Verzendkosten zijn een vast onderdeel van vrijwel elke Shopify-bestelling. Of je nu een vast tarief rekent, gratis verzending aanbiedt boven een bepaald bedrag of werkt met berekende tarieven op basis van gewicht, de verzendkosten moeten correct in je boekhouding terechtkomen. In de praktijk gaat het hier regelmatig mis, met als gevolg een foutieve BTW-aangifte of een boekhouder die vragen stelt bij je kwartaalcijfers.
Waarom verzendkosten apart boeken belangrijk is
Veel webshop-eigenaren boeken verzendkosten als onderdeel van de omzet, op dezelfde grootboekrekening als hun productverkopen. Hoewel dit boekhoudkundig niet per se fout is, mist je hiermee waardevol inzicht in je bedrijfsvoering. Door verzendkosten op een aparte grootboekrekening te boeken, zie je precies hoeveel je klanten bijdragen aan de verzendkosten en hoeveel je zelf bijlegt.
Daarnaast is het voor de BTW-aangifte relevant om te weten welk BTW-tarief van toepassing is op de verzendkosten. In Nederland volgen verzendkosten het BTW-tarief van de geleverde goederen. Verkoop je uitsluitend producten met 21% BTW, dan geldt ook 21% BTW op de verzendkosten. Maar bij een bestelling met zowel 21% als 9% producten wordt het ingewikkelder, want de verzendkosten moeten dan proportioneel verdeeld worden over de tarieven.
Voor een correcte BTW-verwerking tussen Shopify en Moneybird is het dus essentieel dat de verzendkosten op de juiste manier worden doorgeboekt. Handmatig uitrekenen hoe de verzendkosten verdeeld moeten worden over verschillende BTW-tarieven is tijdrovend en foutgevoelig.
Hoe Shopify verzendkosten registreert
Shopify biedt verschillende opties voor het instellen van verzendtarieven. Je kunt werken met vaste tarieven per zone, gratis verzending boven een drempelbedrag, berekende tarieven op basis van het gewicht of de afmetingen van de bestelling, of tarieven van externe verzenddiensten zoals PostNL of DHL. Elk van deze methoden resulteert in een verzendkostenregel op de bestelling.
Wat belangrijk is voor de boekhouding: Shopify behandelt verzendkosten als een aparte regel op de bestelling, los van de productregels. Dit maakt het mogelijk om de verzendkosten apart te verwerken in je boekhouding. Shopify registreert ook het BTW-bedrag op de verzendkosten, maar past standaard het hoogste BTW-tarief uit de bestelling toe op de volledige verzendkosten.
In de Nederlandse situatie is dit niet altijd correct. Als een bestelling producten bevat met verschillende BTW-tarieven, zou je de verzendkosten idealiter proportioneel moeten verdelen. Dit is een nuance die Shopify zelf niet afhandelt, maar die wel relevant is voor een correcte BTW-aangifte bij de Belastingdienst.
Verzendkosten op de factuur in Moneybird
In Moneybird kun je verzendkosten op verschillende manieren verwerken. De meest gebruikelijke methode is een aparte factuurregel met de omschrijving “Verzendkosten” en het juiste BTW-tarief. Je kunt deze regel koppelen aan een specifieke grootboekrekening, bijvoorbeeld “Doorberekende verzendkosten” of de standaard omzetrekening.
Het voordeel van een aparte grootboekrekening voor verzendkosten is dat je in je rapportages direct kunt zien hoeveel omzet je haalt uit productverkopen en hoeveel uit verzendkosten. Dit helpt bij het evalueren van je verzendstrategie. Als je ziet dat klanten nauwelijks bijdragen aan de werkelijke verzendkosten, kun je overwegen je tarieven aan te passen of de gratis-verzenddrempel te verhogen.
Als je wilt weten welke grootboekrekeningen je het beste kunt instellen voor je Shopify webshop in Moneybird, hebben we daar een apart artikel over geschreven.
Hoe Schakel verzendkosten verwerkt
Schakel pakt de verzendkosten automatisch op uit elke Shopify-bestelling en verwerkt ze als aparte factuurregel in Moneybird. Je kunt in de instellingen van de app kiezen op welke grootboekrekening de verzendkosten geboekt moeten worden. Standaard worden ze op een aparte omzetrekening gezet, zodat je direct inzicht hebt in de verzendkosteninkomsten.
De app handelt ook de BTW-verdeling correct af. Bij bestellingen met producten onder verschillende BTW-tarieven worden de verzendkosten proportioneel verdeeld, zodat de BTW-aangifte klopt. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten die bij handmatige verwerking vrijwel onvermijdelijk zijn.
