Openstaande facturen in de gaten houden via WhatsApp

Kort antwoord: je kunt de boekhoudassistent van Schakel (een AI-assistent) in WhatsApp vragen welke facturen openstaan, en je krijgt uit zichzelf een melding zodra een betaling binnen is of een factuur over de vervaldatum gaat. Alles komt uit je Moneybird-administratie. De assistent schrijft je klanten zelf niet aan: wat je met een te late factuur doet, blijft jouw beslissing.

Waarom openstaande facturen zo vaak blijven liggen

Voor zzp’ers en kleine bedrijven is een late betaling meestal geen groot drama, maar het kost wel geld en aandacht. De oorzaak is zelden onwil. Meestal ontbreekt het overzicht: je factureert in het ene moment, de betaling komt weken later binnen op een bankrekening waar je niet elke dag naar kijkt, en je merkt pas bij het kwartaal dat er iets openstaat.

Wat helpt is een korte, vaste feedbackloop. Niet een dashboard dat je moet onthouden om te openen, maar een bericht op het moment dat er iets gebeurt.

Wat je kunt vragen

Je schrijft gewoon, zoals je het tegen een collega zou zeggen:

• “Welke facturen staan er nog open?”
• “Wat is er te laat?”
• “Wat staat er open bij Studio West?”
• “Heeft Bakkerij Jansen betaald?”
• “Hoeveel is er in totaal nog niet binnen?”

De assistent zoekt het op in Moneybird en laat het resultaat zien. Voor het overzicht per klant gebruikt hij de facturen van dat contact.

Wat je uit zichzelf te horen krijgt

Naast vragen kun je meldingen krijgen, die je in de instellingen aan of uit zet:

• Betaling ontvangen. Een verkoopfactuur is op betaald gezet. Dit wordt periodiek opgehaald, dus het is geen directe push op het tweede dat het geld binnenkomt.
• Factuur te laat. Eén melding per factuur zodra de vervaldatum is verstreken.
• Betaalvoorstel. Past een binnengekomen bankboeking bij een openstaande factuur, dan doet de assistent een voorstel om ze te koppelen, met knoppen om te bevestigen.
• Maandoverzicht. Op de eerste van de maand (standaard 09:00): wat je factureerde, wat binnenkwam en wat nog openstaat.
• Onverwerkte bankboekingen. Een seintje dat er nog mutaties zijn die nergens aan gekoppeld zijn.

Meldingen komen op WhatsApp als je dat hebt aangezet, anders in de chat op je Schakel-dashboard. De stille uren staan standaard van 23:00 tot 08:00: berichten worden dan vastgehouden en de volgende ochtend bezorgd.

Een betaling koppelen

Staat er een binnengekomen betaling in Moneybird en past die bij een openstaande factuur, dan krijg je een voorstel. Je bevestigt met een knop. Een betaling registreren vraagt altijd om jouw ja. Let op dat er één instelling is waarbij het koppelen op “automatisch” staat: dan wordt een passende betaling zonder ja per betaling gekoppeld. Zet je dat niet bewust aan, dan hoef je je daar geen zorgen over te maken.

Een voorbeeldweek

• Maandag 09:00. Het maandoverzicht: 4.200 euro gefactureerd, 2.100 euro ontvangen, 2.100 euro open.
• Woensdag. Een melding dat de factuur van Studio West betaald is.
• Donderdag. Een melding dat een factuur van 12 dagen geleden over de vervaldatum is. Je stuurt de klant zelf een vriendelijke herinnering.
• Vrijdag. Je vraagt: “Wat staat er nog open?” en hebt in een paar seconden het antwoord.

Dit is een illustratie met verzonnen bedragen en klanten.

Wat werkt wel en niet

Wat wel werkt

• Vragen over openstaande en te late facturen, per periode, project of klant.
• Meldingen over ontvangen betalingen en te late facturen.
• Een maandoverzicht met drie cijfers.
• Een voorstel om betalingen aan facturen te koppelen.

Wat niet werkt

• Klanten aanschrijven. De assistent verstuurt geen betalingsherinneringen of aanmaningen naar je klanten. Dat doe je zelf, of via de herinneringsfunctie die Moneybird zelf heeft.
• Een melding op het moment dat een offerte verloopt, of een herinnering is verstuurd. Die meldingen kent Schakel op dit moment niet.
• Directe meldingen. Een betaling wordt periodiek opgehaald, niet binnen een seconde.
• Andere pakketten. Alleen Moneybird.
• Garantie op juistheid. De assistent kan zich vergissen of een betaling niet herkennen. Moneybird is de bron van waarheid: kijk bij twijfel daar.
• Meldingen buiten het 24-uursvenster van WhatsApp. Die verlopen via goedgekeurde berichtsjablonen en kunnen soms niet bezorgd worden.

Tips voor minder openstaande facturen

1. Factureer meteen. Hoe sneller de factuur klaarstaat, hoe sneller de betaaltermijn begint.
2. Kies een korte betaaltermijn die bij je klant past, bijvoorbeeld 14 dagen.
3. Maak betalen makkelijk. Een duidelijke betaalinstructie of betaallink scheelt veel gedoe.
4. Stuur zelf een vriendelijke herinnering zodra een melding binnenkomt. Een kort bericht werkt vaak al.
5. Kijk wekelijks naar het overzicht. Een vaste gewoonte werkt beter dan ad hoc controleren.

Over het maken van facturen zelf lees je in is een factuur via WhatsApp geldig en op facturen via WhatsApp. De pagina over dit onderwerp is openstaande facturen, het overzicht staat op boekhouden via WhatsApp en de koppeling op Moneybird en WhatsApp. Over een inkoopkant van facturen: factuurverzoeken efficient afhandelen.

Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen

Kan WhatsApp mijn klanten automatisch aanmanen?

Nee. De assistent stuurt zelf nooit iets naar je klanten. Hij waarschuwt jou, en jij beslist of en hoe je de klant benadert. Wil je automatische herinneringen, kijk dan naar wat Moneybird zelf biedt.

Hoe snel hoor ik dat een klant betaald heeft?

De betaalstatus wordt periodiek opgehaald uit Moneybird, dus de melding komt kort na de betaling maar niet op de seconde. Bij een ontvangen bankbetaling hangt het ook af van wanneer die in Moneybird staat.

Moet ik WhatsApp gebruiken om de meldingen te krijgen?

Nee. Staat WhatsApp uit, dan komen de meldingen in de chat op je Schakel-dashboard. Je kunt per soort melding kiezen of je hem wilt ontvangen.