Laat WooCommerce en Exact Online automatisch bijwerken.
Exact Online werkt met dagboeken, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en BTW-codes, accountancy-grade en met voorraad erbij. WooCommerce draait op je eigen WordPress-hosting en houdt alles zelf bij: orders, orderstatussen, refunds, belastingtarieven en kortingen via coupons. Schakel leest je WooCommerce-orders en boekt ze als verkoopfacturen in Exact Online, op het dagboek en de grootboekrekeningen die jij aanwijst, zonder dat er iets in een gesloten platform hoeft te worden geïnstalleerd.
Wat er over de schakel gaat
Alles wat deze koppeling verplaatst tussen WooCommerce en Exact Online, en hoe vaak.
-
Orders als verkoopfacturen in het juiste dagboek
Elke WooCommerce-order wordt een verkoopfactuur in Exact Online, met artikelregels, de klant als relatie en het ordernummer als kenmerk. Alleen orders met de status die jij aanwijst, bijvoorbeeld voltooid of betaald, worden geboekt.
-
Kortingen en coupons per regel
Coupons en kortingen uit WooCommerce worden zichtbaar per regel of als aparte kortingsregel geboekt, op de grootboekrekening die jij daarvoor kiest. Zo blijft het verschil tussen bruto- en netto-omzet leesbaar in Exact.
-
BTW-codes en kostenplaatsen
De belastingtarieven die WooCommerce op de order zette worden per regel omgezet naar de juiste BTW-code in Exact. Wil je per verkoopkanaal of merk sturen, dan kun je een kostenplaats meegeven zodat je rapportage in Exact klopt.
-
Refunds als creditfacturen
Een refund in WooCommerce wordt een creditfactuur in Exact Online voor het bedrag dat daadwerkelijk is terugbetaald, ook bij een gedeeltelijke terugbetaling, zodat je debiteurenoverzicht klopt zonder handmatige correcties.
Wat WooCommerce naar Exact Online je scheelt
- Geen orders meer overtypen uit WooCommerce in Exact Online.
- Je host WooCommerce zelf, er wordt niets in een gesloten platform geïnstalleerd.
- Kortingen, BTW-codes en kostenplaatsen staan goed, klaar voor je accountant.
- Je stuurt zelf op orderstatus, alleen voltooide of betaalde orders worden geboekt.
Zo zet je het op
- 01
Koppel WooCommerce
Je maakt in je eigen WooCommerce-beheer een API-sleutel aan en plakt die in Schakel. Omdat je WordPress zelf host, blijft alles op jouw eigen webshop en hoeft er niets in een gesloten platform te worden gezet.
- 02
Geef toegang tot Exact Online
Je autoriseert Schakel via Exact Online en kiest de administratie waarin de facturen moeten landen. Je wachtwoord wordt nooit gevraagd of bewaard.
- 03
Stel dagboeken en codes in
Je bepaalt het verkoopdagboek, de grootboekrekeningen per artikelsoort, de kostenplaatsen en de BTW-codes, en welke orderstatus een order laat boeken. Zo sluit het aan op hoe je nu in Exact boekt.
- 04
Controleer en laat lopen
Je ziet de eerste boekingen in een overzicht voordat ze definitief zijn. Klopt het, dan lopen nieuwe orders en refunds vanzelf mee en zie je alles terug in het logboek.
Wat je nodig hebt
- Een WordPress-site met WooCommerce waar je beheerder bent. In de WooCommerce-instellingen maak je een REST API-sleutel met lees- en schrijfrechten aan.
- Een Exact Online-account met rechten op de administratie die je wilt koppelen. Je geeft Schakel eenmalig toegang via Exact zelf.
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
In je Shopify-admin, als app. Je logt in via Shopify, geen apart account.
Vraag deze koppeling aan: vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Gerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
WooCommerce en Exact Online is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Is de koppeling WooCommerce naar Exact Online beschikbaar?
Vraag deze koppeling aan en krijg toegang. Je laat weten dat je WooCommerce aan Exact Online wilt koppelen, en we zorgen dat je aan de slag kunt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
Moet ik een plugin op mijn WordPress installeren?
Nee. Schakel gebruikt de API-sleutel die WooCommerce zelf al biedt in je beheer. Omdat je je webshop zelf host, houd je volledige controle en zet je niets extra's in een gesloten omgeving.
Bij welke orderstatus wordt er geboekt?
Bij de status die jij aanwijst, bijvoorbeeld voltooid of betaald. Zo boek je geen concept- of geannuleerde orders in Exact en klopt je omzet met wat er echt is verkocht.
Worden kortingen en coupons goed doorgeboekt?
Ja. Een coupon of korting wordt zichtbaar per regel of als aparte kortingsregel op de grootboekrekening die jij kiest, zodat je bruto- en netto-omzet in Exact uit elkaar te houden zijn.
Werkt dit met Exact Online voor accountants?
Ja. Schakel boekt in de administratie waar je toegang toe geeft, of dat nu je eigen administratie is of een klantadministratie die je als accountant beheert.
Kun je WooCommerce koppelen aan Exact Online?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van WooCommerce en Exact Online, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Exact Online terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Worden commissie en kosten apart geboekt in Exact Online?
Ja. Commissie, verzendkosten en overige kostensoorten komen elk op hun eigen grootboekrekening in Exact Online, in plaats van in één verzamelbedrag, zodat je marge leesbaar blijft.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat WooCommerce en Exact Online voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. We bouwen op verzoek en je hoort binnen 24 uur van ons.