Bij bestellingen met gratis verzending wordt er geen verzendkostenregel aangemaakt op de factuur, wat logisch is. De klant heeft immers niets betaald voor verzending, dus er is geen omzet om te boeken. Eventuele eigen verzendkosten die je maakt (PostNL, DHL) boek je apart als inkoopfactuur, los van de verkoopfactuur aan de klant.
Gratis verzending en de impact op je boekhouding
Gratis verzending is een populaire marketingstrategie, maar het heeft wel gevolgen voor je boekhouding. Als je gratis verzending aanbiedt, draag je zelf de verzendkosten. Deze kosten boek je als bedrijfskosten op een inkooprekening in Moneybird, bijvoorbeeld “Verzendkosten” onder de kostenrekeningen.
Het is belangrijk om dit onderscheid te maken: verzendkosten die je aan de klant doorberekent zijn omzet (en komen op de verkoopfactuur), terwijl de verzendkosten die je zelf betaalt aan de vervoerder bedrijfskosten zijn (en op een inkoopfactuur of bankregel staan). Door dit netjes te scheiden, heb je een helder beeld van je werkelijke marge per bestelling.
Veel webshop-eigenaren verwerken de verzendkosten die ze aan PostNL of DHL betalen als een maandelijkse bulkboeking. Dat is prima, zolang je het consistent doet. Het alternatief is per zending boeken, maar dat is bij honderden bestellingen per maand niet praktisch.
Retouren en verzendkosten crediteren
Bij retouren rijst de vraag: moeten de verzendkosten ook gecrediteerd worden? Het antwoord hangt af van je retourbeleid. Als je de volledige bestelling crediteert inclusief verzendkosten, moet de creditfactuur ook de verzendkostenregel bevatten. Bij een gedeeltelijke retour waar alleen producten worden teruggestuurd, blijven de verzendkosten doorgaans staan.
Schakel volgt hierin de gegevens uit Shopify. Als je in Shopify een retour verwerkt en daarbij de verzendkosten terugbetaalt, wordt dit automatisch meegenomen op de creditfactuur in Moneybird. Verwerk je alleen de producten als retour, dan blijft de oorspronkelijke verzendkostenregel onaangepast. Meer over het verwerken van retouren lees je in ons artikel over creditfacturen bij Shopify-retouren.
Veelgemaakte fouten bij het boeken van verzendkosten
De meest voorkomende fout is het boeken van alle verzendkosten op dezelfde rekening als de productomzet. Hierdoor is het onmogelijk om te analyseren hoeveel de verzendkosten daadwerkelijk bijdragen aan je omzet en hoeveel je er op toelegt. Bij een groeiende webshop kan dit het verschil zijn tussen een winstgevende en verlieslatende verzendstrategie.
Een andere veelgemaakte fout is het toepassen van het verkeerde BTW-tarief op verzendkosten. Sommige ondernemers rekenen standaard 21% BTW op verzendkosten, ook als de bestelling uitsluitend producten met het lage tarief bevat. Bij een controle door de Belastingdienst kan dit leiden tot correcties en naheffingen.
Tot slot vergeten veel ondernemers om de verzendkosten mee te nemen bij het reconciliëren van hun Shopify-uitbetalingen met hun bankrekening. De uitbetaling van Shopify Payments bevat de totale orderwaarde inclusief verzendkosten, minus transactiekosten. Als je de verzendkosten niet correct hebt geboekt, klopt de afstemming niet en heb je een verschil dat je moet uitzoeken.
Praktisch: verzendkosten instellen in Schakel
Het instellen van de verzendkostenverwerking in Schakel is eenvoudig. In de app ga je naar de instellingen en kies je de grootboekrekening waarop je de verzendkosten wilt boeken. Je kunt kiezen uit alle beschikbare omzetrekeningen in je Moneybird-administratie. Wij raden aan om een aparte rekening aan te maken, bijvoorbeeld “Doorberekende verzendkosten (8xxx)”, zodat je altijd inzicht hebt.
Zodra de instelling is opgeslagen, worden alle nieuwe bestellingen automatisch verwerkt met de verzendkosten op de juiste rekening. Bestaande facturen worden niet aangepast, dus als je halverwege het boekjaar overschakelt, heb je een knip in je rapportages. Het is daarom het beste om dit aan het begin van een nieuw kwartaal of boekjaar in te stellen.
De app verwerkt ook gecombineerde scenario’s correct: een bestelling met verzendkosten, kortingscodes en verschillende BTW-tarieven wordt volledig automatisch omgezet in een correcte Moneybird-factuur. Geen handmatig rekenwerk, geen fouten, geen stress bij de kwartaalafsluiting.
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog