Magento boekhouding automatiseren: orders, invoices en credit memos

Magento (Magento Open Source en Adobe Commerce) wordt vaak gekozen door webshops met een complexere inrichting: meerdere store views, meerdere valuta, zakelijke prijslijsten. Dat is ook precies wat de boekhouding ingewikkeld maakt. Een export uit Magento is zelden direct bruikbaar in je boekhoudpakket. Dit artikel legt uit hoe Magento zijn financiële gegevens opslaat, wat je boekhouding daaruit nodig heeft en welke keuzes je moet maken voordat je iets automatiseert.

Order, invoice en credit memo zijn drie verschillende dingen

In Magento zijn een bestelling (order), een factuur (invoice) en een creditnota (credit memo) drie aparte entiteiten. Dat verschil is belangrijker dan het lijkt:

• De order is wat de klant heeft besteld. Daarop is nog niets betaald of afgeleverd.
• De invoice ontstaat wanneer je de order (deels) factureert, bijvoorbeeld na betaling of verzending. Eén order kan meerdere invoices krijgen, bijvoorbeeld bij deelleveringen.
• Het credit memo ontstaat bij een terugbetaling, ook weer voor een deel van een bestelling.

Voor je boekhouding betekent dit dat je niet “een order” boekt, maar de invoices en credit memos. Boek je alleen orders, dan zet je omzet in de boeken die nog niet gefactureerd of geleverd is, en dan mis je deelleveringen en deelretouren.

Wat Magento je levert

Via de REST API van Magento zijn orders, invoices en credit memos op te halen. Toegang geef je door in de beheeromgeving een integratie aan te maken, die een toegangssleutel oplevert; daarmee hoef je geen beheerderswachtwoord te delen. Daarna kan een externe dienst de gegevens lezen zonder dat er iets in je checkout wordt geïnstalleerd.

Per invoice vind je onder meer de regels met aantallen en prijzen, de belasting per regel, verzendkosten, kortingen, het factuuradres en de valuta.

Waarom Magento lastig is voor de boekhouding

Meerdere store views en websites. Eén Magento-installatie kan meerdere websites, winkels en store views bedienen, bijvoorbeeld per land of merk. Je boekhouding wil vaak weten welke omzet bij welk merk of land hoort. Dat betekent een eigen verkoopdagboek of kostenplaats per store view.

Valuta. Magento kent een basisvaluta en een weergavevaluta. Een klant betaalt in de weergavevaluta, terwijl het systeem in de basisvaluta rekent. Je boekhouding moet weten welke koers is gebruikt. Boek je met een andere koers dan op de order, dan ontstaan koersverschillen die je niet kunt verklaren.

Belastingregels. Magento berekent belasting op basis van belastingklassen, zones en regels die je zelf configureert. Het resultaat per regel moet vertaald worden naar een BTW-code in je boekhouding. Een webshop met het hoge tarief, het lage tarief en nul procent heeft drie codes nodig, plus de regels voor verlegging bij zakelijke klanten in de EU.

Zakelijke prijslijsten en klantgroepen. B2B-klanten hebben vaak eigen prijzen en een BTW-nummer. Het BTW-nummer moet op de factuur en bepaalt of BTW verlegd wordt.

Online versus offline terugbetalen. In Magento kun je een credit memo online terugbetalen via de betaalprovider, of offline afhandelen. In je boekhouding moet in beide gevallen een creditfactuur ontstaan voor het echt terugbetaalde bedrag.

Oudere installaties. Magento 1 wordt sinds juni 2020 niet meer ondersteund. Draai je nog op een oude versie, dan is dat een eigen reden om de boekhoudkoppeling mee te nemen in een migratie in plaats van er eerst iets aan vast te timmeren.

Wat je boekhouding nodig heeft

Voor elke invoice een verkoopfactuur met de juiste klant als relatie, BTW per regel, verzend- en kortingsregels op eigen grootboekrekeningen, en de juiste valuta. Voor elk credit memo een creditfactuur. Bij Exact Online komen daar dagboek, kostenplaats en BTW-code bij; bij Moneybird de grootboekrekening per factuurregel en de koppeling aan de oorspronkelijke factuur.

Opties om Magento aan je boekhouding te koppelen

1. Een extensie voor Magento. Snel te installeren, maar hij draait in je shop, moet bij elke Magento-update worden gecontroleerd en moet jouw store views en belastingregels ondersteunen.
2. Een externe dienst die de REST API leest. Er hoeft niets in je shop te worden geïnstalleerd en je kunt per store view instellen waar het landt. Zo werkt Schakel.
3. Maatwerk. Een ontwikkelaar bouwt de koppeling. Geeft vrijheid, maar het onderhoud bij Magento-updates en boekhoudwijzigingen blijft van jou.
4. Handmatig. Een export per maand. Zet je boekhouding op totaalbedragen, dan verlies je de band tussen een retour en de oorspronkelijke verkoop.

Vragen die je aan elke oplossing stelt

• Boekt de oplossing invoices en credit memos, of alleen orders?
• Kan elke store view een eigen dagboek of kostenplaats krijgen?
• Welke koers wordt gebruikt bij vreemde valuta?
• Hoe wordt BTW per regel en per land afgehandeld, inclusief verlegging voor zakelijke klanten?
• Hoe worden dubbelen voorkomen, en hoe zie je een mislukte boeking?
• Wat gebeurt er met een credit memo in een afgesloten periode?

Voorbeeld uit de praktijk

Gebruik je Exact Online, dan staat de uitwerking op de pagina Magento Exact Online koppeling. Een breder overzicht van de opties voor Exact lees je in webshop koppelen aan Exact Online. Verkoop je binnen de EU boven de OSS-drempel, lees dan OSS-BTW voor webshops.

Begin altijd met een paar testbestellingen, laat je boekhouder de eerste boekingen nakijken en schakel pas daarna over. Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, en de prijzen staan op de site.