PrestaShop koppelen aan Exact Online: orders en creditnota’s als verkoopfactuur met de juiste BTW-code
PrestaShop houdt alles bij in de webshop zelf: orders, klanten, belastingregels en creditnota’s staan er als aparte onderdelen in de webservice. Exact Online wil daar een verkoopfactuur van met een relatie, een dagboek en per regel een BTW-code, en die codes verschillen per administratie. Schakel leest je PrestaShop-orders met een sleutel die alleen mag lezen en boekt ze als verkoopfactuur in Exact, met een creditfactuur als de winkel een creditnota maakt.
Alle PrestaShop koppelingenAlle Exact Online koppelingen
Wat er over de schakel gaat
Alles wat deze koppeling verplaatst tussen PrestaShop en Exact Online, en hoe vaak.
-
Orders als verkoopfactuur
Een PrestaShop-order wordt een verkoopfactuur in Exact, met een regel per product, de klant als relatie en de orderreferentie als kenmerk. Jij kiest bij welke orderstatus, zoals betaald of verzonden, de factuur wordt gemaakt.
-
BTW-code uit jouw administratie
De BTW-codes van Exact zijn korte codes die per administratie verschillen: bij de een heet 21% "1" en bij de ander "VH". Schakel haalt de lijst uit jouw administratie op, zodat je koppelt in plaats van overtypt.
-
Verzending en kortingen apart
Verzendkosten en kortingsbonnen komen als eigen regels op een eigen omzetrekening, met het tarief dat PrestaShop erop berekende. Zo klopt je productomzet zonder dat je later hoeft te corrigeren.
-
Creditnota’s als creditfactuur
Maakt de winkel een creditnota bij een retour, dan komt die als creditfactuur in Exact voor het bedrag van de creditnota, niet voor de hele order.
-
Zo praat PrestaShop: de webservice in het kort
De webservice staat onder /api in de winkel. Je sleutel gaat als gebruikersnaam in een Basic-header, zonder wachtwoord, en rechten stel je per onderdeel in voor lezen, schrijven en verwijderen. Antwoorden zijn standaard XML; JSON is er alleen als uitvoer, vanaf PrestaShop 8.1. Met filters op datum haal je alleen op wat nieuw is.
-
Rekenvoorbeeld (fictief)
Voorbeeld: twee producten van elk 25,00 excl. en 5,95 excl. verzending, 21%, geven 55,95 excl. en 11,75 BTW, dus 67,70 incl. Krijgt de klant daarna een creditnota voor een product, dan volgt een creditfactuur van 30,25 incl. (25,00 plus 5,25 BTW). Bedragen zijn verzonnen.
Welk PrestaShop-veld waar in Exact terechtkomt
De indeling voor een verkoopfactuur. Aan de kant van Exact kies je alles uit je eigen administratie.
Order
reference van de order
Kenmerk van de verkoopfactuur
Klant
customers en addresses via id_customer en id_address_invoice
Relatie met factuuradres en land
Productregel
order_details met aantal en prijs excl. BTW
Factuurregel op de omzetrekening
Belasting
taxes en tax_rules per land en productgroep
BTW-code die je aan dat tarief koppelt
Verzendkosten
Verzendtotaal op de order
Eigen regel op de verzendrekening
Korting
Totaal aan kortingen op de order
Negatieve regel op de kortingsrekening
Orderstatus
Huidige orderstatus, bijvoorbeeld betaald
Bepaalt wanneer de factuur wordt gemaakt
Creditnota
order_slip met bedragen per product en verzending
Creditfactuur voor het bedrag van de creditnota
Wat PrestaShop naar Exact Online je scheelt
- Orders hoef je niet meer uit PrestaShop te exporteren om ze in Exact te importeren.
- Je sleutel mag alleen lezen, dus er kan niets in je winkel veranderen.
- Elke BTW-code komt uit je eigen administratie, niet uit een standaardlijst.
- Een creditnota in PrestaShop wordt vanzelf een creditfactuur in Exact.
Zo zet je het op
- 01
Maak een webservice-sleutel in PrestaShop
Je zet de webservice aan in je winkel en maakt een sleutel met leesrechten op orders, klanten, adressen, order_details en creditnota’s. Niets meer dan lezen: de sleutel heeft geen wachtwoord, dus wees zuinig met de rechten.
- 02
Verbind Exact Online
Je klikt op Verbinden met Exact Online, logt in en geeft toestemming. Schakel pakt de administratie die op dat moment actief is, en toont het administratienummer zodat je kunt controleren of het de juiste is.
- 03
Kies dagboek, rekeningen en BTW-codes
Je kiest het verkoopdagboek en de omzetrekeningen voor producten, verzending en korting, en koppelt elk BTW-tarief van je winkel aan een code uit Exact.
- 04
Controleer en laat lopen
De eerste facturen staan als concept in Exact, zodat je ze kunt nakijken. Daarna lopen nieuwe orders vanzelf door.
Wat je nodig hebt
- Een PrestaShop-winkel waarvan de webservice aanstaat en bereikbaar is via https, met een sleutel met leesrechten
- Een Exact Online-administratie met verkoopdagboek, omzetrekeningen en BTW-codes
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
In je Shopify-admin, als app. Je logt in via Shopify, geen apart account.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Start gratisHeb je precies deze koppeling nodig, of iets wat die nog niet doet? Vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Gerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
PrestaShop en Exact Online is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Is de koppeling PrestaShop naar Exact Online beschikbaar?
Vraag deze koppeling aan en krijg toegang. Je laat weten dat je PrestaShop aan Exact Online wilt koppelen, en we zorgen dat je aan de slag kunt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
Waarom komt er een lege lijst terug uit de webservice?
Meestal heeft de sleutel geen leesrecht op dat onderdeel. In de webservice staat per onderdeel of lezen mag. Geef de sleutel lezen op orders, klanten, adressen, order_details en creditnota’s, en probeer het opnieuw.
Werkt de webservice niet op mijn hosting?
De webservice heeft herschrijfregels nodig: bij Apache moet mod_rewrite aanstaan en moet het .htaccess-bestand worden gelezen. Staat dat uit, dan bestaat het adres /api niet. Je hoster kan dat aanzetten.
Schrijft Schakel iets terug naar PrestaShop?
Nee. De sleutel mag alleen lezen, dus orders, voorraad en klanten in de winkel blijven zoals ze zijn.
Mijn facturen staan in Exact maar niet op mijn BTW-aangifte, hoe kan dat?
Dan staan ze als concept klaar. Dat is de stand waarmee de koppeling begint, zodat je de eerste paar kunt nakijken. Zet het concept in de instellingen uit zodra je ze vertrouwt.
Werkt dit met meerdere PrestaShop-winkels?
Ja. Elke winkel heeft een eigen webservice-sleutel. Je voegt ze los toe en kiest per winkel hetzelfde of een eigen dagboek in Exact.
Kun je PrestaShop koppelen aan Exact Online?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van PrestaShop en Exact Online, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Exact Online terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat PrestaShop en Exact Online voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. Je hoort binnen 24 uur van ons.