachering wel. Goedgekeurde uren bestaan alleen als je Back Office (Pay en Bill) hebt; zonder die module bestaan ze niet in de API en valt er niets op te factureren. Vaste plaatsingen werken wel in elke Bullhorn, want de fee staat op de plaatsing zelf. Schakel controleert bij het koppelen welke van de twee jij hebt.
Kan een week twee keer gefactureerd worden?
Nee. Elke urenregel en elke plaatsing wordt vastgelegd voordat er iets naar Exact gaat, en die vastlegging is wat een tweede boeking tegenhoudt. Ook als een ronde halverwege afbreekt, of als je zelf op de knop drukt terwijl de automatische ronde loopt.
Wordt er iets in Bullhorn gewijzigd?
Nee. De koppeling leest plaatsingen, klanten en goedgekeurde uren. Er wordt niets in Bullhorn aangepast, aangemaakt of verwijderd.
Wat gebeurt er met een plaatsing die niet compleet is ingevuld?
Die wordt overgeslagen met een reden die je op het dashboard ziet, bijvoorbeeld dat er geen fee is ingevuld of dat er geen klant aan de opdracht hangt. Er wordt nooit een bedrag geraden. Vul je het in Bullhorn aan, dan loopt hij de volgende ronde gewoon mee.
Werkt dit met Exact Online voor accountants?
Ja. Schakel boekt in de administratie waar je toegang toe geeft, of dat nu je eigen administratie is of een klantadministratie die je als accountant beheert. Je kiest er één per koppeling, zodat er nooit iets in de verkeerde boeken belandt.
Kan ik het eerst uitproberen zonder dat er echte facturen ontstaan?
Ja, en dat is de stand waarin de koppeling begint. Facturen worden als concept in Exact klaargezet: je ziet ze staan, ze tellen niet mee voor je BTW-aangifte, en je zet ze zelf open. Zodra je ze vertrouwt, zet je die schakelaar uit.
Kun je Bullhorn koppelen aan Exact Online?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van Bullhorn en Exact Online, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Exact Online terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat Bullhorn en Exact Online voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. We bouwen op verzoek en je hoort binnen 24 uur van ons.