Een model aan Moneybird knopen is een middag werk. Het betrouwbaar krijgen is dat niet.
Zoek je op OpenAI en Moneybird, dan bedoel je meestal de API en niet het chatvenster: kan ik zelf een model aan mijn boekhouding knopen. Het antwoord is ja, dat kan, Moneybird heeft een prima API. Wij hebben het gedaan, alleen niet met OpenAI: de Schakel-assistent draait op DeepSeek en er zit geen OpenAI-account aan vast, ook niet dat van jou. Wat hieronder staat is wat er in de praktijk omheen moest, zodat je zelf kunt beslissen of je het wilt bouwen of gewoon aanzetten.
Hoe dat eruitziet
Wat de assistent doet
Wat deze automatisering doet, en wanneer.
-
Betalingen naast je openstaande facturen
Elke bankboeking wordt gescoord tegen je openstaande facturen, met de reden erbij: factuurnummer in de omschrijving, naam van de tegenrekening, of een bedrag dat maar bij één factuur past. Standaard krijg je een voorstel en boek jij.
-
De bon achter een afschrijving
Geld dat wegging zonder document kun je niet als kosten boeken en de btw erop krijg je niet terug. Schakel vraagt erom, herinnert je precies één keer en stopt daarna. Zeg je dat er geen bon is, dan stopt hij meteen.
-
Een foto wordt een inkoopfactuur
Je stuurt een foto of pdf, de leverancier, het bedrag, de btw en de datum worden eruit gelezen en er wordt gevraagd op welk project het hoort. Na je bevestiging staat de boeking in Moneybird met het bestand eraan vast en aan de bankboeking gekoppeld.
-
Alles wat je normaal in Moneybird aanklikt
Verkoopfacturen en offertes maken, een offerte omzetten in een factuur, uren schrijven en die uren factureren, contacten opzoeken, aanmaken en bijwerken, een betaling registreren en een creditfactuur maken.
Wat je zelf nog moet bouwen als je het model hebt
Het model laten praten met een API is het stuk dat in een middag lukt. Alles hieronder is het stuk dat daarna komt, en het is precies het stuk waar een half werkende boekhoudbot je geld kost in plaats van tijd bespaart.
Welke acties mag het model uitvoeren?
Wat jij aan tools meegeeft. Geef je het de hele API, dan kan het ook facturen verwijderen en versturen, en dat merk je bij de eerste keer dat het te enthousiast is.
Eén vaste lijst, waarin versturen en verwijderen bewust achteraan staan. Wat er niet in staat kan niet aangeroepen worden.
Grootboekrekening en btw-tarief per regel
Moneybird wil per factuurregel weten waar het heen boekt en onder welk tarief. Het model kiest dat anders zelf, en één verkeerde rekening zie je pas bij je kwartaalcijfers.
Je legt bij het instellen vast welke rekening en welke tarieven je gebruikt. Dat is de basis waar elke boeking op valt.
Contacten die dubbel ontstaan
Een factuur hangt aan een contact, dus een naam die net anders geschreven is levert een tweede klant op. Ontdubbelen achteraf is handwerk.
Er wordt eerst gezocht of het contact al bestaat, en een nieuw contact aanmaken is een aparte actie die je te zien krijgt voordat hij loopt.
Bankboekingen aan facturen koppelen
Klinkt simpel tot je het bouwt. Een verkeerde match zet een klant op betaald die niet betaald heeft, en dat terugdraaien in Moneybird is erger dan nooit gematcht te hebben.
Scoort van 0 tot 100 en stelt standaard alleen voor. Factuurnummer in de omschrijving met kloppend bedrag is 100, naam op een uniek bedrag 95, een uniek bedrag alleen 85. De drempel staat op 90.
Wat als het model zich vergist?
Dan staat het in je boeken. Terugdraaien kan, maar je moet het eerst zien, en daar was de automatisering nou juist voor.
Alles wat iets vastlegt toont eerst het concept en wacht op je ja. Een misverstand is dan een vraag in plaats van een correctie.
Bouw je het toch zelf, dan zijn dit de vier dingen die we zouden aanraden om eerst op te lossen: een gesloten actielijst, een bevestigingsstap, ontdubbelen op contacten, en niet automatisch boeken bij twijfel.
Wat het je scheelt
- Geen eigen sleutel, geen eigen hosting, geen tokenrekening die per maand verrast.
- De randgevallen zijn al opgelost: dubbele contacten, verkeerde matches, ontbrekende bonnen.
- Boekt niets bij twijfel, en zegt waarom het twijfelt.
- Je houdt de Moneybird-API in eigen hand: je trekt de toegang daar weer in.
Zo zet je het op
- 01
Autoriseer Schakel in Moneybird
Je geeft eenmalig toegang via Moneybird en kiest de administratie. Er komt geen zelfgemaakte sleutel in een .env-bestand aan te pas.
- 02
Leg je grootboek en btw vast
Welke rekening je omzet krijgt, welke tarieven je gebruikt en welke projecten er lopen. Dit is het deel dat je bij zelf bouwen ook had moeten doen, alleen dan in code.
- 03
Zet betalingen matchen op voorstellen
Standaard staat de assistent op voorstellen in plaats van boeken. Laat dat een paar weken zo, kijk of de voorstellen kloppen, en zet het daarna pas strakker als je dat wilt.
- 04
Stel de ondergrens voor bonnen in
Een zakelijke rekening staat vol met bankkosten en incasso’s waar nooit een bon bij komt. Met een minimumbedrag vraagt de assistent daar niet over, en blijft de rest wel de moeite waard om op te reageren.
Wat je nodig hebt
- Een Moneybird-administratie waar je beheerder van bent
- Een Schakel-account voor de chat en de instellingen
- Duidelijkheid over je grootboekrekening, btw-tarieven en projecten
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Automatisering instellenGerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Schakel koppelt ook twee systemen rechtstreeks aan elkaar. Kies er twee en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Gebruikt Schakel de OpenAI-API?
Nee. De assistent draait op DeepSeek. Er zit geen OpenAI-account aan vast en je kunt er ook geen eigen OpenAI-sleutel in zetten.
Kan ik zelf met de OpenAI-API aan Moneybird bouwen?
Ja. Moneybird heeft een API en een model kan die aanroepen. De vergelijking hierboven noemt wat er in de praktijk nog omheen moet voordat je het op je echte boeken durft los te laten.
Wat kost het draaien van het model mij?
Niets apart. Je betaalt de staffel van Schakel, niet per gesprek of per token. Er is geen aparte rekening bij een modelleverancier.
Kan het model de hele Moneybird-API aanroepen?
Nee. Het krijgt één vaste lijst acties en kan daarbuiten niets. Die lijst is bewust beperkt tot wat je in de chat wilt kunnen doen.
Boekt hij een betaling automatisch?
Standaard niet. Hij stelt voor, met de zekerheid en de reden erbij, en jij zegt ja. Automatisch boeken is een instelling die jij aan moet zetten en die pas boven de drempel iets doet.
Blijft het werken als Moneybird even uit de lucht is?
Dan lukt de actie op dat moment niet en zie je dat terug in plaats van dat er stilletjes iets misgaat. Er raakt niets kwijt.
Kun je OpenAI koppelen aan Moneybird?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van OpenAI en Moneybird, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Moneybird terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.