Een factuur maken via WhatsApp
Typ wie, wat en hoeveel. De assistent zet een conceptfactuur klaar in je Moneybird en laat je eerst het voorbeeld zien. Is een factuur via WhatsApp geldig? Het antwoord staat verderop: het bericht is niet de factuur.
Een AI-assistent, geen accountant. Hij kan zich vergissen, dus je controleert altijd het voorbeeld en zegt ja voordat er iets in Moneybird komt.
Geen creditcard. Na de proef val je terug op het gratis pakket.
Is een factuur via WhatsApp geldig?
Een WhatsApp-bericht is geen factuur. Als je de assistent schrijft "maak een factuur voor Jan Janssen, muur verven, 200 euro excl.", geef je een opdracht. De factuur zelf wordt gemaakt in Moneybird, door Moneybird, met je eigen sjabloon, btw-tarieven en factuurgegevens. Dat is dezelfde factuur als wanneer je hem in Moneybird zelf had gemaakt. Je klant ontvangt hem als pdf per mail zoals je gewend bent, niet als WhatsApp-bericht.
Of een factuur aan de eisen voldoet hangt dus af van de gegevens in je Moneybird-administratie, zoals je bedrijfsgegevens en btw-nummer, niet van het kanaal waarlangs je de opdracht gaf. Controleer die gegevens in Moneybird. Schakel geeft geen juridisch of fiscaal advies, voor twijfel over verplichte factuurgegevens vraag je je accountant.
Hoe de assistent een factuur klaarzet
De assistent zoekt het contact in Moneybird op, of maakt het aan als het nieuw is (met jouw ja als je dat zo hebt ingesteld). Hij haalt het btw-tarief uit je administratie en vraagt naar het project als dat nodig is. Bij verkoop gokt hij het project niet. Daarna krijg je een voorbeeld met contact, regel, btw, project en totaal.
Zeg je ja, dan staat er een conceptfactuur in Moneybird. Een concept heeft in Moneybird nog geen factuurnummer, dus de assistent meldt dat de conceptfactuur voor je klant klaarstaat. Het nummer krijgt hij pas als hij verstuurd wordt.
Versturen is een aparte stap, en vraagt altijd om je ja
Een factuur die je klant bereikt, is het gevoeligste wat de assistent doet. Daarom maakt een bericht nooit rechtstreeks een verstuurde factuur. Je zegt het expliciet ("verstuur hem") en bevestigt opnieuw. Dat kun je niet uitzetten. Hetzelfde geldt voor crediteren en voor het registreren van een betaling.
Een concept dat je niet wilt, kan de assistent verwijderen, ook na jouw ja. Een verstuurde factuur verwijderen kan niet, die crediteer je. Een bestaande factuur bewerken kan hij niet, daarvoor ga je naar Moneybird.
Een factuur in vier stappen
-
Zeg wat je wilt factureren
Klant, omschrijving en bedrag, in gewone zinnen. Excl. of incl. btw maakt hij uit wat je zegt.
-
Bekijk het voorbeeld
Contact, regel, btw, project en totaal staan erin. Pas aan wat niet klopt, bijvoorbeeld "maak er 2 uur van".
-
Zeg ja
Dan staat de conceptfactuur in Moneybird. Er is nog niets naar je klant gegaan.
-
Verstuur hem, als je wilt
Zeg "verstuur hem" en bevestig. Moneybird verstuurt hem per mail of je kiest voor handmatig verzenden.
Dit lukt
- Een conceptfactuur maken met een voorbeeld vooraf.
- Een nieuw contact aanmaken als de klant nog niet bestaat.
- Een bestaand concept versturen, na je expliciete ja.
- Een betaling op een factuur registreren en een verstuurde factuur crediteren, beide na je ja.
- Een concept verwijderen dat je niet meer wilt.
Dit doet hij niet
- Een bestaande factuur bewerken. Dat doe je in Moneybird.
- Een verstuurde factuur verwijderen. Die crediteer je.
- Een herinnering of aanmaning naar je klant sturen.
- Een factuur sturen zonder dat jij het zegt en bevestigt.
Veelgestelde vragen
Is een factuur via WhatsApp geldig?
Het WhatsApp-bericht is geen factuur maar een opdracht aan de assistent. De factuur zelf maakt Moneybird, met je eigen gegevens en sjabloon, en je klant krijgt hem zoals altijd per mail. Controleer in Moneybird of je bedrijfsgegevens en btw-nummer kloppen. Voor juridische of fiscale vragen vraag je je accountant.
Kan een factuur per ongeluk verstuurd worden?
Nee, niet zonder dat je het zegt. Het versturen van een factuur vraagt altijd om jouw bevestiging en kun je niet uitzetten, ook niet als je alles op automatisch zet.
Waarom heeft mijn conceptfactuur geen nummer?
Een concept krijgt in Moneybird pas een factuurnummer als hij wordt verstuurd. De assistent meldt daarom dat de conceptfactuur klaarstaat, zonder nummer.
Kan ik een bestaande factuur laten aanpassen?
Nee. Bestaande facturen bewerken doet de assistent niet. Een concept dat niet klopt, kan hij verwijderen zodat je een nieuw maakt, een verstuurde factuur crediteer je.
Werkt het ook voor uren en offertes?
Ja. Uren kun je schrijven en omzetten in een factuur, en een offerte kan na akkoord worden omgezet in een factuur. Beide vragen om je ja.
Probeer de assistent op je eigen Moneybird
Koppel Moneybird, stuur een eerste bon en bekijk het voorbeeld. 30 dagen gratis, zonder creditcard.