Shopify abonnementen verwerken in Moneybird: zo doe je het goed

Abonnementen zijn voor veel Shopify-webshops een belangrijke bron van terugkerende inkomsten. Of het nu gaat om maandelijkse productboxen, software-licenties of serviceabonnementen: elke herhalende betaling moet ook in je boekhouding kloppen. Maar hoe verwerk je Shopify-abonnementen correct in Moneybird, en wat zijn de valkuilen?

Hoe werken abonnementen in Shopify?

Shopify ondersteunt abonnementen via apps zoals Recharge, Bold Subscriptions of de ingebouwde Shopify Subscriptions. Elke verlenging genereert een nieuwe bestelling in Shopify, vergelijkbaar met een reguliere eenmalige aankoop. Het grote verschil is dat deze bestellingen automatisch en periodiek binnenkomen, zonder dat de klant er actief iets voor hoeft te doen.

Dat klinkt eenvoudig, maar voor je boekhouding brengt dit specifieke uitdagingen mee. Een abonnementsbetaling die op de 1e van de maand binnenkomt moet in Moneybird aan de juiste periode worden toegerekend. Mislukte betalingen moeten als openstaande factuur worden geregistreerd. En als een klant zijn abonnement tussentijds wijzigt of opzegt, moet ook dat correct worden verwerkt.

Facturen aanmaken per verlengingscyclus

Met Schakel wordt elke Shopify-bestelling, inclusief abonnementsverlengingen, automatisch als verkoopfactuur in Moneybird aangemaakt. Zodra Shopify een nieuwe herhalende bestelling verwerkt, stuurt het platform een webhook naar Schakel, die vervolgens de factuur aanmaakt met alle relevante gegevens:

• Klantgegevens: naam, e-mailadres en eventueel BTW-nummer van de abonnee
• Productregel: het abonnementsproduct met de juiste omschrijving en prijs
• BTW-codering: het toepasselijke tarief op basis van je Shopify-productinstellingen
• Betaalregistratie: de factuur wordt direct als betaald gemarkeerd zodra de betaling is geslaagd

Het resultaat is dat je Moneybird-administratie altijd synchroon loopt met je abonnementsinkomsten in Shopify, zonder handmatig werk.

Mislukte betalingen: hoe verwerk je die?

Niet elke abonnementsbetaling slaagt. Verlopen creditcards, onvoldoende saldo of technische problemen kunnen ertoe leiden dat Shopify de betaling markeert als mislukt of in behandeling. In dat geval maakt Schakel wel een factuur aan, maar registreert het de betaling nog niet.

In Moneybird zie je de factuur dan als openstaand staan. Zodra Shopify de betaling alsnog verwerkt, wordt de factuur automatisch als betaald geregistreerd. Wordt de betaling uiteindelijk niet ontvangen en verloopt het abonnement, dan blijft de factuur open staan als oninbaar. Je kunt de factuur dan handmatig afboeken in Moneybird via een memoriaal of oninbare debiteuren boeken.

Voor een correcte administratie is het verstandig om periodiek je openstaande facturen in Moneybird te controleren op mislukte abonnementsbetalingen. Meer over het beheren van betalingen lees je in ons artikel over betalingen in Shopify en Moneybird.

BTW bij abonnementen: let op de periode

Voor de BTW-aangifte geldt als hoofdregel dat BTW verschuldigd is in de periode waarin de prestatie wordt geleverd, niet per se wanneer de betaling binnenkomt. Bij een maandabonnement dat op de 28e van de maand wordt verlengd voor de volgende maand, valt de BTW technisch gezien in de maand van de verlenging.

In de praktijk boekt Moneybird de factuur op de datum die Schakel meestuurde vanuit Shopify, dus de datum van de verlengingstransactie. Dit is voor de meeste webshops voldoende correct. Let wel op bij jaarabonnementen die vooraf worden betaald: strikt genomen moet je de BTW dan uitsmeren over de looptijd. Raadpleeg je boekhouder als je grote jaarlijkse abonnementsbedragen ontvangt.

De BTW-tarieven bij abonnementen volgen dezelfde regels als bij eenmalige aankopen. Verkoop je een softwareabonnement? Dan geldt 21% BTW. Lever je diensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen? Dan is de verlegd-BTW-regeling van toepassing. Meer hierover lees je in ons artikel over BTW verlegd bij EU B2B-verkopen.

Abonnement opzeggen of wijzigen

Als een klant zijn abonnement opzegt, stopt Shopify met het aanmaken van nieuwe verlengingsbestellingen. Er is in dat geval geen actie nodig in Moneybird: er worden simpelweg geen nieuwe facturen meer aangemaakt. Eerder gemaakte facturen blijven uiteraard staan.

Bij een tussentijdse opwaardering of downgrade van een abonnement maakt Shopify soms een aanpassingsboeking aan (een credit of extra charge). Schakel verwerkt ook deze aanpassingen als aparte facturen of creditnota’s, afhankelijk van of het een bijbetaling of terugbetaling betreft. Controleer bij planwijzigingen altijd of de bijbehorende boekingen correct in Moneybird zijn aangemaakt.

Grootboekrekeningen voor abonnementsinkomsten

In Moneybird wijs je factuurregels toe aan een grootboekrekening. Voor abonnementsinkomsten gebruik je typisch een aparte rekening onder “Omzet” om deze inkomstenstroom te onderscheiden van eenmalige verkopen. Dat maakt het eenvoudiger om in rapportages te zien hoeveel van je omzet terugkerend is.

Je kunt in Schakel instellen welke grootboekrekening standaard wordt gebruikt voor factuurregels. Gebruik je vaste productnamen voor abonnementen in Shopify, dan herken je ze makkelijk terug in Moneybird. Meer over het correct instellen van grootboekrekeningen lees je in ons artikel over grootboekrekeningen in Shopify en Moneybird.

Automatiseer je abonnementsadministratie

Abonnementen zorgen voor voorspelbare inkomsten, maar ook voor een constante stroom van facturen die correct geboekt moeten worden. Handmatig bijhouden kost te veel tijd en vergroot de kans op fouten. Met Schakel wordt elke abonnementsbetaling automatisch en direct verwerkt in Moneybird, zodat je administratie altijd actueel is zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Wil je beginnen met automatisch synchroniseren van je Shopify-abonnementen naar Moneybird? Probeer Schakel 30 dagen gratis en ontdek hoeveel tijd je bespaart.