“Automatiseren bespaart je uren per week” is makkelijk gezegd. Hoeveel het jou oplevert, hangt af van je eigen verkoop en van hoe je nu werkt. In plaats van een getal te beloven dat toch niet op jouw situatie past, kun je het beter zelf even narekenen. Voor het maken van facturen vanuit Shopify in Moneybird is dat verrassend eenvoudig.
Reken het eens uit
Pak een order en tel wat je er nu handmatig aan doet:
- Klantgegevens overnemen of een nieuw contact aanmaken.
- De productregels, kortingen en verzendkosten overtypen.
- Per regel het juiste BTW-tarief kiezen.
- De betaling registreren op de juiste rekening.
- Bij een retour of annulering een creditfactuur maken.
Reken rustig een paar minuten per order, en meer als je even moet zoeken of twijfelen over de BTW. Vermenigvuldig dat met je aantal orders per maand. Bij tien orders valt het mee. Bij honderd of meer praat je al snel over een dagdeel per maand dat opgaat aan overtypen, plus de tijd die je kwijt bent aan het rechtzetten van de fouten die er onvermijdelijk insluipen.
Dat laatste is het deel dat mensen vergeten mee te tellen. Een verkeerd bedrag of een gemiste creditfactuur kost niet alleen de correctie zelf, maar ook het zoekwerk om te ontdekken waaróm je maand niet klopt.
Wat automatisch overneemt
De koppeling tussen Shopify en Moneybird maakt bij elke betaalde bestelling automatisch een verkoopfactuur aan. Dezelfde stappen die je nu met de hand doet, gebeuren dan vanzelf:
- Productregels, kortingen en verzendkosten komen apart op de factuur, elk met het juiste BTW-tarief per regel.
- Bestaande contacten worden gevonden op e-mailadres. Alleen als er echt geen match is, wordt er een nieuw contact aangemaakt, zodat je klantenbestand niet vol dubbele contacten loopt.
- De factuur wordt meteen als betaald geregistreerd op de juiste rekening, zodat je administratie aansluit.
- Een refund in Shopify wordt een creditfactuur in Moneybird, voor precies het terugbetaalde bedrag.
Hoog, laag, verlegd en 0% worden per regel toegepast, en voor EU-verkopen kun je de OSS-instelling gebruiken. Werk je met B2B, dan kun je op basis van Shopify-tags of verkoopkanaal andere factuurregels laten gelden, inclusief verlegde BTW.
Wat je er niet mee verliest
Automatiseren betekent niet dat je de controle uit handen geeft. Standaard maakt Schakel de factuur aan zonder hem te versturen, dus je klant krijgt niets tenzij je dat zelf aanzet. Elke factuur zie je terug in het logboek, zodat je altijd kunt controleren wat er is gebeurd. En omdat het per bestelling werkt in plaats van in een grote batch aan het eind van de maand, loopt je boekhouding gelijk op met je verkoop in plaats van er weken op achter te lopen.
De tijd die je terugkrijgt
De winst zit niet alleen in de minuten per order. Het zit vooral in wat je niet meer hoeft te doen: niet meer een vaste avond per maand reserveren voor de administratie, niet meer terugzoeken waar een verschil vandaan komt, en niet meer het gevoel hebben dat je iets bent vergeten vlak voor de aangifte. Dat is lastiger in een getal te vangen, maar het is meestal de echte reden dat mensen overstappen.
Zelf uitrekenen wat het jou oplevert
De eerlijke conclusie is: hoeveel je bespaart, weet jij beter dan wij, want het hangt af van je aantal orders en je huidige werkwijze. Wil je zien wat er precies tussen Shopify en Moneybird overloopt en het zelf ervaren, bekijk dan de koppeling Shopify naar Moneybird. Je begint met dertig dagen onbeperkt, zonder creditcard, dus je kunt op je eigen orders zien wat het scheelt voordat je iets kiest.
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog