Laat Shopify en Exact Online automatisch bijwerken.
Exact Online werkt met dagboeken, grootboekrekeningen, BTW-codes en relaties, en verwacht dat elke webshopverkoop daar precies in past. Shopify levert orders, refunds, Shopify Payments-uitbetalingen en per land een eigen BTW-instelling via Shopify Markets. Schakel leest je Shopify-orders en zet ze om in verkoopfacturen in het verkoopdagboek van Exact, met de klant als relatie en een BTW-code per regel.
Wat er over de schakel gaat
Alles wat deze koppeling verplaatst tussen Shopify en Exact Online, en hoe vaak.
-
Verkoopfacturen in het verkoopdagboek
Elke Shopify-order wordt een verkoopfactuur in het verkoopdagboek dat jij kiest, met een regel per artikel en het Shopify-ordernummer als kenmerk. Zo staan je webshopverkopen op één plek in Exact.
-
Klanten als relaties
De koper wordt in Exact opgezocht als relatie op e-mail of naam, of als nieuwe relatie aangemaakt. Zakelijke klanten met een BTW-nummer worden als debiteurrelatie met dat nummer vastgelegd, klaar voor verlegde BTW.
-
BTW-codes per regel en OSS
Elke regel krijgt de juiste Exact BTW-code voor hoog, laag, 0% of verlegd. Verkoopt Shopify Markets naar andere EU-landen, dan wordt de BTW-code van het bestemmingsland gebruikt, zodat je OSS-aangifte in Exact aansluit.
-
Refunds als creditfacturen
Een refund in Shopify wordt een creditfactuur op dezelfde relatie in het verkoopdagboek, voor het bedrag dat echt is terugbetaald, zodat je debiteurenoverzicht in Exact klopt zonder correctieboekingen.
Wat Shopify naar Exact Online je scheelt
- Webshopverkopen staan als verkoopfacturen in het juiste dagboek, niet los in een export.
- Klanten komen als relaties in Exact, zakelijke kopers met BTW-nummer erbij.
- BTW-codes en OSS staan goed per regel, ook voor verkoop via Shopify Markets.
- Je accountant werkt gewoon verder in Exact, alles is al in het dagboek geboekt.
Zo zet je het op
- 01
Koppel Shopify
Je installeert Schakel op je Shopify-winkel en geeft toegang tot orders en refunds. Schakel leest alleen wat al verkocht is, je afrekenproces blijft ongewijzigd.
- 02
Geef toegang tot Exact Online
Je autoriseert Schakel via Exact Online en kiest de administratie waarin de facturen moeten landen. Je wachtwoord wordt nooit gevraagd of bewaard.
- 03
Stel dagboek, grootboek en codes in
Je wijst het verkoopdagboek, de grootboekrekening voor omzet en de BTW-codes aan, zodat de boekingen aansluiten op hoe jij of de accountant nu in Exact werkt.
- 04
Controleer en laat lopen
Je ziet de eerste boekingen in een overzicht voordat ze definitief zijn. Klopt het, dan lopen nieuwe orders en refunds vanzelf mee en staat alles in het logboek.
Wat je nodig hebt
- Een Shopify-winkel waar je eigenaar bent of waar je apps mag installeren. De koppeling draait als app in je admin, dus je logt in via Shopify en hoeft geen apart account te maken.
- Een Exact Online-account met rechten op de administratie die je wilt koppelen. Je geeft Schakel eenmalig toegang via Exact zelf.
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
In je Shopify-admin, als app. Je logt in via Shopify, geen apart account.
Vraag deze koppeling aan: vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Gerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Shopify en Exact Online is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Is de koppeling Shopify naar Exact Online beschikbaar?
Vraag deze koppeling aan en krijg toegang. Je laat weten dat je Shopify aan Exact Online wilt koppelen, en we zorgen dat je aan de slag kunt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
Op welk dagboek komen de Shopify-facturen?
Op het verkoopdagboek dat jij aanwijst. Wil je webshopomzet op een eigen omzetrekening of factuurreeks houden, dan stel je dat per grootboekrekening in, zodat je overzicht scherp blijft.
Werkt dit met Exact Online voor accountants?
Ja. Schakel boekt in de klantadministratie waar je als accountant toegang toe geeft. Meerdere Shopify-winkels van verschillende klanten kunnen elk hun eigen administratie voeden.
Hoe worden BTW-codes per bestemmingsland gezet?
Schakel leest het bestemmingsland en de BTW die Shopify op de order zette, en kiest daar de bijbehorende Exact BTW-code bij per regel. Zo staat je OSS-verkoop klaar in de juiste code.
Sluit de Shopify Payments-uitbetaling aan in Exact?
De uitbetaling wordt tegen de facturen gezet op de grootboekrekening die je aan Shopify Payments koppelt, met transactiekosten apart op een eigen rekening, zodat je bankboeking in Exact aansluit.
Kun je Shopify koppelen aan Exact Online?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van Shopify en Exact Online, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Exact Online terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Worden commissie en kosten apart geboekt in Exact Online?
Ja. Commissie, verzendkosten en overige kostensoorten komen elk op hun eigen grootboekrekening in Exact Online, in plaats van in één verzamelbedrag, zodat je marge leesbaar blijft.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat Shopify en Exact Online voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. We bouwen op verzoek en je hoort binnen 24 uur van ons.