Shopify jaarafsluiting in Moneybird: stap-voor-stap gids

Als Shopify-eigenaar ben je misschien gewend aan de kwartaalafsluiting: facturen controleren, BTW verwerken, rekeningen afstemmen en het kwartaal sluiten. Maar de jaarafsluiting in Moneybird is een ander verhaal. Het is niet gewoon het vierde kwartaal nog een keer doen. Naast alle standaard stappen die je elk kwartaal uitvoert, moet je ook het volledige boekjaar overzien, openstaande posten afwerken en je boekhouding in de juiste staat brengen voor de jaarrekening en belastingaangifte.

De jaarafsluiting is meer dan een kwartaalafsluiting

Aan het einde van het jaar komt alles wat door het jaar heen iets scheef liep bij elkaar. Een retour die in maart niet correct is geboekt, een factuur uit oktober die nooit als betaald is gemarkeerd, een kleine terugkerende kosten die in de verkeerde periode is verwerkt: al dat soort dingen moeten gevonden en gecorrigeerd worden voordat je het jaar kunt afsluiten. Bij de kwartaalafsluiting kun je kleine onregelmatigheden doorschuiven naar het volgende kwartaal. Bij de jaarafsluiting is er geen volgend kwartaal.

Voor Shopify-webshop-eigenaren is deze uitdaging extra complex. Shopify genereert een constante stroom van bestellingen, retouren, cadeaubonnen, kortingscodes en betalingsdata. Al die informatie moet correct in Moneybird terechtkomen. Hoe meer maanden er voorbijgaan zonder gestructureerde afstemming, hoe meer werk de jaarafsluiting zal zijn. Een goede kwartaalroutine legt de basis voor een soepele jaarafsluiting. Voor een gestructureerde aanpak per kwartaal lees je meer in ons artikel over de Shopify kwartaalafsluiting checklist voor Moneybird.

Controleer alle Shopify-bestellingen van het afgelopen jaar

De eerste stap bij je jaarafsluiting is controleren of alle Shopify-bestellingen van het volledige jaar als facturen in Moneybird staan. In Shopify kun je via Analytics een volledig verkoopoverzicht exporteren met alle bestellingen voor het jaar. In Moneybird exporteer je alle verkoopfacturen over dezelfde periode. De totale netto-omzet in beide exports moet overeenkomen.

In de praktijk is er vaak een klein verschil. Dat kan ontstaan door testbestellingen, bestellingen die na het aanmaken van de factuur zijn geannuleerd, of cadeayboninkopen die anders zijn verwerkt dan de reguliere bestellingen. Loop de afwijkingen methodisch na en corrigeer ze een voor een. Bij honderden of duizenden bestellingen per jaar kan zelfs een klein procentueel verschil een betekenisvol bedrag vertegenwoordigen dat je liever tijdig ontdekt dan pas bij de jaarrekening.

Controleer ook of retouren correct zijn verwerkt. Elke retour die in Moneybird als creditfactuur staat, moet overeenkomen met een terugbetaling of gecrediteerde bestelling in Shopify. Een retour die wel in Shopify staat maar niet in Moneybird, vertekent zowel je omzet als je BTW-afdracht over het hele jaar.

BTW-reconciliatie over het volledige boekjaar

Zodra je hebt bevestigd dat alle bestellingen in Moneybird staan, voer je een volledige BTW-reconciliatie uit over het jaar. Tel je vier kwartaalaangiftes bij elkaar op en vergelijk het totaal met de som van alle BTW in Moneybird over dezelfde periode. Als er een verschil is, zijn er drie mogelijke oorzaken: een BTW-bedrag is onjuist geboekt, er is een correctie doorgevoerd in Moneybird nadat een aangifte al was ingediend, of een transactie is in de verkeerde periode geboekt.

Verkoop je aan EU-consumenten buiten Nederland en gebruik je de OSS-regeling, controleer dan ook of je jaarlijkse OSS-totaal reconcilieerbaar is. Elke kwartaalaangifte bevat verkopen per land en per BTW-tarief, en het totaal moet overeenkomen met de OSS-gecodeerde transacties in Moneybird. Dezelfde systematische aanpak die je voor de kwartaalaangifte gebruikt, werkt ook op jaarbasis. Meer over de juiste verwerking lees je in ons artikel over de BTW-aangifte voor Shopify-webshops in Moneybird.

Openstaande facturen en oninbare vorderingen

De jaarafsluiting is het goede moment om je openstaande facturenlijst door te lopen. Een factuur die meer dan negentig dagen openstaat en niet is betaald, wordt waarschijnlijk niet meer betaald. Je hebt dan twee opties: een laatste aanmaning sturen, of de factuur afboeken als oninbaar. In Moneybird boek je een oninbare vordering af door een creditnota aan te maken. Dit verwijdert het uitstaande bedrag van je debiteurenlijst en boekt het als een kostenpost.

Sla deze stap niet over. Openstaande facturen die nooit worden opgelost, blazen je debiteurensaldo op en geven een vertekend beeld van je liquiditeit. Je accountant zal vragen stellen over grote of oude openstaande posten, dus het is beter om hier zelf mee aan de slag te gaan voordat de jaarrekening wordt opgesteld. Een schone debiteurenlijst per 31 december is ook noodzakelijk voor een correcte balans in je jaarrekening.

Grootboekrekeningen controleren voor de jaarrekening

Voordat je je boekhouding overdraagt aan een accountant, doe je een systematische controle van je grootboekrekeningen in Moneybird. Elke rekening die aan het einde van het jaar een nulsaldo zou moeten hebben, moet ook echt nul zijn. Tussenrekeningen die je door het jaar heen hebt gebruikt voor betalingen onderweg, vooruitbetaalde kosten of transitorische posten moeten zijn afgerekend. Als een tussenrekening nog een saldo heeft, zoek dan uit waarom en boek de benodigde correcties.

Controleer ook je bankrekeningen in Moneybird: klopt het saldo per 31 december exact met het werkelijke banksaldo op die datum? Als er een verschil is, zoek dit dan op en corrigeer het voordat je exporteert. Een correcte bankaansluiting is de basis van een betrouwbare jaarrekening. Als je gedurende het jaar gebruik hebt gemaakt van een geautomatiseerde koppeling tussen Shopify en Moneybird, zijn veel van deze controles een stuk eenvoudiger, omdat transacties dan consistent worden geboekt zonder handmatige fouten. Meer over het opzetten van zo’n automatische workflow lees je in ons artikel over Shopify-boekhouding automatiseren met Moneybird.

Wat je accountant nodig heeft vanuit Moneybird

Als je boekhouding schoon en gereconcilieerd is, kun je de gegevens exporteren die je accountant nodig heeft. De meeste Nederlandse accountants starten met een proefbalans als vertrekpunt. In Moneybird genereer je dit via Rapporten. Exporteer de balans en de winst-en-verliesrekening per 31 december, samen met de debiteuren- en crediteurenopenposten.

Daarnaast willen de meeste accountants de bankafschriften en bijbehorende kasboekexports zien, zodat ze de volledigheid van de boekhouding kunnen toetsen. Heb je voorraad, dan moet je ook de voorraadwaardering per 31 december aanleveren als journaalpost. De meeste Shopify-webshops die verkopen op basis van inkoopprijs gebruiken FIFO of gewogen gemiddelde als waarderingsmethode. Moneybird beheert voorraad niet zelf, dus deze berekening doe je in een apart overzicht.

Tot slot: zodra je de jaarafsluiting hebt afgerond en de exports zijn gemaakt, vergrendel je het boekjaar in Moneybird zodat er geen nieuwe boekingen meer in de gesloten periode worden gedaan. Dit voorkomt dat achteraf binnengekomen facturen of correcties per ongeluk in het verkeerde jaar terechtkomen.