Laat HubSpot en Exact Online automatisch bijwerken.
In HubSpot bouwt je salesteam de pipeline en sluit het deals, maar Exact Online werkt met dagboeken, grootboekrekeningen, relaties en BTW-codes en verwacht dat elke factuur daar netjes in past. Een gewonnen deal handmatig overzetten naar Exact kost tijd en levert dubbele relaties op. Schakel leest je HubSpot-deals en maakt van elke deal die de gewonnen stage bereikt een verkoopfactuur in Exact Online, op het verkoopdagboek dat je aanwijst, met het bedrijf als relatie en de line items als factuurregels.
Wat er over de schakel gaat
Alles wat deze koppeling verplaatst tussen HubSpot en Exact Online, en hoe vaak.
-
Gewonnen deal als verkoopfactuur
Bereikt een deal de gewonnen stage in je pipeline, dan maakt Schakel er een verkoopfactuur van in Exact Online, in het verkoopdagboek dat je kiest, met de line items als regels en de dealnaam als kenmerk.
-
Bedrijf als relatie
Het HubSpot-bedrijf wordt in Exact gevonden op naam, e-mailadres of BTW-nummer of als relatie aangemaakt, met de contactpersoon erbij, zodat de factuur bij de juiste debiteur hoort zonder dubbele relaties.
-
Line items en grootboek per productgroep
De line items op de deal komen als losse factuurregels mee en worden per productgroep op de juiste grootboekrekening geboekt, zodat je omzet in Exact uitgesplitst staat zoals je wilt rapporteren.
-
BTW-code per regel
Op basis van het land en BTW-nummer van het bedrijf krijgt elke regel de juiste BTW-code, inclusief verlegde BTW voor buitenlandse zakelijke klanten, klaar voor je aangifte in Exact.
Wat HubSpot naar Exact Online je scheelt
- Een gewonnen deal in HubSpot staat vanzelf als verkoopfactuur in Exact Online.
- Bedrijven komen als relaties binnen, met BTW-nummer, zonder dubbelen.
- Line items boeken per productgroep op de juiste grootboekrekening.
- Je boekhouder werkt gewoon door in Exact, de gewonnen deals staan al ingeboekt.
Zo zet je het op
- 01
Koppel HubSpot
Je geeft Schakel toegang tot je deals, bedrijven en producten via de HubSpot-app. Je pipelines en eigenschappen blijven ongewijzigd.
- 02
Geef toegang tot Exact Online
Je autoriseert Schakel via Exact Online en kiest de administratie waarin de facturen moeten landen. Je wachtwoord wordt nooit gevraagd of bewaard.
- 03
Kies de stage, dagboek en codes
Je bepaalt per pipeline welke stage de factuur aanmaakt, het verkoopdagboek en hoe je productgroepen en BTW-codes aan grootboekrekeningen koppelen.
- 04
Controleer en laat lopen
De eerste facturen zie je in een overzicht voordat ze definitief zijn. Klopt het, dan wordt elke gewonnen deal vanzelf een verkoopfactuur in Exact.
Wat je nodig hebt
- Een account waar je beheerder van bent, met toegang tot de gegevens die je wilt koppelen.
- Een Exact Online-account met rechten op de administratie die je wilt koppelen. Je geeft Schakel eenmalig toegang via Exact zelf.
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Vraag deze koppeling aan: vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Gerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
HubSpot en Exact Online is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Is de koppeling HubSpot naar Exact Online beschikbaar?
Vraag deze koppeling aan en krijg toegang. Je laat weten dat je HubSpot aan Exact Online wilt koppelen, en we zorgen dat je aan de slag kunt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
Welke dealstage maakt de factuur aan?
Standaard de gewonnen stage, maar je kiest per pipeline welke stage de verkoopfactuur in Exact aanmaakt, zodat lopende deals nog niet gefactureerd worden.
Op welk dagboek komen de facturen in Exact?
Op het verkoopdagboek dat jij aanwijst. Per productgroep kun je een eigen grootboekrekening kiezen, zodat je omzet in Exact uitgesplitst staat zoals je wilt rapporteren.
Ontstaan er dubbele relaties in Exact?
Nee. Het bedrijf wordt gevonden op naam, e-mailadres of BTW-nummer. Alleen zonder match maakt Schakel een nieuwe relatie aan.
Werkt dit met meerdere pipelines en administraties?
Ja. Je stelt per pipeline in welke stage factureert, en je kunt naar de Exact-administratie boeken waar je toegang toe geeft, ook als accountant met klantadministraties.
Kun je HubSpot koppelen aan Exact Online?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van HubSpot en Exact Online, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Exact Online terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Worden commissie en kosten apart geboekt in Exact Online?
Ja. Commissie, verzendkosten en overige kostensoorten komen elk op hun eigen grootboekrekening in Exact Online, in plaats van in één verzamelbedrag, zodat je marge leesbaar blijft.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat HubSpot en Exact Online voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. We bouwen op verzoek en je hoort binnen 24 uur van ons.