Shopify grootboekrekeningen in Moneybird: producten op de juiste plek boeken

Je Shopify webshop draait lekker, de bestellingen stromen binnen en je facturen worden aangemaakt in Moneybird. Maar boek je alles eigenlijk wel op de juiste grootboekrekening? Veel webshopondernemers gebruiken standaard één omzetrekening voor alle verkopen, terwijl een goede verdeling over grootboekrekeningen je veel meer inzicht geeft in je bedrijfsresultaten.

Waarom grootboekrekeningen belangrijk zijn

Een grootboekrekening is in feite een categorie waarin je je inkomsten en uitgaven groepeert. In Moneybird heb je standaard een aantal rekeningen aangemaakt, zoals “Omzet” en “Inkoopkosten”. Maar als je alles op één grote hoop gooit, mis je waardevolle informatie. Je weet dan wel hoeveel omzet je draait, maar niet welke productcategorieën het meest bijdragen.

Stel dat je een webshop hebt die zowel kleding als accessoires verkoopt. Als je alles op dezelfde omzetrekening boekt, kun je niet zien dat je kledingverkopen stagneren terwijl accessoires groeien. Door aparte grootboekrekeningen te gebruiken per productcategorie, krijg je direct inzicht in welke productlijnen rendabel zijn en welke aandacht nodig hebben.

Daarnaast vraagt de Belastingdienst bij bepaalde bedrijfsvormen om een gedetailleerde jaarrekening. Een overzichtelijk grootboek maakt het opstellen hiervan een stuk eenvoudiger en bespaart je boekhouder uren werk.

Grootboekrekeningen inrichten in Moneybird

Moneybird biedt standaard een beperkt aantal grootboekrekeningen, maar je kunt er zoveel aanmaken als je nodig hebt. De kunst is om een balans te vinden tussen detail en overzichtelijkheid. Te weinig rekeningen en je mist inzicht, te veel en je raakt het overzicht kwijt.

Een praktische aanpak is om grootboekrekeningen aan te maken die aansluiten bij je Shopify productcategorieën. Verkoop je via Shopify in de categorieën “Elektronica”, “Accessoires” en “Software”, dan maak je in Moneybird drie aparte omzetrekeningen aan. Zo zie je in één oogopslag hoe elke categorie presteert, zonder dat je door individuele facturen hoeft te bladeren.

Bij het aanmaken van grootboekrekeningen in Moneybird ga je naar Instellingen, vervolgens Grootboekrekeningen en dan Nieuw. Geef de rekening een duidelijke naam die overeenkomt met je Shopify categorie en kies het type “Omzet”. Vergeet niet om het juiste BTW-tarief te koppelen als dat afwijkt per productcategorie, iets wat je verder kunt inrichten via de BTW-instellingen voor Shopify en Moneybird.

Shopify productcategorieën slim structureren

De manier waarop je je producten in Shopify organiseert, heeft directe invloed op hoe schoon je boekhouding eruitziet. Shopify werkt met product types, collecties en tags. Voor je boekhouding is het product type het meest relevant, omdat dit het eenvoudigst te koppelen is aan een grootboekrekening.

Denk vooraf na over welk detailniveau zinvol is. Een webshop met tien producten heeft waarschijnlijk genoeg aan twee of drie grootboekrekeningen. Maar als je honderden producten verkoopt over verschillende categorieën, loont het om specifieker te zijn. De vuistregel is: als je in je kwartaalcijfers wilt kunnen zien hoe een categorie presteert, verdient die categorie een eigen grootboekrekening.

Houd er ook rekening mee dat je productcategorieën consistent moeten zijn. Als je in Shopify soms “T-shirt” en soms “T-shirts” of “Tshirt” gebruikt als product type, worden die als verschillende categorieën gezien. Een opschoonactie in Shopify voordat je de koppeling inricht bespaart je later hoofdpijn in je boekhouding.

De koppeling tussen Shopify en Moneybird automatiseren

Het handmatig toewijzen van grootboekrekeningen bij elke factuur is niet alleen tijdrovend, het is ook een bron van fouten. Bij elke bestelling moet je controleren welke producten erin zitten, de juiste rekening selecteren en zorgen dat het BTW-tarief klopt. Doe je dat bij twintig bestellingen per dag, dan ben je snel een uur kwijt aan werk dat eigenlijk geen menselijke aandacht vereist.

Schakel maakt het mogelijk om Shopify product types automatisch te koppelen aan Moneybird grootboekrekeningen. Je stelt eenmalig in welk product type op welke rekening geboekt moet worden en vanaf dat moment gaat het vanzelf. Elke factuur die automatisch wordt aangemaakt via automatische Shopify facturatie bevat direct de juiste grootboekrekening per factuurregel.

Dit betekent dat een bestelling met zowel een “Elektronica” als een “Accessoire” product netjes wordt gesplitst over twee grootboekrekeningen op dezelfde factuur. Je boekhouding is vanaf het eerste moment correct, zonder dat je er naar hoeft om te kijken.

Veelgemaakte fouten bij grootboekrekeningen

De meest voorkomende fout is het gebruik van slechts één omzetrekening voor alle verkopen. Dit werkt prima als je net begint, maar zodra je groeit en meer producten aanbiedt, mis je het inzicht dat je nodig hebt om goede beslissingen te nemen. Wanneer je boekhouder aan het eind van het jaar vraagt hoe je omzet per categorie is verdeeld, kun je alleen maar gissen.

Een andere veelgemaakte fout is het achteraf wijzigen van grootboekrekeningen. Als je halverwege het boekjaar besluit om je rekeningen anders in te delen, moet je alle eerdere facturen aanpassen. Dit is niet alleen veel werk, het kan ook leiden tot inconsistenties in je rapportages. Begin dus liever meteen goed en richt je grootboek in voordat je de automatische koppeling activeert.

Tot slot vergeten veel ondernemers om hun verzendkosten apart te boeken. Shopify voegt verzendkosten toe als aparte factuurregel. Door hier een specifieke grootboekrekening voor te gebruiken, zie je precies hoeveel je aan verzending factureert en kun je dit vergelijken met je werkelijke verzendkosten. In combinatie met de factuurtags in Schakel geeft dit een compleet financieel beeld.

Praktisch voorbeeld: webshop met drie productcategorieën

Neem als voorbeeld een webshop die diervoeding, speelgoed en verzorgingsproducten verkoopt. In Shopify stel je drie product types in: “Voeding”, “Speelgoed” en “Verzorging”. In Moneybird maak je drie omzetrekeningen aan met dezelfde namen.

Via Schakel koppel je elk product type aan de bijbehorende rekening. Wanneer een klant een zak hondenvoer en een kauwtouw bestelt, wordt de factuur automatisch aangemaakt met twee regels: de voeding op grootboekrekening “Voeding” en het speelgoed op “Speelgoed”. Aan het einde van het kwartaal open je je Moneybird rapportage en zie je direct dat voeding 60% van je omzet uitmaakt, speelgoed 25% en verzorging 15%.

Met die informatie kun je gerichte beslissingen nemen. Misschien investeer je meer in marketing voor verzorgingsproducten, of breid je je voedingsassortiment uit omdat die categorie het sterkst groeit. Zonder aparte grootboekrekeningen had je deze inzichten simpelweg niet gehad.

Aan de slag met je grootboekrekeningen

Een goed ingericht grootboek is de basis van een gezonde boekhouding. Door je Shopify productcategorieën slim te koppelen aan Moneybird grootboekrekeningen, bespaar je niet alleen tijd, maar krijg je ook het inzicht dat je nodig hebt om je webshop te laten groeien. Begin met het opschonen van je product types in Shopify, richt de bijbehorende rekeningen in Moneybird in, en laat de automatisering de rest doen.