Simplicate koppelen aan Exact Online: facturen en organisaties zonder dubbel invoeren
In Simplicate werk je met projecten, uren en offertes, en maak je daar je facturen van. De boekhouding staat vaak in Exact Online, en dan komt iemand elke maand facturen overtypen of exporteren. Dat is anders dan bij een webshop: er is geen stroom bestellingen, maar een beperkt aantal facturen aan organisaties, elk met eigen regels en een eigen BTW-behandeling. Schakel leest die facturen uit Simplicate en boekt ze als verkoopfactuur in Exact Online, met de organisatie als relatie.
Alle Simplicate koppelingenAlle Exact Online koppelingen
Wat er over de schakel gaat
Alles wat deze koppeling verplaatst tussen Simplicate en Exact Online, en hoe vaak.
-
Facturen als verkoopfactuur
Een factuur uit Simplicate wordt een verkoopfactuur in Exact Online, met de factuurregels, het factuurnummer van Simplicate als kenmerk en het verkoopdagboek dat jij kiest. Zo staat het nummer waarmee je klant betaalt in beide systemen gelijk.
-
Organisaties als relatie
De organisatie op de factuur wordt als relatie in Exact gevonden of aangemaakt, met adres en BTW-nummer. Een bestaande relatie wordt hergebruikt, zodat je geen dubbele debiteuren krijgt.
-
Omzetrekening en BTW per regel
Elke factuurregel krijgt de grootboekrekening en de BTW-code die jij aanwijst. Diensten naar het buitenland, verlegde BTW en vrijgestelde regels krijgen de code die in jouw administratie daarvoor bestaat.
-
Alleen definitieve facturen
Een concept in Simplicate wordt niet geboekt. Pas als de factuur definitief is verstuurd gaat hij naar Exact, zodat je geen boeking hebt voor een factuur die nog verandert.
-
Zo praten Simplicate en Exact: de API’s in het kort
Simplicate heeft een REST-API op het adres van je eigen omgeving, met een sleutel en een geheim in twee headers. Die erven de rechten van de gebruiker die ze heeft aangemaakt, en je kunt rekenen op minstens 60 verzoeken per minuut; daarboven kan een 429 volgen. Je kunt filteren op bijgewerkt sinds. Exact laat 60 verzoeken per minuut en 5000 per dag per administratie toe.
-
Rekenvoorbeeld (fictief)
Voorbeeld: een factuur voor 40 uur advieswerk à 95,00 plus 120,00 reiskosten, alles excl. BTW, is 3.920,00 excl. en 823,20 BTW (21%), dus 4.743,20 incl. In Exact staan twee regels op twee omzetrekeningen en de relatie krijgt een openstaande post van 4.743,20. Bedragen zijn verzonnen.
Welk Simplicate-veld waar in Exact terechtkomt
Dit is de indeling die we aanhouden voor een verkoopfactuur. De namen van BTW-codes en rekeningen komen uit jouw eigen Exact-administratie.
Factuurnummer
Het nummer van de factuur in /invoices/invoice
Kenmerk van de verkoopfactuur
Klant
Organisatie uit /crm/organization
Relatie, gevonden op BTW-nummer of naam
Factuurdatum
Datum van de factuur
Factuurdatum, en daarmee de boekingsperiode
Vervaldatum
Betaaltermijn van de factuur
Vervaldatum van de openstaande post
Factuurregel
Regel met omschrijving, aantal en prijs
Factuurregel op de omzetrekening die jij koppelt
BTW
BTW-percentage per regel
BTW-code uit jouw administratie, bijvoorbeeld voor verlegd of vrijgesteld
Status
Concept of definitief
Alleen definitieve facturen worden geboekt
Document bij de factuur
Blijft in Simplicate, de boeking verwijst naar het nummer
Wat Simplicate naar Exact Online je scheelt
- Je factureert in Simplicate en boekt in Exact, zonder export of overtypen.
- Het factuurnummer is in beide systemen gelijk, dus betalingen zijn makkelijk te matchen.
- Geen dubbele debiteuren: een bestaande relatie wordt hergebruikt.
- Je boekhouder opent Exact en vindt de omzet al ingeboekt.
Zo zet je het op
- 01
Maak een API-token in Simplicate
In de algemene instellingen van Simplicate maak je onder API een token aan. Dat bestaat uit een sleutel en een geheim. Maak het aan met een gebruiker die facturen en organisaties mag zien, want het token krijgt precies diens rechten.
- 02
Verbind Exact Online
Je klikt op Verbinden met Exact Online, logt in en geeft toestemming. Exact biedt geen keuzescherm voor administraties, dus Schakel pakt de administratie die op dat moment actief is. Controleer of de juiste eraan hangt.
- 03
Kies dagboek, rekeningen en BTW-codes
Je kiest het verkoopdagboek en per soort regel de omzetrekening en BTW-code. De lijsten komen rechtstreeks uit jouw administratie.
- 04
Controleer en laat lopen
Facturen komen eerst als concept in Exact, zodat je de eerste paar kunt nakijken. Zet je dat uit, dan staan nieuwe facturen direct definitief in Exact.
Wat je nodig hebt
- Een Simplicate-omgeving met een API-token (sleutel en geheim) van een gebruiker die facturen en organisaties mag lezen
- Een Exact Online-administratie met een verkoopdagboek, omzetrekeningen en BTW-codes
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Start gratisHeb je precies deze koppeling nodig, of iets wat die nog niet doet? Vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Gerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Simplicate en Exact Online is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Is de koppeling Simplicate naar Exact Online beschikbaar?
Vraag deze koppeling aan en krijg toegang. Je laat weten dat je Simplicate aan Exact Online wilt koppelen, en we zorgen dat je aan de slag kunt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
Worden uren en projecten ook doorgezet?
Nee. Wat naar Exact gaat is de factuur: de regels, het bedrag en de BTW. Uren en projecten blijven in Simplicate, waar je ze ook beheert.
Wat als Simplicate te veel verzoeken krijgt?
Simplicate geeft dan een 429 terug. Schakel wacht en probeert opnieuw; er gaat niets verloren. Bij een kleine hoeveelheid facturen komt dat niet voor, omdat we alleen vragen wat sinds de vorige ronde is bijgewerkt.
Waarom staan mijn facturen als concept in Exact?
Zo begint de koppeling, zodat je de eerste paar kunt nakijken. Een concept staat niet op je BTW-aangifte. Zet in de instellingen van de koppeling het concept uit zodra je het vertrouwt; de wachtende concepten worden bij de volgende ronde alsnog opengezet.
Wat als ik van administratie in Exact wissel?
Dan worden je boekingsinstellingen leeggemaakt: dagboek, rekeningen en BTW-codes horen bij een administratie en betekenen in een andere niets. Schakel vraagt ze opnieuw in plaats van facturen te sturen die Exact weigert.
Kan Exact de toegang laten vervallen?
Alleen als niemand de koppeling dertig dagen gebruikt; dat is een regel van Exact. Een koppeling die draait loopt er niet tegenaan. Trek je zelf de toegang in, dan stopt de koppeling en kun je opnieuw verbinden.
Kun je Simplicate koppelen aan Exact Online?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van Simplicate en Exact Online, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Exact Online terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat Simplicate en Exact Online voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. Je hoort binnen 24 uur van ons.