Als je via Shopify verkoopt aan bedrijven in andere EU-landen, kom je vroeg of laat het begrip btw verlegd tegen. In het Engels heet dit “reverse charge”. Het klinkt simpel, maar in de praktijk gaat er op drie plekken iets mis: in Shopify, in de boekhouding en op de factuur zelf. In dit artikel leggen we uit hoe btw verlegd werkt voor EU-B2B-verkopen, wat de veelgemaakte fouten zijn en hoe je met Schakel de boekhoudkundige verwerking in Moneybird volledig automatiseert.
Wat is btw verlegd?
Btw verlegd (of: de verleggingsregeling) is een EU-brede regel die van toepassing is op grensoverschrijdende leveringen aan btw-plichtige bedrijven. In plaats van dat jij als verkoper btw berekent en afdraagt aan de Belastingdienst, verlegt de btw-plicht naar de koper. Die verwerkt de btw als verschuldigde btw in zijn eigen aangifte in het eigen land.
Op de factuur staat dan 0% btw, met de vermelding “btw verlegd” of in het Engels “reverse charge VAT”. Het btw-nummer van de klant moet altijd op de factuur staan. Ontbreekt dit nummer, of is het ongeldig, dan mag je de verlegging niet toepassen en ben je als verkoper zelf btw verschuldigd.
Wanneer geldt btw verlegd?
Btw verlegd geldt bij grensoverschrijdende B2B-leveringen van goederen of diensten wanneer:
- De koper een btw-plichtig bedrijf is in een ander EU-land
- De koper een geldig EU-btw-nummer heeft
- Het gaat om een intracommunautaire levering (ICL) of dienst
Voor leveringen aan bedrijven buiten de EU gelden de exportregels en is er sowieso 0% btw van toepassing, maar zonder de EU-verleggingsregeling.
Btw verlegd in Shopify: hoe werkt het?
Shopify ondersteunt btw verlegd voor EU-bedrijven, maar de instelling is niet altijd vanzelfsprekend correct. In Shopify kun je klanten instellen als “zakelijk” en een btw-nummer opslaan. Wanneer een Europese zakelijke klant met een geldig btw-nummer een bestelling plaatst, berekent Shopify automatisch 0% btw.
Veelgemaakte Shopify-valkuilen
In de praktijk zien we bij Shopify-shops regelmatig dezelfde problemen met btw verlegd:
Btw-nummer niet gevalideerd. Shopify slaat btw-nummers op, maar valideert deze niet altijd automatisch via de VIES-database van de EU. Een ongeldig of inactief btw-nummer geeft toch 0% btw, terwijl dat boekhoudkundig en fiscaal niet correct is. Controleer btw-nummers altijd via het VIES-portaal van de Europese Commissie.
Btw-nummer niet ingevuld door klant. In Shopify kunnen klanten zelf een btw-nummer invullen bij het afrekenen, maar dit veld is niet altijd goed zichtbaar of verplicht. Hierdoor plaatsen zakelijke klanten soms een bestelling zonder btw-nummer, waarna Shopify gewoon de normale btw berekent. Je klant krijgt dan een factuur met btw in plaats van “verlegd”.
Shopify B2B-portaal niet ingesteld. Shopify biedt een apart B2B-portaal voor groothandel en zakelijke klanten. Als je hier geen gebruik van maakt, kan de btw-verlegging niet automatisch worden toegepast. Zorg dat je de btw-instellingen onder “Settings > Taxes and duties” correct hebt staan voor de EU.
Factuuromschrijving mist wettelijke vermeldingen. Een factuur met btw verlegd moet specifieke tekst bevatten: “btw verlegd” of “reverse charge” en het btw-nummer van de klant. Shopify zelf genereert geen volwaardige facturen. Dat is precies waar Moneybird en Schakel het werk overnemen.
Btw verlegd correct boeken in Moneybird
In Moneybird zijn intracommunautaire leveringen (ICL) een aparte categorie. Je boekt ze op een specifieke grootboekrekening voor ICL-omzet, en het btw-tarief is 0% met de code “ICL” of “btw verlegd”. In je btw-aangifte komen deze leveringen terecht in de rubriek voor intracommunautaire leveringen.
Als je dit handmatig doet voor elke Shopify-bestelling, kost dat enorm veel tijd. Je moet per bestelling:
- Controleren of het om een EU-bedrijf gaat met een geldig btw-nummer
- Een factuur aanmaken in Moneybird met 0% btw (ICL)
- Het btw-nummer van de klant op de factuur zetten
- De juiste grootboekrekening koppelen
- De omschrijving “btw verlegd” toevoegen
Bij een handvol bestellingen per maand is dit te doen. Maar als je tientallen of honderden zakelijke bestellingen verwerkt, is dit onhoudbaar.
Grootboekrekeningen voor btw verlegd in Moneybird
Voor ICL-leveringen gebruik je in Moneybird doorgaans de volgende rekeningindeling:
- Omzetrekening ICL (bijv. 8010): Voor omzet op intracommunautaire leveringen
- Btw-tarief 0% ICL: Standaard aanwezig in Moneybird, gekoppeld aan de juiste rubriek in de aangifte
Vraag je boekhouder welke rekeningen in jouw specifieke administratie van toepassing zijn. Schakel laat je per type transactie de grootboekrekening instellen.
Hoe Schakel btw verlegd automatiseert
Schakel leest bij elke Shopify-bestelling de btw-informatie uit. Als Shopify 0% btw heeft berekend voor een EU-zakelijke klant, herkent Schakel dit als een intracommunautaire levering. De factuur wordt dan automatisch aangemaakt in Moneybird met:
- Het btw-tarief 0% ICL op de juiste grootboekrekening
- Het btw-nummer van de klant op het Moneybird-contact en op de factuur
- De vermelding “btw verlegd” in de factuuromschrijving
- De bedrijfsnaam en het factuuradres van de zakelijke klant
Zo hoef je nooit meer handmatig te controleren of een bestelling als ICL geboekt moet worden. Schakel doet dat automatisch op basis van de btw-data uit Shopify.
Combinatie met andere btw-situaties
De meeste Shopify-webshops hebben niet uitsluitend EU-B2B-bestellingen. Naast btw verlegd verwerk je ook:
- Binnenlandse B2C-bestellingen op 21% of 9% btw
- EU-B2C-bestellingen via de OSS-regeling
- Export buiten de EU op 0% btw (exportregel)
Schakel verwerkt al deze scenario’s automatisch. Je hoeft niet per bestelling te bepalen welke btw-regel van toepassing is. Meer over hoe de OSS-regeling samenwerkt met btw verlegd lees je in ons artikel over de OSS-regeling voor Shopify en EU-verkopen.
Praktisch voorbeeld: B2B bestelling uit Duitsland
Stel: een Duits bedrijf plaatst een bestelling in jouw Shopify webshop. Ze hebben bij het afrekenen hun btw-nummer ingevuld. Shopify berekent 0% btw. Wat gebeurt er dan automatisch via Schakel?
Schakel ontvangt de bestelling en ziet dat er 0% btw is berekend voor een klant in Duitsland met een btw-nummer. Het systeem maakt een Moneybird-contact aan voor dit bedrijf (of koppelt aan een bestaand contact) met het btw-nummer in het veld voor EU-btw-nummers. Vervolgens wordt een factuur aangemaakt met 0% btw op de ICL-rekening, met “btw verlegd” in de omschrijving en het btw-nummer van de klant zichtbaar op de factuur.
Jij hoeft niets te doen. De factuur staat klaar in Moneybird, correct gecategoriseerd voor de btw-aangifte en klaar om te versturen naar de klant.
Controle en rapportage in Moneybird
Voor de btw-aangifte moet je per kwartaal de totale omzet op intracommunautaire leveringen kunnen rapporteren. Als alle bestellingen correct zijn geboekt via Schakel, kun je in Moneybird eenvoudig filteren op het btw-tarief “ICL” en de totalen per periode opvragen.
Naast de reguliere btw-aangifte heb je als leverende ondernemer ook de verplichting om een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) in te dienen. Hierin vermeld je per afnemer het totale bedrag aan ICL-leveringen. Met Moneybird als basis kun je deze opgaaf eenvoudig samenstellen, zolang de contacten zijn voorzien van de correcte btw-nummers. Schakel zorgt hier automatisch voor.
Meer over de algemene btw-verwerking vanuit Shopify naar Moneybird lees je in ons artikel over BTW verwerking in Moneybird vanuit Shopify. En als je ook werkt met zakelijke klanten die bestellen zonder EU-btw-verlegging, bekijk dan ons artikel over B2B facturen via Shopify naar Moneybird.
Checklist: btw verlegd goed geregeld
Gebruik deze checklist om na te gaan of je btw verlegd correct hebt ingesteld:
- Shopify verzamelt btw-nummers van zakelijke EU-klanten bij het afrekenen
- Shopify berekent 0% btw voor EU-bedrijven met geldig btw-nummer
- Btw-nummers worden gevalideerd (handmatig via VIES of via een app)
- Moneybird heeft een 0% btw-tarief “ICL” ingesteld
- Schakel is gekoppeld en ingesteld om ICL-bestellingen te herkennen
- Facturen bevatten “btw verlegd” en het btw-nummer van de klant
- Je dient per kwartaal een ICP-opgaaf in
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog