Shopify Q2 BTW-aangifte: checklist voor Moneybird

31 juli is de deadline voor de BTW-aangifte over het tweede kwartaal. Voor webshop-eigenaren die Shopify gebruiken en hun administratie in Moneybird bijhouden, zijn er een paar specifieke zaken om te controleren voordat je de aangifte indient. Gebruik deze checklist om te zorgen dat alles klopt en je geen BTW mist of te veel betaalt.

1. Controleer alle Shopify-bestellingen van april tot en met juni

Begin met de basis: staan alle Shopify-bestellingen van 1 april tot en met 30 juni in Moneybird als facturen? Open Moneybird, filter op verkoopfacturen in de periode april tot en met juni en vergelijk het totaal met je Shopify-bestellingsoverzicht over dezelfde periode.

Een verschil duidt erop dat er bestellingen ontbreken. Dit kan komen door een tijdelijke onderbreking van de koppeling, een platformupdate in Shopify, of bestellingen die om een andere reden niet zijn gesynchroniseerd. Met Schakel kun je een handmatige hersync uitvoeren om eventuele gaten op te vullen. Controleer ook of je testbestellingen correct zijn uitgesloten of als nulbedrag zijn verwerkt, want die vertekenen anders je BTW-grondslag.

2. Verwerk alle retouren als creditnota’s

Elke terugbetaling of retour die in het tweede kwartaal heeft plaatsgevonden, moet in Moneybird als creditnota staan. Loop je Shopify-retouren van april tot en met juni door en controleer of elk geval een bijbehorende creditnota heeft. Ontbrekende creditnota’s blazen je omzet op en zorgen ervoor dat je te veel BTW afdraagt.

Dit is een van de meest voorkomende fouten bij de kwartaalaangifte: de retour staat in Shopify maar niet in de boekhouding. Een geautomatiseerde koppeling lost dit op doordat creditnota’s direct worden aangemaakt zodra een terugbetaling wordt verwerkt. Meer over hoe dit in de praktijk werkt lees je in ons artikel over creditfacturen en retouren in Shopify.

3. Controleer de BTW-tarieven per transactie

Niet alle producten vallen onder hetzelfde BTW-tarief. In Nederland geldt het hoge tarief van 21% voor de meeste goederen, maar voor bepaalde categorieën zoals bepaalde voedingsmiddelen, geneesmiddelen en boeken geldt 9%. Controleer of alle facturen in Moneybird het juiste tarief bevatten, met name als je producten in beide categorieën verkoopt.

Shopify past BTW-tarieven automatisch toe op basis van de productcategorie die je hebt ingesteld, maar fouten in de productconfiguratie leiden tot verkeerde BTW-coderingen in Moneybird. Loop producten met een ongewone of wisselende categorisering extra goed na. Meer over het correct instellen van BTW-tarieven in de Shopify-Moneybird koppeling vind je in ons artikel over BTW in Moneybird en Shopify.

4. Verwerk EU-verkopen via de OSS-regeling

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen? Dan moet je die omzet via de OSS-aangifte verantwoorden, niet via je reguliere Nederlandse BTW-aangifte. Controleer in Moneybird of alle EU-transacties met de juiste OSS-codering zijn aangemaakt en gescheiden staan van je Nederlandse omzet.

De drempel voor OSS is 10.000 euro per jaar aan EU-grensoverschrijdende B2C-omzet. Ben je die drempel de afgelopen periode gepasseerd, dan val je automatisch onder OSS voor het resterende jaar. Controleer je cumulatieve EU-omzet in Moneybird om te bepalen of dit voor jou van toepassing is. Meer informatie hierover vind je in ons artikel over OSS en EU-verkopen via Shopify.

5. Stem je bankrekening af op Moneybird

Voordat je de aangifte indient, is het verstandig om je bankrekening in Moneybird af te stemmen op je werkelijke rekeningafschrift. Importeer alle bankafschriften van april tot en met juni als je dat nog niet hebt gedaan en koppel openstaande regels aan de bijbehorende facturen.

Let op: Shopify Payments betaalt je bruto-omzet minus transactiekosten uit. Het bedrag op je bankafschrift is dus lager dan de som van je facturen. In Moneybird boek je de transactiekosten als separate kostenpost, zodat het saldo klopt. Hoe je dit correct verwerkt staat beschreven in ons artikel over Shopify-uitbetalingen en transactiekosten in Moneybird.

6. Genereer het BTW-rapport in Moneybird

Ga naar Rapporten in Moneybird en genereer het BTW-rapport over de periode 1 april tot en met 30 juni 2026. Dit rapport geeft je een overzicht van alle te betalen en te verrekenen BTW, uitgesplitst per tarief. Controleer of de bedragen overeenkomen met wat je verwacht op basis van je omzet en inkopen.

Afwijkingen in het rapport zijn altijd een signaal om nader te onderzoeken, niet om te negeren. Een bedrag dat te hoog of te laag lijkt, wijst bijna altijd op een boeking die niet klopt. Los dit op voordat je de aangifte indient, want een gecorrigeerde aangifte later indienen kost meer tijd en aandacht dan een correcte aangifte de eerste keer.

7. Dien de aangifte in via de Belastingdienst

Zodra je Moneybird-administratie klopt, dien je de BTW-aangifte in via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De deadline is 31 juli 2026. Dien op tijd in, ook als je een teruggave verwacht: een late aangifte leidt altijd tot een boete, ongeacht of je geld moet betalen of terugkrijgt.

Heb je een accountant, zorg dan dat je de gegevens uit Moneybird ruim voor 31 juli aanlevert zodat er tijd is voor controle en verwerking. Een exporteerbaar BTW-rapport uit Moneybird maakt dit eenvoudig.

Automatiseer je kwartaalroutine

De meeste stappen in deze checklist worden een stuk eenvoudiger als je Shopify en Moneybird automatisch gesynchroniseerd houdt. Schakel zorgt ervoor dat elke bestelling direct als factuur in Moneybird verschijnt en elke terugbetaling als creditnota wordt aangemaakt. Daardoor start je de kwartaalcontrole met een boekhouding die al grotendeels up-to-date is, in plaats van dat je eerst achterstallig werk moet wegwerken.

Voor een volledig overzicht van alle taken bij de kwartaalafsluiting lees je ons artikel over de kwartaalafsluiting checklist voor Shopify in Moneybird.