Is een factuur via WhatsApp geldig? Dit zegt de wet

Kort antwoord: een factuur die je via WhatsApp verstuurt kan geldig zijn, zolang het document zelf aan de eisen van de Belastingdienst voldoet en je klant akkoord is met een elektronische factuur. Een gewoon WhatsApp-bericht (“Je krijgt 450 euro van me”) is geen factuur. Het gaat dus niet om het kanaal, maar om wat er op de factuur staat en hoe je hem bewaart.

Controleer de actuele regels altijd op belastingdienst.nl. Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies.

Wat een factuur volgens de Belastingdienst moet bevatten

Voor ondernemers die btw in rekening brengen gelden vaste eisen. In de praktijk komt het hierop neer:

• de datum van de factuur
• een uniek, doorlopend factuurnummer
• jouw naam en adres, en dat van je klant
• je btw-identificatienummer
• een omschrijving van wat je geleverd hebt, met de hoeveelheid
• de datum waarop je geleverd hebt (als die afwijkt van de factuurdatum)
• het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
• het totaalbedrag inclusief btw

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan gelden andere regels: je rekent geen btw en vermeldt dat ook. Voor facturen naar het buitenland of met verlegde btw komen er extra vermeldingen bij. Kijk daarvoor op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.

Waarom een WhatsApp-bericht geen factuur is

Een bericht als “Betaal maar 450 euro op NL00…” mist bijna alles uit de lijst hierboven: factuurnummer, btw-specificatie, gegevens van beide partijen. Dat is hooguit een betaalverzoek. Het is ook lastig te bewaren op een manier die je bij een controle kunt laten zien.

Wat wel kan: een echte factuur (meestal een pdf) maken in je boekhoudpakket en die delen via WhatsApp, mail of een betaallink. Het document is de factuur, WhatsApp is alleen de bezorger.

Mag je een factuur elektronisch versturen?

Ja. De Belastingdienst staat elektronische facturen toe, op voorwaarde dat je klant daarmee akkoord gaat. In de praktijk is dat vrijwel altijd het geval: een pdf per mail is de standaard, en een pdf die je via WhatsApp deelt is in principe hetzelfde. Zakelijke klanten die alles via een inkoopportaal laten lopen, willen soms een specifiek kanaal. Vraag het bij twijfel even na.

Belangrijker dan het kanaal is dat de factuur leesbaar, volledig en onveranderd blijft. Je moet kunnen laten zien dat het document niet achteraf is aangepast.

Bewaarplicht: 7 jaar

De fiscale bewaarplicht voor je administratie is in Nederland in de regel 7 jaar. Voor bepaalde zaken rond onroerend goed geldt een langere termijn (tot 10 jaar). Je mag de administratie digitaal bewaren, als je de gegevens leesbaar en toegankelijk kunt houden gedurende die hele termijn.

Wat dat betekent voor WhatsApp: een factuur die alleen in een chat staat, is geen goede bewaarplek. Chats verdwijnen als je van telefoon wisselt of een gesprek opschoont. Zorg dat de factuur ook in je boekhouding staat, bijvoorbeeld in Moneybird, met de pdf als bijlage. Lees ook ons artikel over bonnetjes bewaren en de bewaartermijn.

Facturen via WhatsApp met Moneybird

Met de boekhoudassistent van Schakel (een AI-assistent, geen mens) stuur je een bericht als “factuur voor de website van Jansen, 3 uur à 85 euro”. De assistent maakt in Moneybird een conceptfactuur en laat je eerst zien wat er komt te staan. Pas na jouw “ja” wordt er iets vastgelegd, en een factuur versturen vraagt altijd een aparte bevestiging.

Dat is relevant voor de geldigheid, omdat de factuur gewoon in Moneybird wordt aangemaakt. Moneybird zorgt voor het doorlopende factuurnummer, de btw-specificatie en de juiste opmaak. WhatsApp is de invoer, niet de factuur. Meer daarover staat op de pagina facturen maken via WhatsApp en in het overzicht boekhouden via WhatsApp.

Wat werkt wel en niet

Wat wel werkt

• Een factuur in Moneybird laten aanmaken via een bericht, en die als pdf delen met je klant.
• Een bestaand concept laten versturen na jouw bevestiging.
• Achteraf terugvragen welke facturen er uit staan.

Wat niet werkt of niet bedoeld is

• Een los bericht of schermafbeelding als factuur gebruiken. Dat voldoet niet.
• Een bestaande, al verstuurde factuur aanpassen. Heeft de klant een fout bedrag gekregen, dan maak je een creditnota en een nieuwe factuur.
• Zelf nagaan of alle btw-vermeldingen kloppen voor een bijzonder geval (verlegde btw, buitenland, KOR). Daar controleer jij het concept, of je boekhouder.
• De assistent is niet onfeilbaar. Het concept is een voorstel: kijk altijd even naar bedragen, btw en klantgegevens voordat je ja zegt.

Zo ga je er in de praktijk mee om

1. Maak de factuur in je boekhoudpakket, niet in de chat.
2. Controleer de verplichte onderdelen: nummer, datum, gegevens, btw, totaal.
3. Deel de pdf via het kanaal dat je klant prettig vindt, ook WhatsApp.
4. Zorg dat de factuur in je administratie staat en dat je die 7 jaar kunt terugvinden.
5. Twijfel je over een speciaal geval? Check belastingdienst.nl of vraag je boekhouder.

Wil je het zonder risico proberen? Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Meer over de vergelijking met andere manieren staat op vergelijken en op de pagina Moneybird via WhatsApp.

Veelgestelde vragen

Is een factuur via WhatsApp rechtsgeldig?

Het document kan een geldige factuur zijn als het alle verplichte onderdelen bevat en je klant elektronische facturen accepteert. Het kanaal (WhatsApp, mail, post) maakt dan niet uit. Een los bericht zonder die onderdelen is geen factuur.

Mag ik een screenshot van een factuur bewaren voor mijn administratie?

Een screenshot is een onhandige bewaarvorm: het is minder duidelijk dat het onveranderd is en je kunt het lastig doorzoeken. Bewaar liever het originele bestand (pdf) in je boekhouding. Of een bepaalde bewaarvorm voldoet, staat op belastingdienst.nl.

Moet mijn klant een factuur via WhatsApp accepteren?

Een klant moet akkoord zijn met elektronische facturering. Sommige zakelijke klanten eisen een vast kanaal, zoals een inkoopportaal of mail naar een factuuradres. Vraag het bij een nieuwe klant even na en stuur anders de pdf per mail mee.

Meer lezen over de hele cyclus van facturen tot betaling? Bekijk factuurverzoeken efficient afhandelen of ga direct naar openstaande facturen in de gaten houden.