Bol.com integraties: boekhouding, ERP, webshop, verzending en klantenservice

Wie op bol.com verkoopt, merkt snel dat het verkoopkanaal zelf maar een deel van het werk is. Daaromheen zitten boekhouding, voorraad, verzending en klantcontact, en voor elk daarvan bestaat een koppeling. Dit artikel zet de soorten bol.com-integraties op een rij, zodat je weet welke je nodig hebt en in welke volgorde.

Waar een bol.com-integratie op werkt

Bol.com biedt verkopers een eigen API voor het ophalen en bijwerken van gegevens. Een integratie is software die daarmee praat en de gegevens in een ander systeem zet. De gegevens die voor verkopers van belang zijn:

• Bestellingen en verzendingen: wat er is besteld, door wie, en wanneer en hoe het is verstuurd.
• Retouren: wat er terugkomt en wat de afhandeling is.
• Aanbiedingen en voorraad: welke producten je aanbiedt, tegen welke prijs en met welke voorraad.
• Facturen en uitbetalingen: wat bol.com aan commissie en kosten berekent en wat het je uitbetaalt.

Elke soort integratie gebruikt een ander deel hiervan. Dat bepaalt ook wat er mis kan gaan.

1. Boekhouding

Dit is voor de meeste verkopers de eerste koppeling die tijd oplevert. Een bol.com-order wordt een verkoopfactuur in je boekhoudpakket, een retour een creditfactuur, en de kosten van bol.com komen als inkoopboeking terug. Zonder koppeling typ je dat per maand over of upload je een export, en dan verlies je de band tussen een retour en de oorspronkelijke verkoop.

Waar je op let:

• Wordt een retour als creditfactuur geboekt, voor het bedrag dat echt is terugbetaald?
• Worden commissie en andere kosten van bol.com apart geboekt?
• Kun je een uitbetaling afstemmen met de facturen die erbij horen?

Per pakket heeft Schakel een eigen pagina: Bol.com en Moneybird, Bol.com en Exact Online, Bol.com en AFAS, Bol.com en Twinfield, Bol.com en e-Boekhouden, Bol.com en Yuki, Bol.com en SnelStart en Bol.com en Jortt. Het hele onderwerp staat in bol.com boekhouding automatiseren.

2. ERP

Een ERP-pakket als Exact Online of AFAS doet meer dan boekhouden: het houdt ook voorraad, inkoop en klantgegevens bij. De bol.com-integratie moet dan niet alleen facturen aanleveren, maar ook kloppen met de bestaande artikelen en relaties. Dat vraagt meer inrichting, omdat je artikelcodes, dagboeken en BTW-codes aan elkaar koppelt. Hier loont het om te beginnen met een paar testbestellingen en je boekhouder of ERP-partner de eerste boekingen te laten controleren.

3. Webshop en voorraad

Verkoop je ook via een eigen webshop, dan wil je dat een verkoop op het ene kanaal de voorraad op het andere verlaagt. Dat voorkomt dat je iets verkoopt dat er niet meer is. Voor Shopify staat dat in Bol.com en Shopify; over WooCommerce en Lightspeed lees je in WooCommerce en bol.com en Lightspeed en bol.com. Een goede uitleg van het onderliggende probleem staat in voorraadsynchronisatie uitgelegd.

Let hier op:

• Hoe vaak wordt de voorraad bijgewerkt, en wat gebeurt er in de tussentijd?
• Wat gebeurt er met voorraad die bol.com zelf beheert, zoals bij LVB? Die telt anders dan voorraad op je eigen plank.
• Kun je een veiligheidsvoorraad instellen?

4. Verzending

Een verzendkoppeling maakt labels aan, geeft het trackingnummer door aan bol.com en zet de bestelling op verzonden. Dat laatste is belangrijk: een bestelling die te laat als verzonden wordt gemeld, kan tot klachten en een slechtere verkopersscore leiden. De keuze hangt af van hoe je verstuurt: met je eigen vervoerder, via een verzendplatform of via bol.com zelf.

5. Klantenservice

Vragen van kopers komen via bol.com binnen, maar je team werkt liever in één systeem. Een koppeling met een helpdesk zet die vragen als tickets neer, het liefst met de order erbij. Zo hoeft je medewerker niet eerst in twee schermen te zoeken. De pagina Bol.com en Zendesk beschrijft hoe dat werkt.

6. Prijzen, content en advertenties

Dit zijn tools die niet je administratie raken maar je verkoop: automatisch prijzen aanpassen aan de concurrentie, productinformatie beheren, advertenties sturen. Ze zijn nuttig zodra je veel producten hebt, maar ze komen meestal later. Over prijzen schrijven we in dynamic pricing op bol.com.

In welke volgorde

Voor de meeste verkopers werkt deze volgorde:

1. Boekhouding, omdat het elke maand uren kost en fouten in je BTW-aangifte kunnen geven. Zie ook BTW-aangifte voorbereiden voor bol.com.
2. Voorraad, zodra je meer dan één kanaal hebt.
3. Verzending en klantenservice, als het aantal bestellingen per dag toeneemt.
4. Prijzen en content, als je assortiment groot genoeg is dat het loont.

Vragen die je aan elke integratie stelt

• Welke gegevens leest de koppeling, en heeft hij alleen leesrechten waar schrijven niet nodig is?
• Wat gebeurt er bij een retour, een annulering of een gedeeltelijke terugbetaling?
• Hoe worden dubbelen voorkomen, en hoe zie je een mislukte boeking?
• Wat kost het per maand, en wat gebeurt er als je bestellingsaantal groeit?
• Wie lost een fout op, en binnen welke tijd?

Kies liever één koppeling die je goed begrijpt dan vijf die elkaar in de weg zitten. Je kunt Schakel 30 dagen gratis proberen, en de prijzen staan op de site.