Steeds meer Shopify ondernemers verkopen buiten Nederland. Denk aan klanten in Duitsland, België, Frankrijk of zelfs buiten de EU. Shopify maakt het eenvoudig om prijzen in verschillende valuta te tonen, maar zodra die bestellingen binnenkomen, begint de uitdaging: hoe verwerk je euro’s, ponden en dollars correct in je Moneybird administratie?
Waarom meerdere valuta een boekhoudkundige uitdaging zijn
Als je alleen in Nederland verkoopt, is je boekhouding relatief eenvoudig. Elke bestelling komt binnen in euro’s, je maakt een factuur aan in Moneybird en klaar. Maar zodra je Shopify Markets activeert en bestellingen in Britse ponden of Amerikaanse dollars ontvangt, wordt het ingewikkelder.
Je boekhouding in Moneybird draait namelijk altijd in euro’s. Dat betekent dat elke buitenlandse betaling omgerekend moet worden naar euro’s, en wel tegen de juiste wisselkoers op het moment van de transactie. De Belastingdienst verwacht dat je dit correct doet, want koersverschillen kunnen invloed hebben op je omzet en BTW-aangifte.
Daarnaast speelt het verschil tussen het bedrag dat Shopify toont en wat er daadwerkelijk op je bankrekening binnenkomt. Shopify Payments rekent namelijk een eigen wisselkoers, die vaak iets ongunstiger is dan de marktrente. Dit verschil moet je ook verwerken in je boekhouding.
Hoe Shopify Markets werkt met valuta
Shopify Markets is de functie waarmee je je webshop kunt aanpassen aan verschillende landen en regio’s. Je stelt per markt in welke valuta klanten zien, welke taal de winkel gebruikt en of je lokale domeinen wilt inzetten. Voor je klanten is de ervaring naadloos: zij zien prijzen in hun eigen valuta en betalen zoals ze gewend zijn.
Achter de schermen rekent Shopify alles terug naar je uitbetalingsvaluta, meestal euro’s. Bij elke bestelling slaat Shopify zowel het oorspronkelijke bedrag in de lokale valuta als het omgerekende eurobedrag op. Die informatie is cruciaal voor je boekhouding, want je factuur in Moneybird moet het juiste eurobedrag bevatten.
Het handmatig bijhouden van wisselkoersen en omrekeningen bij elke bestelling is niet alleen tijdrovend, het is ook foutgevoelig. Eén verkeerde koers kan doorwerken in je hele BTW-aangifte. Automatisering is hier geen luxe, maar een noodzaak.
Facturatie in Moneybird bij meerdere valuta
Moneybird ondersteunt facturen in vreemde valuta, maar daar zitten wel regels aan. De factuur wordt altijd ook omgerekend naar euro’s voor je administratie. Je kunt per factuur de valuta en wisselkoers instellen, waardoor je klant een factuur ontvangt in zijn eigen valuta terwijl je boekhouding netjes in euro’s blijft.
Bij het handmatig aanmaken van facturen moet je voor elke buitenlandse bestelling de juiste valuta selecteren, de wisselkoers invoeren en controleren of het eurobedrag overeenkomt met wat Shopify meldt. Bij tien internationale bestellingen per dag ben je hier al snel een uur per dag mee kwijt. En dan hebben we het nog niet over retouren en creditfacturen in vreemde valuta, die het nog complexer maken.
Met automatische facturatie via Schakel wordt dit proces volledig uit handen genomen. Elke Shopify bestelling wordt automatisch omgezet naar een Moneybird factuur, inclusief de juiste valuta en wisselkoers.
BTW bij internationale verkoop
Internationaal verkopen via Shopify brengt ook BTW-complexiteit met zich mee. Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, dan krijg je te maken met de One Stop Shop (OSS) regeling zodra je boven de drempel van €10.000 uitkomt. Dit betekent dat je BTW moet afdragen in het land van de koper, tegen het lokale tarief.
In Moneybird kun je verschillende BTW-tarieven instellen voor verschillende landen. Maar het correct toewijzen van het juiste tarief bij elke bestelling vergt aandacht. Een Duitse klant betaalt 19% BTW, een Franse klant 20% en een Belgische klant 21%. Als je dit handmatig doet bij elke factuur, is de kans op fouten groot.
De combinatie van verschillende valuta en verschillende BTW-tarieven maakt handmatige verwerking vrijwel onmogelijk zonder fouten. Lees meer over hoe je BTW correct instelt voor Shopify en Moneybird om je administratie waterdicht te maken.
Wisselkoersverschillen verwerken
Een aspect dat veel ondernemers over het hoofd zien is het wisselkoersverschil tussen het moment van bestelling en het moment van uitbetaling. Stel dat een klant een product koopt voor $50,00 wanneer de koers 1,10 is (dus €45,45). Maar wanneer Shopify je twee weken later uitbetaalt, is de koers 1,08, waardoor je €46,30 ontvangt.
Dit verschil van €0,85 moet je verwerken als koersresultaat in je boekhouding. Bij een paar bestellingen per maand is dit verwaarloosbaar, maar bij honderden internationale bestellingen kan dit oplopen tot honderden euro’s per kwartaal. De Belastingdienst verwacht dat je deze koersverschillen netjes boekt.
Schakel gebruikt de wisselkoers die Shopify hanteert op het moment van de bestelling, zodat je factuur altijd overeenkomt met de transactie. Eventuele koersverschillen bij uitbetaling kun je periodiek verwerken via je betalingsaflettering in Moneybird.
Praktische tips voor multi-valuta boekhouding
Als je net begint met internationaal verkopen via Shopify, zijn er een paar dingen die je meteen goed kunt inrichten. Begin met het activeren van de juiste valuta in Shopify Markets en stel per markt de prijzen in. Gebruik automatische prijsberekening of vaste prijzen, afhankelijk van je strategie.
Zorg ervoor dat je Moneybird administratie is voorbereid op buitenlandse facturen. Dit betekent de juiste BTW-tarieven aanmaken voor de landen waar je verkoopt, en je grootboekrekeningen inrichten voor koersverschillen. Je boekhouder kan je hierbij helpen als je niet zeker weet welke rekeningen je nodig hebt.
Het belangrijkste is om het proces vanaf het begin te automatiseren. Handmatig bijhouden van wisselkoersen, valuta en BTW-tarieven schaalt niet mee met je groei. Hoe meer internationale bestellingen je verwerkt, hoe meer tijd en fouten je bespaart met automatisering.
Klaar voor internationale groei
Internationaal verkopen via Shopify is een logische stap voor groeiende webshops. De technische kant, van Shopify Markets tot Moneybird facturatie, hoeft geen obstakel te zijn. Met de juiste tools en automatisering hou je je boekhouding op orde, ongeacht in hoeveel landen of valuta je verkoopt.
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog