OSS-regeling voor Shopify: EU-verkopen in Moneybird

Verkoop je vanuit je Shopify webshop aan consumenten in andere EU-landen? Dan heb je waarschijnlijk te maken met de One Stop Shop (OSS) regeling. Sinds juli 2021 geldt deze regeling voor alle grensoverschrijdende B2C-verkopen binnen de EU. Voor Nederlandse webshophouders die Moneybird gebruiken voor hun boekhouding, brengt dit extra complexiteit met zich mee. In dit artikel leggen we uit hoe de OSS-regeling werkt en hoe je dit correct verwerkt in je administratie.

Wat is de OSS-regeling?

De One Stop Shop is een EU-breed systeem waarmee je BTW over grensoverschrijdende verkopen aan consumenten kunt afdragen via één aangifte in je eigen land. Voorheen moest je je als webshop registreren voor BTW in elk EU-land waar je boven de drempel verkocht. Met de OSS hoeft dat niet meer, zolang je je aanmeldt bij de Belastingdienst.

De belangrijkste regels op een rij:

• De drempel is €10.000 per jaar aan grensoverschrijdende EU-verkopen (alle landen samen)
• Boven deze drempel bereken je het BTW-tarief van het land van de klant
• Je doet per kwartaal een aparte OSS-aangifte bij de Belastingdienst
• Je hoeft je niet in elk afzonderlijk EU-land te registreren

Waarom is dit lastig voor Shopify webshops?

Shopify kan automatisch het juiste BTW-tarief berekenen op basis van het land van de klant. Dat deel werkt goed. Het probleem zit in de boekhouding: elke verkoop moet worden geboekt met het correcte buitenlandse BTW-tarief, op de juiste grootboekrekening, en apart worden gerapporteerd voor de OSS-aangifte.

Als je dit handmatig doet, betekent dat voor elke bestelling uit een ander EU-land controleren welk BTW-tarief is toegepast, de factuur handmatig aanmaken in Moneybird met het juiste tarief, en bijhouden welke omzet bij welk land hoort. Bij tientallen of honderden bestellingen per maand is dat onbegonnen werk.

BTW-tarieven per EU-land

Elk EU-land heeft zijn eigen standaard BTW-tarief. Enkele voorbeelden die relevant zijn voor Nederlandse webshops:

• Duitsland: 19%
• België: 21%
• Frankrijk: 20%
• Spanje: 21%
• Italië: 22%
• Oostenrijk: 20%

In Moneybird moet je voor elk land een apart BTW-tarief instellen. Vervolgens moet elke factuur het tarief van het juiste land gebruiken. Dit is precies het soort werk waar automatisering het verschil maakt.

Hoe Schakel de OSS-boekhouding automatiseert

Schakel detecteert automatisch het land van de klant bij elke Shopify bestelling. Op basis daarvan wordt het correcte BTW-tarief toegepast in Moneybird. Je hoeft niet handmatig te controleren of een bestelling uit Duitsland het Duitse tarief heeft gekregen, of dat een Franse bestelling op 20% staat. Dit gebeurt allemaal automatisch.

Daarnaast zorgt Schakel ervoor dat de omzet per land correct wordt geboekt. Dit maakt het veel eenvoudiger om aan het einde van het kwartaal je OSS-aangifte samen te stellen. Je kunt in Moneybird eenvoudig filteren op BTW-tarief en land om de totalen per EU-land op te vragen.

De OSS-aangifte voorbereiden

Elke kwartaal moet je een OSS-aangifte indienen bij de Belastingdienst. Hiervoor heb je per EU-land de totale omzet en afgedragen BTW nodig. Wanneer al je Shopify bestellingen correct in Moneybird staan met het juiste BTW-tarief per land, is het samenstellen van deze aangifte een kwestie van de juiste rapporten exporteren.

Veel boekhouders en accountants waarderen het wanneer de administratie al op orde is. Door je Shopify bestellingen automatisch te synchroniseren met de correcte BTW-tarieven, bespaar je niet alleen jezelf tijd, maar ook je boekhouder. Dat scheelt uiteindelijk ook in de kosten voor je boekhouding. Meer over het automatiseren van je BTW-verwerking voor Shopify en Moneybird lees je in ons eerdere artikel.

Veelgemaakte fouten bij OSS-boekhouding

In de praktijk zien we regelmatig dezelfde fouten terugkomen bij webshops die de OSS-regeling handmatig verwerken:

Alle EU-verkopen op Nederlands BTW-tarief boeken. Dit is de meest voorkomende fout. Als je boven de €10.000 drempel zit, moet je het BTW-tarief van het land van de klant hanteren. Boek je alles op 21%, dan klopt je BTW-aangifte niet en loop je risico op naheffingen.

Geen aparte registratie per land. Voor de OSS-aangifte moet je per EU-land de omzet en BTW kunnen rapporteren. Als je alles op één hoop gooit, kun je de kwartaalaangifte niet correct invullen.

De drempel verkeerd berekenen. De €10.000 drempel geldt voor alle EU-landen samen, niet per land. Veel webshops denken dat ze er nog onder zitten, terwijl het totaal van alle landen al boven de drempel uitkomt.

Shopify instellingen voor OSS

Om de OSS-regeling correct te gebruiken, moet je ook je Shopify winkel goed instellen. Zorg ervoor dat je in Shopify onder “Settings > Taxes and duties” de optie hebt ingeschakeld om BTW te berekenen op basis van het land van de klant. Shopify noemt dit “EU Digital VAT” of toont dit onder de EU-belastinginstellingen.

Vervolgens is het belangrijk dat de prijzen in je webshop inclusief BTW worden weergegeven. In Nederland en de meeste EU-landen is dit verplicht voor B2C-verkopen. Shopify kan de prijs automatisch aanpassen op basis van het land, zodat je brutomarge gelijk blijft ongeacht het lokale BTW-tarief.

Wanneer je Shopify correct is ingesteld en gekoppeld aan Moneybird via Schakel, worden alle bestellingen automatisch verwerkt met het juiste BTW-tarief. Je kunt je dan richten op het groeien van je webshop in plaats van het bijhouden van je boekhouding. Lees ook hoe je je volledige Shopify boekhouding kunt automatiseren.

Wanneer je niet voor OSS kiest

De OSS-regeling is vrijwillig. Als je onder de €10.000 drempel blijft, mag je gewoon Nederlands BTW-tarief rekenen op al je EU-verkopen. Voor kleine webshops kan dit eenvoudiger zijn. Zodra je groeit en de drempel overschrijdt, is de OSS-regeling verplicht en moet je buitenlandse BTW-tarieven gaan hanteren.

Sommige webshops kiezen er bewust voor om zich direct aan te melden voor de OSS, ook onder de drempel. Dit kan voordelig zijn als het BTW-tarief in bepaalde landen lager is dan 21%. Je draagt dan minder BTW af over verkopen naar die landen.

Zakelijke klanten en OSS

De OSS-regeling geldt alleen voor B2C-verkopen (aan consumenten). Verkoop je aan zakelijke klanten met een geldig BTW-nummer in een ander EU-land, dan geldt de reguliere intracommunautaire levering (ICL) met BTW-verlegging. Deze bestellingen vallen dus niet onder de OSS. Schakel kan ook hiermee helpen door zakelijke klanten automatisch te herkennen en de juiste facturatie toe te passen.