Kwartaalafsluiting Shopify: checklist voor webshops

Het einde van het kwartaal nadert en dat betekent dat het tijd is om je administratie op orde te brengen. Voor Shopify-webshophouders die met Moneybird werken, kan de kwartaalafsluiting een stressvolle klus zijn, zeker als je het handmatig doet. In dit artikel lopen we stap voor stap door een complete checklist, zodat je niets over het hoofd ziet en je boekhouding klopt voor de BTW-aangifte.

Waarom een kwartaalafsluiting belangrijk is

Veel ondernemers zien de kwartaalafsluiting als een verplicht nummer dat je zo snel mogelijk achter je wilt laten. Maar een goede afsluiting is meer dan alleen de BTW-aangifte indienen. Het is het moment om te controleren of je volledige administratie klopt, of alle facturen zijn verstuurd en of er geen gaten zitten in je boekhouding.

Een slordig afgesloten kwartaal leidt vaak tot problemen later in het jaar. Denk aan verkeerde BTW-bedragen, ontbrekende facturen of dubbele boekingen. Dat zijn precies de fouten die je wilt voorkomen. Door elk kwartaal even de tijd te nemen voor een grondige controle, bespaar je jezelf uren werk bij de jaarafsluiting.

Stap 1: Controleer openstaande bestellingen

Begin met het controleren van je openstaande bestellingen in Shopify. Zijn er orders die nog niet zijn afgerond, geannuleerd of terugbetaald? Openstaande bestellingen die al weken oud zijn, kunnen je administratie vertroebelen.

Ga in je Shopify-admin naar Bestellingen en filter op “Openstaand”. Bekijk elke bestelling en besluit: moet deze nog worden verzonden, geannuleerd of als verloren worden afgeboekt? Zorg dat je dit afhandelt voordat je het kwartaal afsluit, zodat er geen “zwevende” orders overblijven.

Stap 2: Verwerk alle retouren en creditfacturen

Retouren en terugbetalingen zijn een veelvoorkomende bron van fouten in de boekhouding. Als een klant een product retourneert en je maakt een terugbetaling aan in Shopify, moet er ook een creditfactuur worden aangemaakt in Moneybird. Gebeurt dit niet, dan kloppen je omzetcijfers en BTW-bedragen niet meer.

Met Schakel worden creditfacturen automatisch aangemaakt wanneer je een terugbetaling verwerkt in Shopify. Controleer aan het einde van het kwartaal of alle creditfacturen correct zijn verwerkt door het aantal terugbetalingen in Shopify te vergelijken met het aantal creditfacturen in Moneybird.

Stap 3: Stem betalingen af

Een van de belangrijkste stappen bij de kwartaalafsluiting is het afstemmen van je betalingen. De bedragen die je ontvangt via Shopify Payments, iDEAL of andere betaalmethoden moeten overeenkomen met wat er op je bankrekening staat.

In Moneybird kun je bankafschriften importeren en matchen met facturen. Controleer of alle uitbetalingen van Shopify Payments correct zijn gematcht. Let vooral op het verschil tussen bruto orderwaarde en netto uitbetaling, want Shopify houdt transactiekosten in. In ons artikel over Shopify betalingen in Moneybird lees je hier meer over.

Stap 4: Controleer BTW-tarieven

Nederland kent meerdere BTW-tarieven: 21% (standaard), 9% (verlaagd) en 0% (vrijgesteld of export). Controleer of je facturen de juiste tarieven bevatten. Dit is vooral belangrijk als je producten verkoopt met verschillende BTW-tarieven, of als je aan klanten buiten Nederland levert.

Voor verkopen binnen de EU aan consumenten geldt sinds 2021 de OSS-regeling. Als je deze drempel overschrijdt, moet je BTW afdragen in het land van de klant. Lees meer over hoe je dit afhandelt in ons artikel over de OSS-regeling voor Shopify webshops.

Stap 5: Controleer grootboekrekeningen

Worden je Shopify-inkomsten op de juiste grootboekrekeningen geboekt? Dit klinkt als een detail, maar verkeerde categorisering kan grote gevolgen hebben voor je financiele rapportages. Als je verzendkosten bijvoorbeeld op dezelfde rekening boekt als je productomzet, krijg je een vertekend beeld van je marges.

In Schakel kun je per producttype instellen op welke grootboekrekening de omzet wordt geboekt. Neem aan het einde van het kwartaal even de tijd om steekproefsgewijs te controleren of een paar facturen correct zijn gecategoriseerd.

Stap 6: Verzamel alle ontbrekende facturen

Niet alle kosten komen automatisch binnen. Denk aan facturen van leveranciers, marketingkosten, software-abonnementen of eenmalige uitgaven. Loop je e-mail en bankafschriften door om te controleren of je geen inkoopfacturen bent vergeten te boeken.

In Moneybird kun je eenvoudig zien welke bankregels nog niet zijn gematcht. Dit zijn potentiele ontbrekende facturen. Werk deze lijst helemaal af voordat je het kwartaal afsluit.

Stap 7: Maak een kwartaaloverzicht

Als alle voorgaande stappen zijn doorlopen, is het tijd om je kwartaalovcijfers te bekijken. In Moneybird kun je eenvoudig een resultatenrekening genereren voor het afgelopen kwartaal. Vergelijk deze met het vorige kwartaal en met dezelfde periode vorig jaar. Grote afwijkingen kunnen wijzen op fouten of op trends die aandacht verdienen.

Kijk specifiek naar:

• Totale omzet versus aantal bestellingen: is de gemiddelde orderwaarde veranderd?
• Retouren als percentage van de omzet: stijgt dit?
• BTW-bedragen: komen deze overeen met wat je verwacht op basis van je omzet?
• Openstaande debiteuren: zijn er klanten die nog niet hebben betaald?

Stap 8: Dien je BTW-aangifte in

Met alle voorgaande stappen afgevinkt, zou je BTW-aangifte geen verrassing meer moeten bevatten. In Moneybird kun je de BTW-aangifte genereren op basis van je boekhouding. Controleer de bedragen nog een keer voordat je indient bij de Belastingdienst.

De deadline voor de BTW-aangifte over Q1 2026 is 30 april 2026. Wacht niet tot het laatste moment, want als je fouten ontdekt heb je dan geen tijd meer om ze te corrigeren.

Automatiseer het met Schakel

Een groot deel van deze checklist kun je automatiseren met Schakel. Facturen worden automatisch aangemaakt in Moneybird zodra een bestelling binnenkomt in Shopify. Creditfacturen worden automatisch verwerkt bij retouren. BTW-tarieven worden correct toegepast op basis van het land van de klant. En grootboekrekeningen worden automatisch ingesteld per producttype.

Dat betekent dat je bij de kwartaalafsluiting alleen nog hoeft te controleren in plaats van alles handmatig in te voeren. Wat normaal uren kost, is met automatisering een kwestie van een half uur controleren.