Juli is aangebroken, en dat betekent één ding voor webshophouders: het eerste halfjaar is voorbij. De halfjaarafsluiting is het ideale moment om je Shopify boekhouding in Moneybird goed door te lopen, fouten te corrigeren en een helder beeld te krijgen van hoe je ervoor staat. In dit artikel lopen we stap voor stap door alles wat je moet controleren.
Waarom de halfjaarafsluiting zo belangrijk is
Veel ondernemers gaan pas aan het einde van het jaar intensief met hun boekhouding aan de slag. Dat is begrijpelijk, maar kostbaar. Fouten die in januari of februari zijn gemaakt, zijn in december veel lastiger te herstellen. Bij de halfjaarafsluiting heb je de luxe dat je zes maanden kunt overzien, bijsturen en het tweede halfjaar goed van start kunt laten gaan.
Concreet levert een goede halfjaarafsluiting je dit op:
- Je weet precies wat je omzet, kosten en marge zijn over Q1 en Q2
- Je hebt alle BTW-aangiftes over het eerste halfjaar correct verwerkt
- Je administratie in Moneybird is volledig gesynchroniseerd met Shopify
- Je kunt goed inschatten wat de tweede helft van het jaar financieel vraagt
Stap 1: Controleer of alle bestellingen zijn gesynchroniseerd
Begin met de basis: zijn alle Shopify bestellingen van 1 januari tot 30 juni aanwezig in Moneybird als factuur? Open Moneybird en filter facturen op de periode januari tot en met juni. Vergelijk het totaal met het aantal voltooide bestellingen in Shopify over diezelfde periode.
Kloppen de aantallen niet? Dan zijn er waarschijnlijk bestellingen gemist. Dit kan gebeuren als de verbinding tijdelijk offline was of als je recent van abonnement hebt gewisseld. Met Schakel kun je een handmatige hersync uitvoeren om eventuele gaten te dichten.
Stap 2: Verwerk openstaande creditfacturen
Retouren en terugbetalingen in het eerste halfjaar moeten allemaal verwerkt zijn als creditfactuur in Moneybird. Loop het overzicht van je terugbetalingen in Shopify door en controleer of elk daarvan een bijbehorende creditfactuur heeft in Moneybird. Ontbrekende creditfacturen geven een te hoog beeld van je omzet en kunnen je BTW-aangifte verstoren.
Lees meer over hoe dit automatisch werkt in ons artikel over creditfacturen en retouren in Shopify.
Stap 3: Stem je bankrekening af
Importeer alle bankafschriften van januari tot en met juni in Moneybird als je dat nog niet hebt gedaan. Controleer of alle uitbetalingen van Shopify Payments correct zijn gematcht met de bijbehorende facturen. Let op: Shopify betaalt je bruto omzet uit minus transactiekosten. Het is dus normaal dat het bedrag op je bankrekening lager is dan het totaal van je facturen.
Zijn er bankregels die nog niet gematcht zijn? Werk die nu af. Ongematchte regels aan het einde van het jaar zijn een veelvoorkomende bron van stress bij de jaarafsluiting. Doe het nu, terwijl je het nog vers hebt.
Stap 4: Controleer je BTW over het eerste halfjaar
Als je kwartaal-BTW-aangifte doet, heb je al twee aangiftes achter de rug: Q1 (deadline 30 april) en Q2 (deadline 31 juli). Controleer in Moneybird of de BTW-bedragen in je aangifte overeenkomen met wat er daadwerkelijk in je boekhouding staat.
Let ook op de OSS-regeling als je verkoopt aan consumenten in andere EU-landen. Heb je de drempel van 10.000 euro overschreden? Dan moet je BTW afdragen in het land van de klant via de OSS-aangifte. Meer hierover lees je in ons artikel over OSS en EU-verkopen via Shopify.
Stap 5: Maak een tussentijdse resultatenrekening
Genereer in Moneybird een resultatenrekening over het eerste halfjaar. Dit geeft je een helder overzicht van je omzet, kosten en brutomarge per categorie. Vergelijk de cijfers met dezelfde periode vorig jaar. Zijn er afwijkingen? Grote stijgingen of dalingen? Dit is het moment om te begrijpen waarom, zodat je in het tweede halfjaar kunt bijsturen.
Let specifiek op:
- Omzet per productgroep of verkoopkanaal
- Retouren als percentage van de omzet (een stijging kan duiden op kwaliteits- of verwachtingsproblemen)
- Transactiekosten en marketingkosten als percentage van de omzet
- Openstaande debiteuren bij B2B-klanten
Stap 6: Controleer zakelijke klanten en factuurherinneringen
Als je ook aan zakelijke klanten levert, controleer dan of er nog openstaande facturen zijn. In Moneybird kun je eenvoudig filteren op onbetaalde facturen ouder dan 30 of 60 dagen. Stuur herinneringen en volg ze op. Het eerste halfjaar is een goed moment om je debiteurenadministratie op te schonen voordat er meer bij komt.
Stap 7: Archiveer en documenteer
Als alles klopt, is het slim om een snapshot te maken. Exporteer je resultatenrekening en balans per 30 juni als PDF en sla ze op. Dit geeft je een ijkpunt voor de rest van het jaar en maakt het leven van je accountant een stuk eenvoudiger bij de jaarafsluiting. Zorg ook dat alle inkoopfacturen, leveranciersfacturen en bonnen correct zijn geboekt en gearchiveerd in Moneybird.
Automatiseer de grote last
De meest tijdrovende onderdelen van de halfjaarafsluiting, het controleren of alle Shopify bestellingen zijn verwerkt als factuur en of alle retouren zijn omgezet naar creditfacturen, kun je volledig automatiseren met Schakel. Zodra een bestelling in Shopify binnenkomt, staat er binnen minuten een factuur in Moneybird. Wordt er terugbetaald? Dan volgt automatisch een creditfactuur.
Dat maakt de halfjaarafsluiting een stuk minder zwaar. In plaats van uren facturen handmatig invoeren, check je alleen of de getallen kloppen. Wat normaal een dagdeel kost, is met automatisering een kwestie van een uur.
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog