Bol.com boekhouding automatiseren: zo boek je orders, kosten en BTW zonder overtypen

Bol.com betaalt je periodiek uit, maar je boekhouding heeft per verkoop een factuur nodig en per kostensoort een boeking. Eén uitbetaling bevat daarom meerdere dingen tegelijk: de verkopen, de commissie, kosten voor pick en pack of verzending, en teruggestorte retouren.

Boek je alleen het bedrag dat op je rekening binnenkomt, dan klopt je omzet niet, kun je je marge niet meer aflezen en sluit je BTW-aangifte niet aan op wat je werkelijk verkocht hebt. Boek je het wel goed, dan is het veel handwerk: orders exporteren, kosten per soort uitzoeken, retouren apart crediteren en alles op de juiste grootboekrekening zetten.

Een volledige Bol.com-administratie bestaat uit vijf onderdelen. Elk daarvan kun je automatiseren.

• Verkoopfacturen: elke verkoop als factuur met artikelregels, de klant als contact en het ordernummer als referentie, zodat je een boeking altijd kunt terugvinden.
• Commissie en overige kosten: als inkoopfactuur, per kostensoort op een eigen grootboekrekening. Zo blijft je omzet je omzet en kun je je marge lezen. Zie ook commissie doorboeken in Moneybird.
• Retouren: een creditfactuur voor het bedrag dat daadwerkelijk is terugbetaald, niet voor de hele order. Hoe dat werkt lees je in Bol.com-retouren als creditfactuur.
• Uitbetalingen: de betaalspecificatie afstemmen op de facturen waar hij bij hoort, zodat het bedrag op je bank aansluit. Zie uitbetalingen afstemmen in Moneybird.
• BTW per regel: het juiste tarief per factuurregel, ook bij verkopen naar België of andere EU-landen. Meer daarover op de pagina over OSS en btw bij EU-verkoop.

Schakel haalt je Bol.com-bestellingen, kosten en uitbetalingen op en boekt ze in je boekhoudpakket. Voor Bol.com naar Moneybird betekent dat: een verkoopfactuur per verkoop, de commissie als inkoopfactuur, kosten gesplitst per soort, retouren als creditfactuur en de uitbetaling afgestemd op je facturen. Tarieven van 21%, 9% en 0% worden per regel toegepast en verkopen via Bol.com België krijgen het tarief van het bestemmingsland wanneer de btw-regels voor jouw situatie dat vragen (zie OSS en btw bij EU-verkoop).

Bij het opzetten kies je zelf op welke grootboekrekeningen de bedragen landen en zie je de eerste facturen in een voorbeeld voordat er iets definitief is. Daarna draait het op de achtergrond; mislukt een synchronisatie, dan wordt hij opnieuw geprobeerd en krijg je bericht als het blijft misgaan.

Elke combinatie heeft een eigen pagina. Kies hieronder het boekhoudpakket dat je gebruikt en lees wat er voor die combinatie geldt. Twijfel je welk pakket bij een webwinkel past, lees dan eerst de pagina over alle koppelingen.

Schakel boekt; het is geen boekhouder en geeft geen belastingadvies. Je BTW-aangifte doe je zelf of via je boekhouder, en welke grootboekrekeningen passen bij jouw administratie bepaalt jouw administratie. Controleer het voorbeeld bij het opzetten en kijk daarna af en toe of de boekingen kloppen met je verwachting.

Wat Bol.com via zijn API beschikbaar maakt, bepaalt wat er opgehaald kan worden. Lees voor de details de pagina over Bol.com en Moneybird en de automatiseringen voor Bol.com.