Kortingscodes zijn een krachtig marketinginstrument voor elke Shopify webshop. Of je nu 10% korting geeft aan nieuwe klanten, een welkomstcode aanbiedt via social media of een uitverkoop draait, je hebt ongetwijfeld te maken met kortingen op bestellingen. Maar hoe verwerk je die kortingen correct in je boekhouding? En wat betekent dat voor je BTW-aangifte?
Waarom korting boeken ingewikkelder is dan je denkt
Op het eerste gezicht lijkt het simpel: een klant bestelt voor €100, krijgt 20% korting en betaalt €80. Je boekt €80 omzet, toch? In principe klopt dat, maar in de praktijk zijn er meer zaken om rekening mee te houden.
Ten eerste moet de korting op de factuur zelf zichtbaar zijn. De Belastingdienst vereist dat facturen het oorspronkelijke bedrag, de korting en het uiteindelijke factuurbedrag vermelden. Daarnaast is het BTW-bedrag gebaseerd op het bedrag na korting, niet op de oorspronkelijke prijs. Als je dit verkeerd boekt, klopt je BTW-aangifte niet.
Bij Shopify komt daar nog een laag complexiteit bij. Kortingscodes kunnen op het hele winkelmandje van toepassing zijn, op specifieke producten, of als vast bedrag. Elk type korting vereist een andere boekhoudkundige verwerking, zeker als je producten met verschillende BTW-tarieven verkoopt.
Hoe Shopify kortingen doorgeeft
Wanneer een klant een kortingscode toepast op een Shopify bestelling, registreert Shopify precies hoe de korting verdeeld wordt over de orderregels. Dit is essentieel voor een correcte boekhouding. Een percentage-korting op een winkelmandje met zowel 21% als 9% BTW-producten wordt proportioneel verdeeld over de regels.
Shopify maakt onderscheid tussen drie soorten kortingen: percentage-kortingen (bijvoorbeeld 15% op alles), vaste bedragen (€10 korting) en gratis verzending. Elk type heeft een andere impact op je factuur. Een gratis verzendingscode vermindert alleen de verzendkosten, terwijl een procentuele korting de productregels raakt.
Wat veel webshop-eigenaren niet weten, is dat Shopify ook automatische kortingen kan toepassen zonder code. Denk aan “koop 3, betaal 2” acties of volume-kortingen. Deze worden op dezelfde manier doorgegeven als handmatige kortingscodes, maar verschijnen niet altijd even duidelijk in je administratie als je ze handmatig overneemt.
De juiste manier om korting te boeken in Moneybird
In Moneybird heb je twee gangbare methoden om korting te verwerken op een verkoopfactuur. De eerste is de korting direct als negatief bedrag op de factuurregels tonen. De tweede is de productprijs al gecorrigeerd invoeren, zodat de factuurregel het bedrag na korting bevat.
Beide methoden zijn boekhoudkundig correct, maar voor transparantie richting de klant (en de Belastingdienst) heeft de eerste methode de voorkeur. Als de korting zichtbaar is op de factuur, is direct duidelijk waarom het factuurbedrag lager is dan de catalogusprijs. Dit voorkomt vragen van klanten en geeft een heldere audit trail.
Wanneer je dit handmatig doet voor elke bestelling, ben je al snel meer tijd kwijt aan de administratie dan aan het runnen van je campagne. Zeker bij een uitverkoop met tientallen bestellingen per dag is handmatige verwerking onhoudbaar. Meer weten over hoe automatische facturatie werkt? Lees dan onze gids over automatisch facturen aanmaken vanuit Shopify.
Hoe Schakel kortingscodes verwerkt
Schakel pakt de korting automatisch op uit de Shopify-bestelling en verwerkt deze correct op de Moneybird-factuur. De app leest de kortingsverdeling per orderregel en past het juiste bedrag toe, rekening houdend met het toepasselijke BTW-tarief per product.
Concreet betekent dit dat bij een bestelling met een 20% kortingscode op een product van €100 (21% BTW), Schakel een factuurregel aanmaakt voor €100 en een kortingsregel van -€20, beide gekoppeld aan het 21% BTW-tarief. Het BTW-bedrag wordt berekend over €80, precies zoals het hoort.
Bij gemengde bestellingen met producten onder verschillende BTW-tarieven wordt de korting proportioneel verdeeld. Als je winkelmandje €50 aan 21% producten en €50 aan 9% producten bevat en er een 10% korting geldt, krijgt elke product-categorie €5 korting. Zo klopt je BTW-berekening per tarief altijd.
Veelgemaakte fouten bij korting boeken
De meest voorkomende fout is het boeken van de korting op een aparte grootboekrekening in plaats van als correctie op de omzet. Dit leidt tot een te hoge omzet in je boekhouding en een apart kortingsbedrag dat je bij de BTW-aangifte weer moet verrekenen. Je boekhouder wordt hier niet blij van.
Een andere veelgemaakte fout is het negeren van de BTW-verdeling bij korting op gemengde bestellingen. Als je de korting volledig toewijst aan de 21% producten terwijl deze eigenlijk proportioneel verdeeld moet worden, draag je te weinig of te veel BTW af. Bij een controle door de Belastingdienst kan dit tot naheffingen leiden.
Tot slot vergeten veel ondernemers om de kortingscode zelf te vermelden op de factuur. Hoewel dit niet wettelijk verplicht is, helpt het bij het reconciliëren van je marketing-uitgaven. Als je kunt zien welke codes het meest gebruikt worden, kun je je marketingstrategie beter evalueren. Wil je weten hoe je tags en metadata kunt gebruiken? Bekijk dan ons artikel over factuurtags in Shopify en Moneybird.
Wat als een klant retourneert na korting?
Retouren bij bestellingen met korting vereisen extra aandacht. Als een klant een product retourneert dat met 20% korting is gekocht, moet de creditfactuur het werkelijk betaalde bedrag bevatten, niet de oorspronkelijke prijs. De klant krijgt immers het bedrag na korting teruggestort.
Schakel handelt dit automatisch af. Bij een gedeeltelijke retour in Shopify wordt de creditfactuur aangemaakt op basis van het bedrag dat de klant daadwerkelijk betaald heeft, inclusief de juiste BTW-berekening. Bij een volledige retour wordt de hele factuur gecrediteerd. Zo blijft je administratie altijd in balans, ongeacht hoe complex de retour is.
Praktisch voorbeeld: Black Friday uitverkoop
Stel je voor: het is Black Friday en je webshop draait een “25% korting op alles” actie. In vier dagen verwerk je 200 bestellingen, elk met een kortingscode. Zonder automatisering zou je voor elke bestelling handmatig de korting moeten berekenen, de juiste BTW-verdeling moeten bepalen en de factuur in Moneybird moeten aanmaken.
Met Schakel worden al die 200 bestellingen automatisch omgezet in correcte Moneybird-facturen, compleet met de juiste kortingsverwerking, BTW-berekening en eventuele betalingsregistratie. Je hoeft na de actie alleen je omzet te checken in plaats van een weekend lang facturen in te voeren.
Dit scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten die bij handmatige invoer onvermijdelijk optreden. Bij 200 facturen met kortingsberekeningen is de kans op een fout bij handmatige verwerking bijna 100%. Eén verkeerd BTW-tarief of een vergeten kortingsregel en je kwartaalafsluiting klopt niet meer.
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog