Steeds meer ondernemers combineren een online Shopify webshop met een fysieke verkooppunt via Shopify POS. Dat is een krachtige combinatie, maar het levert ook een boekhoudkundige uitdaging op: hoe zorg je ervoor dat zowel je online bestellingen als je kassatransacties correct en automatisch in Moneybird terechtkomen?
Het probleem: twee verkoopkanalen, dubbel administratiewerk
Shopify POS laat je in de winkel verkopen met dezelfde producten en voorraad als je webshop. Maar boekhoudkundig behandelt Shopify beide kanalen hetzelfde: elke transactie, of die nu online of via de kassa plaatsvindt, verschijnt als een bestelling in je Shopify backend.
Zonder automatisering moet je handmatig:
- Kassabonnen omzetten naar facturen of bonnen in Moneybird
- Contante betalingen apart registreren in je kasboek
- Pinbetalingen afstemmen met je bankafschriften
- Dagelijks je kassa sluiten en het verschil verwerken
Bij een drukke winkeldag met tientallen transacties kost dit proces al snel uren per week.
Hoe Schakel omgaat met Shopify POS
Schakel synchroniseert alle Shopify bestellingen naar Moneybird, inclusief POS-transacties. De integratie maakt onderscheid tussen verschillende betaalmethoden, zodat je boekhouding altijd klopt:
- Pinbetalingen (Shopify Payments): worden als factuur aangemaakt en direct als betaald geregistreerd via de bijbehorende uitbetaling
- Contante betalingen: worden verwerkt als factuur met betaling via de kasrekening die je in Schakel instelt
- Andere betaalmethoden (cadeaubon, tegoed): worden als aparte betalingsregel geregistreerd
Je hoeft zelf niets te doen. Zodra een kassamedewerker een bestelling afrondt, staat die binnen enkele minuten in Moneybird.
Kassabeheer: contant geld en pin apart bijhouden
Een veelgebruikte aanpak voor winkels met Schakel:
- Maak in Moneybird een aparte kasrekening aan voor je winkel (bijv. “Kassa winkel Amsterdam”)
- Stel in Schakel in dat contante POS-betalingen naar die kasrekening gaan
- Pinbetalingen koppel je aan je zakelijke rekening via de normale uitbetalingsafstemming
Met deze opzet zie je in Moneybird altijd precies hoeveel contant geld je kassa bevat en hoeveel er via pin is binnengekomen. Geen handmatig telwerk meer aan het einde van de dag.
Omzetrapportage per kanaal
Wil je weten of je webshop of je fysieke winkel meer oplevert? Met Schakel en de factuurtags-functie kun je POS-bestellingen automatisch labelen met een eigen tag, bijvoorbeeld “winkel”. Zo kun je in Moneybird of je boekhoudsoftware eenvoudig filteren op verkoopkanaal en de omzet per kanaal vergelijken. Meer hierover lees je in ons artikel over factuurtags instellen in Schakel.
Retouren en omruilingen via POS
Shopify POS maakt het eenvoudig om in de winkel producten te retourneren of om te ruilen. Elke retour via POS wordt als creditfactuur verwerkt in Moneybird, precies zoals online retouren. Hiervoor hoef je niets apart in te stellen, Schakel regelt dit automatisch. Lees meer over hoe creditfacturen werken in ons artikel over retouren.
Praktijkvoorbeeld: kledingwinkel met webshop
Een kledingwinkel in Utrecht verkoopt via een Shopify webshop en heeft twee fysieke filialen met Shopify POS. Voorheen moesten ze dagelijks kassarapporten handmatig verwerken in Moneybird. Met Schakel:
- Worden alle POS-transacties van beide filialen automatisch gesynchroniseerd
- Is de dagkascontrole teruggebracht van 30 minuten naar minder dan 5 minuten
- Hebben ze altijd een actueel overzicht van de gecombineerde omzet per dag
- Bespaart de boekhouder elk kwartaal meerdere uren aan afstemwerk
Shopify POS instellen in Schakel
De installatie is eenvoudig. Na het koppelen van je Shopify store aan Schakel via de standaard koppeling worden POS-transacties automatisch meegenomen. Wil je specifieke instellingen per betaalmethode of aparte grootboekrekeningen per filiaal, dan kun je dat via de geavanceerde instellingen in Schakel configureren.
Conclusie
Shopify POS en Moneybird zijn een krachtige combinatie voor omnichannel retailers. Met Schakel houd je beide verkoopkanalen automatisch gesynchroniseerd, zonder handmatig werk. Of je nu twee of twintig transacties per dag verwerkt, de boekhouding loopt altijd bij.
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog