PrestaShop boekhouding automatiseren: orders, creditnota's en BTW

PrestaShop is een veelgebruikte open-source webshop, vooral bij winkels die zelf willen bepalen hoe hun shop eruitziet en werkt. Die vrijheid zie je terug in de boekhouding: orderstatussen, belastingregels en betaalmodules verschillen per winkel. Een export uit PrestaShop is daarom zelden direct bruikbaar in je boekhoudpakket. Dit artikel legt uit wat PrestaShop je aanlevert, wat je boekhouding nodig heeft en welke keuzes je maakt voordat je iets automatiseert.

Wat PrestaShop je levert

PrestaShop heeft een eigen webservice onder /api in je winkel. Je zet die aan in de beheeromgeving en maakt een sleutel aan. Rechten stel je per onderdeel in, voor lezen, schrijven en verwijderen, zodat een koppeling die alleen hoeft te lezen ook alleen leesrechten krijgt. Antwoorden zijn standaard XML; JSON is er als uitvoer vanaf PrestaShop 8.1.

Voor je boekhouding zijn vooral deze onderdelen van belang:

• Orders en orderregels: wat er is besteld, tegen welk bedrag, met welke belasting per regel, plus verzendkosten en kortingen.
• Klanten en adressen: wie er koopt, met factuuradres en eventueel een BTW-nummer.
• Creditnota’s: een terugbetaling of retour staat als apart onderdeel, los van de oorspronkelijke order.
• Orderstatussen: de stappen waar een order doorheen gaat, zoals betaald of verzonden.

Waarom PrestaShop lastig is voor de boekhouding

Orderstatus bepaalt het moment van boeken. Elke winkel richt zijn eigen statussen in. Boek je een order zodra hij is geplaatst, dan boek je ook orders die nooit worden betaald. Boek je pas bij verzonden, dan schuift je omzet op. Kies bewust één status en gebruik die voor alle orders.

Creditnota’s zijn losstaand. Een retour hoort in je boekhouding als creditfactuur voor het bedrag dat echt is terugbetaald, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Boek je alleen orders, dan staat je omzet te hoog en klopt je BTW-aangifte niet.

Belastingregels per land. PrestaShop berekent belasting met belastingregels per land en productgroep. Het resultaat per regel moet vertaald worden naar een BTW-code in je boekhouding. Verkoop je naar andere EU-landen, kijk dan ook naar de OSS-regeling.

Verzendkosten en kortingen. Verzending en kortingsbonnen horen op eigen regels met het tarief dat de winkel erop berekende. Worden ze weggelaten of in de productregels weggemoffeld, dan kloppen omzet en BTW per tarief niet meer.

Meerdere winkels. PrestaShop kan meerdere winkels in één installatie draaien. Je boekhouding wil vaak weten welke omzet bij welke winkel hoort, bijvoorbeeld via een kostenplaats of een apart verkoopdagboek.

Afwijkende betaalmodules. Elke betaalmodule vult betaalgegevens iets anders in. Dat maakt het koppelen van een betaling aan de factuur, en dus het afletteren, lastiger dan bij de order zelf.

Wat je boekhouding nodig heeft

Voor elke betaalde order een verkoopfactuur met de klant als relatie, een regel per product, aparte regels voor verzending en korting en een BTW-code per regel. Voor elke creditnota een creditfactuur. De BTW-codes verschillen per administratie: bij de een heet 21% “1”, bij de ander “VH”. Zet ze dus nooit uit je hoofd in een koppeling, maar haal ze uit je eigen administratie.

Opties om PrestaShop aan je boekhouding te koppelen

1. Een module voor PrestaShop. Snel te installeren, maar hij draait in je shop en moet bij elke update worden gecontroleerd.
2. Een externe dienst die de webservice leest. Er hoeft niets in je shop te worden geïnstalleerd en de sleutel kan alleen lezen. Zo werkt Schakel.
3. Maatwerk. Een ontwikkelaar bouwt de koppeling. Geeft vrijheid, maar het onderhoud bij updates blijft van jou.
4. Handmatig. Een export per maand. Je verliest dan de band tussen een retour en de oorspronkelijke verkoop.

Vragen die je aan elke oplossing stelt

• Bij welke orderstatus wordt de factuur gemaakt, en kun je dat zelf kiezen?
• Worden creditnota’s als creditfactuur geboekt, voor het teruggestorte bedrag?
• Komen verzending en kortingen op eigen regels, met het juiste tarief?
• Hoe worden dubbelen voorkomen, en hoe zie je een mislukte boeking?
• Kan de koppeling alleen lezen in je winkel?

Welk pakket past erbij

De uitwerking per pakket staat op de pagina’s PrestaShop Exact Online koppeling, PrestaShop Moneybird koppeling en PrestaShop Twinfield koppeling. Een breder overzicht voor Exact lees je in webshop koppelen aan Exact Online.

Begin altijd met een paar testbestellingen en laat je boekhouder de eerste boekingen nakijken. Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, en de prijzen staan op de site.