Webshop koppelen aan Exact Online: opties, kosten en valkuilen

Wie een webshop heeft en in Exact Online boekt, kent het patroon: aan het eind van de maand een export uit de webshop, een uur knippen en plakken, en dan hopen dat de BTW klopt. Een koppeling haalt dat weg. Maar “webshop koppelen aan Exact Online” betekent in de praktijk vijf verschillende dingen, met elk eigen kosten en eigen valkuilen. Dit artikel zet ze naast elkaar, zodat je kiest op basis van je situatie en niet op basis van de eerste advertentie die je ziet.

Wat moet een koppeling eigenlijk doen?

Voordat je opties vergelijkt, helpt het om vast te stellen wat er per bestelling in Exact Online moet aankomen. Exact werkt niet met een lijstje bedragen, maar met boekingen die op een dagboek, een grootboekrekening en een BTW-code landen. Een goede koppeling levert daarom per bestelling:

• een verkoopfactuur in het verkoopdagboek dat jij aanwijst, met de klant als relatie
• artikelregels met het juiste BTW-tarief per regel (hoog 21%, laag 9% en 0% kunnen naast elkaar in één bestelling voorkomen)
• verzendkosten en kortingen op een eigen grootboekrekening, zodat omzet en korting los leesbaar blijven
• bij een retour een creditfactuur voor het bedrag dat echt is terugbetaald, ook als dat maar een deel van de bestelling is
• de betaling, zodat de factuur in je debiteurenoverzicht op “betaald” kan en je bank aansluit

Mist een van die punten, dan loopt je boekhouder er aan het kwartaaleinde tegenaan. Gebruik dit lijstje dus als toets op elke optie hieronder.

Optie 1: handmatig of via CSV-import

De goedkoopste route is ook de meest verspreide. Je exporteert bestellingen uit je webshop, zet kolommen om en importeert ze in Exact Online, of je tikt de dagomzet als memoriaalboeking in.

Wat goed gaat: je betaalt niets extra en je houdt volledige controle. Wat niet goed gaat: je boekt vaak per dag of per week een totaalbedrag in plaats van per bestelling. Dan kun je een afzonderlijke factuur niet terugvinden, een retour niet aan de oorspronkelijke verkoop koppelen en een klant niet in zijn eigen debiteurenkaart zien. Met een paar bestellingen per dag is dat werkbaar. Met tientallen per dag is het een parttime baan.

Optie 2: een app van de webshopbouwer of uit een appstore

Voor veel platforms bestaat een kant-en-klare plug-in of app die bestellingen naar Exact Online schrijft. Dat is de snelste start als jouw combinatie van webshop en Exact-pakket daadwerkelijk wordt ondersteund.

Let op deze punten voordat je tekent:

• Ondersteunt de app jouw platform en jouw versie, of alleen een vorige generatie?
• Wordt elke bestelling een eigen verkoopfactuur, of een samenvattende boeking?
• Hoe gaat de app om met meerdere BTW-tarieven op één bestelling en met verkopen naar andere EU-landen?
• Wat gebeurt er bij een gedeeltelijke terugbetaling?
• Draait de plug-in in je webshop zelf (en kan die dus vertragen bij drukte), of buiten je webshop?

De prijs verschilt per aanbieder en verandert regelmatig. Vraag daarom altijd de actuele prijs op bij de aanbieder zelf en reken door wat een extra kanaal, een extra administratie of een tweede webshop kost.

Optie 3: een generieke automatiseringstool

Tools die “als dit, dan dat” scenario’s draaien kunnen een nieuwe bestelling doorsturen naar Exact Online. Voor een eenvoudige situatie, bijvoorbeeld één BTW-tarief en nooit retouren, werkt dat.

Het wordt lastig zodra de boekhoudregels meedoen. Een scenario dat een bestelling doorstuurt, weet niet vanzelf dat een verzending een eigen grootboekrekening heeft, dat een korting apart moet worden geboekt of dat een gedeeltelijke refund een creditfactuur voor precies dat bedrag nodig heeft. Je bouwt dat zelf in en onderhoudt het zelf. Houd ook rekening met fouten die stil verdwijnen: een scenario dat faalt, geeft zelden een melding die jouw boekhouder ziet.

