Bonnetjes via WhatsApp naar Moneybird: zo werkt het

Kort antwoord: je maakt een foto van het bonnetje en stuurt die via WhatsApp naar de boekhoudassistent van Schakel. De assistent (een AI, geen mens) leest de bon, laat zien wat er in Moneybird komt te staan en boekt pas na jouw “ja”. De foto wordt als bijlage aan de boeking gehangen.

Het probleem met bonnetjes

Een bonnetje is snel gemaakt en snel vergeten. Een tankbeurt, een lunch met een klant, een printer bij de Mediamarkt: ze belanden in een jaszak, een schoenendoos of de achterbak. Aan het einde van het kwartaal zit je dan met een stapel papier en weet je niet meer waar elk bedrag voor was.

Moneybird heeft daar zelf al oplossingen voor: de mobiele app waarmee je een bon fotografeert, en Scan en herken, dat bonnen en facturen uitleest. Die werken goed als je in Moneybird zit. Het probleem is vaak het moment: je staat bij de kassa, niet achter je laptop. Een bericht sturen vanuit een app die je toch al open hebt, is dan het laagste drempeltje.

Zo werkt het stap voor stap

1. Foto maken en sturen. Je stuurt een foto (jpg, png of webp) of een pdf naar het WhatsApp-nummer van de assistent. Eventueel met een korte tekst erbij, zoals “voor het project Jansen” of “privé”.
2. De assistent leest de bon. Hij haalt leverancier, datum, bedragen en btw per tarief (21%, 9% of 0%) uit de foto. Een foto lezen duurt even, dus je krijgt eerst een korte ontvangstbevestiging.
3. Je ziet een voorbeeld. Voor er iets in Moneybird komt, krijg je een samenvatting: leverancier, bedrag, btw, categorie en eventueel project. Als de assistent iets moest raden (de categorie of het project), staat dat er duidelijk bij.
4. Jij zegt ja, aanpassen of nee. Op WhatsApp zijn dat drie knoppen.
5. Boeking in Moneybird. Na je ja staat de bon in je administratie, met de foto als bijlage.

Een bon die al betaald is (pinbetaling) wordt als kasbon geboekt. Een leveranciersfactuur die nog betaald moet worden, wordt een inkoopfactuur.

Wat de assistent slim doet

• Btw volgt het land van de leverancier. Hij gokt hier niet op: de btw komt van de bon zelf.
• Dubbele bonnen worden herkend. Stuur je dezelfde bon twee keer, dan meldt hij dat die al in Moneybird staat.
• Eerdere boekingen helpen. Heb je dezelfde leverancier al eerder geboekt, dan gebruikt hij dat als aanwijzing voor categorie en project, en laat dat zien.
• Meerdere bestanden tegelijk. Een zip met facturen (maximaal 10 documenten, 15 MB totaal) kan in één keer.
• Spraak. Op WhatsApp kun je ook een spraakbericht insturen (“tankbeurt, 62 euro, privé”). Je ziet de transcriptie terug, zodat je een verkeerd verstaan bedrag direct opmerkt.

Een kassabon die nog ontbreekt kan ook een melding opleveren: bij een bankafschrift zonder bon vraagt de assistent er uit zichzelf naar, binnen de stille uren die je instelt (standaard 23:00 tot 08:00).

Wat werkt wel en niet

Wat wel werkt

• Foto’s en pdf’s van bonnen en leveranciersfacturen.
• Leesbare bonnen met duidelijke bedragen en btw.
• Een zip met meerdere facturen.
• Bonnen met een korte toelichting in het bijschrift.

Wat niet werkt

• Een gescande pdf zonder tekstlaag wordt niet gelezen. De assistent zegt dat dan eerlijk, in plaats van te gokken.
• HEIC-foto’s (het iPhone-formaat bij sommige instellingen) worden geweigerd. Stel je camera in op “meest compatibel” of stuur een jpg.
• Bestanden groter dan 5 MB, en Word- of Excelbestanden, worden niet verwerkt.
• Een vervaagde, afgeknipte of kreukelige thermische bon blijft lastig. Dat geldt voor elke OCR, ook die van Moneybird zelf, die zegt dat de herkenning niet altijd honderd procent perfect is.
• De assistent is niet onfeilbaar. Hij kan een bedrag of categorie verkeerd lezen. Daarom staat er altijd een voorbeeld tussen jouw foto en je boekhouding. Neem de twee seconden om het te controleren, zeker bij grote bedragen.
• Het blijft een assistent. Of een aankoop zakelijk of privé is, of hoe je een bijzonder geval fiscaal behandelt, beslis jij of je boekhouder.

Waarom jouw controle het belangrijkste is

Bij elke tool die bonnen uitleest geldt: slimme software maakt het invoeren snel, maar de verantwoordelijkheid voor je administratie blijft bij jou. Daarom laat Schakel standaard alles eerst zien. Je kunt later in de instellingen kiezen om bepaalde acties automatisch te laten verlopen, maar dat is jouw keuze en geen standaard. Verwijderen, crediteren, versturen en betalingen registreren vragen sowieso altijd om je ja.

En de bonnen bewaren?

De foto hangt aan de boeking in Moneybird, en daar bewaar je hem zoals je al deed. Voor de fiscale bewaarplicht (in de regel 7 jaar, check belastingdienst.nl) is dat een betere plek dan je WhatsApp-chat. Meer daarover lees je in bonnetjes bewaren als zzp’er.

Dagelijks gebruik

Een paar gewoontes die het gemakkelijk maken:

• Stuur de bon meteen, niet aan het eind van de week.
• Zet er een bijschrift bij als het niet voor je standaardproject is.
• Beantwoord de aanvraag voor een ontbrekende bon wanneer je er tijd voor hebt. Je kunt ook zeggen dat je geen bon hebt.
• Kijk wekelijks even in Moneybird of alles klopt.

Meer over het hele proces staat op bonnetjes via WhatsApp, op het overzicht boekhouden via WhatsApp en op Moneybird en WhatsApp. Wil je weten hoe dit zich verhoudt tot de Moneybird-app? Bekijk vergelijken. Ook benieuwd naar inkoopfacturen en Moneybird in een webwinkel-context? Lees inkoopfacturen in Moneybird boeken.

Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen

Kan ik een bonnetje via WhatsApp sturen naar Moneybird?

Ja. Je stuurt een foto of pdf naar het WhatsApp-nummer van de assistent. Je krijgt eerst een voorbeeld van de boeking te zien en na jouw ja komt de bon in Moneybird, met de foto als bijlage.

Wat als de assistent een bedrag verkeerd leest?

Dat kan gebeuren. Daarom zie je het voorbeeld voordat er iets wordt geboekt. Kies “Aanpassen” en geef de juiste waarde, of “Nee” om te stoppen. Wat je niet controleert, kan dus fout in je boekhouding komen, dus kijk altijd even.

Is een foto van een bonnetje genoeg voor de Belastingdienst?

In de regel mag je administratie digitaal bewaard worden als de gegevens leesbaar, volledig en toegankelijk blijven. Check de actuele voorwaarden op belastingdienst.nl en vraag bij twijfel je boekhouder.