Optie 4: zelf laten bouwen via de API

Exact Online heeft een REST-API en autoriseert met OAuth 2. Een ontwikkelaar kan dus een eigen koppeling bouwen. Dat geeft maximale vrijheid, maar het is meer werk dan het lijkt:

• Toegangstokens zijn kortlevend en moeten met een refresh-token worden vernieuwd. Gaat dat een keer mis, dan staat de koppeling stil.
• Exact hanteert limieten op het aantal aanroepen per minuut en per dag per administratie. Een webshop met een piekdag moet daar netjes mee omgaan. De actuele limieten staan in de documentatie van Exact.
• De API werkt per administratie (divisie) en per regio; de adressen verschillen tussen landen.
• Elke wijziging in je webshop, in de BTW-regels of in je Exact-inrichting is weer een klus voor de bouwer.

Zelf bouwen is verdedigbaar als je volume hoog is en je een vaste ontwikkelaar hebt. Voor de meeste webwinkels is het onderhoud de verborgen kostenpost.

Optie 5: een koppeling die jouw boekingsregels volgt

Schakel is een voorbeeld van de vijfde route: een dienst die buiten je webshop draait, je bestellingen leest en ze als verkoopfacturen in Exact Online boekt op de administratie, het dagboek, de grootboekrekeningen en de BTW-codes die jij aanwijst. Retouren worden creditfacturen voor het bedrag dat echt is terugbetaald, en je ziet de eerste boekingen in een overzicht voordat ze definitief zijn.

Voor de combinaties waar dit is uitgewerkt, staan de details op de pagina’s WooCommerce Exact Online koppeling en Magento Exact Online koppeling. Een overzicht van alle koppelingen met Exact Online vind je op de Exact Online-pagina.

De valkuilen die bij elke optie terugkomen

Welke route je ook kiest, dit zijn de plekken waar het in de praktijk misgaat.

BTW per regel, niet per bestelling. Een bestelling met een boek (9%) en een los product (21%) heeft twee tarieven. Een koppeling die één tarief per bestelling hanteert, boekt de BTW fout. Controleer dit met een testbestelling voordat je live gaat.

Prijzen inclusief of exclusief BTW. Webshops tonen consumentenprijzen inclusief BTW, Exact boekt netto met BTW apart. De omrekening moet op regelniveau kloppen, anders ontstaan centverschillen die je bij de BTW-aangifte terugziet.

Verkopen naar andere EU-landen. Boven de drempel van 10.000 euro per jaar aan grensoverschrijdende B2C-verkopen binnen de EU geldt het tarief van het land van de klant en doe je aangifte via de OSS. Je koppeling moet het bestemmingsland kunnen onthouden. Meer over de regels staat op onze pagina over OSS-BTW voor webshops, met verwijzingen naar de Belastingdienst.

B2B met een BTW-nummer. Een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig BTW-nummer krijgt BTW verlegd. Dat is een andere BTW-code in Exact, en het BTW-nummer moet op de factuur staan.

Dubbelen en gaten. Een koppeling die twee keer draait, boekt dezelfde bestelling twee keer. Een koppeling die stilvalt, laat een gat. Vraag hoe de oplossing dubbelen voorkomt en hoe je een mislukte boeking ziet.

Boekingen in een afgesloten periode. Heb je een periode in Exact afgesloten, dan kan een late retour daar niet meer in landen. Bepaal vooraf op welke datum zo’n creditfactuur wordt geboekt.

Bewaarplicht. Je moet je administratie op grond van de fiscale bewaarplicht zeven jaar bewaren. Een koppeling die gegevens alleen in een tussenlaag bewaart, is geen archief: de factuur moet in Exact zelf staan.

Zo kies je

• Een handvol bestellingen per dag, één BTW-tarief, geen retouren: CSV of een memoriaalboeking volstaat.
• Een gangbaar platform met een gebruikelijke inrichting: begin bij een app voor jouw platform en toets hem met de vijf punten bovenaan dit artikel.
• Meerdere BTW-tarieven, retouren, EU-verkopen of meerdere kanalen: kies een oplossing die per bestelling boekt en jouw dagboeken en BTW-codes volgt.
• Een vaste ontwikkelaar en een unieke situatie: zelf bouwen via de API kan, mits je het onderhoud meetelt.

Welke route je ook kiest: begin met een testperiode op een kleine hoeveelheid bestellingen en laat je boekhouder de eerste boekingen nakijken. Wil je zien hoe Schakel dat aanpakt? Je kunt 30 dagen gratis proberen, en de prijzen staan op de site.