In je Moneybird ligt geld dat niemand meer opzoekt. Daar begint deze assistent.
Vooraf, zodat je niet verkeerd begint: Schakel koppelt je Moneybird niet aan OpenAI en niet aan een account dat je daar hebt. De assistent van Schakel draait op DeepSeek en werkt rechtstreeks in je administratie. Wat je daar in de praktijk aan hebt is minder abstract dan het klinkt. In vrijwel elke administratie staan onverwerkte bankboekingen, afschrijvingen zonder bon en geschreven uren die nooit op een factuur belandden. Dat is geen boekhoudkundig detail, dat is geld. Deze pagina gaat over wat daarmee gebeurt.
Hoe dat eruitziet
Wat de assistent doet
Wat deze automatisering doet, en wanneer.
-
Bankboekingen die blijven liggen
Je kunt vragen hoeveel er nog onverwerkt zijn, en je kunt de melding aanzetten zodat je het hoort in plaats van het te ontdekken. Verwerken zelf blijft een keuze die jij maakt.
-
De bon achter geld dat wegging
Zonder document geen kostenpost en geen teruggevraagde btw. Schakel vraagt erom, herinnert je één keer en stopt daarna, met een ondergrens zodat bankkosten en incasso’s buiten schot blijven. Zeg je dat er geen bon is, dan vraagt hij er niet meer om.
-
Uren die nog op een factuur wachten
Uren schrijven kan op het moment zelf, in één zin, op het juiste project. En je kunt vragen hoeveel declarabele uren er open staan, verdeeld over je projecten, en er meteen een factuur van laten maken.
-
Betalingen die aan de juiste factuur horen
Elke binnengekomen betaling wordt naast je openstaande facturen gelegd, met een zekerheid van 0 tot 100 en de reden erbij. Standaard krijg je een voorstel, en boeken doe jij.
Een model met je export, tegenover een model met toegang
Alle drie de dingen hierboven hebben hetzelfde nodig: iets dat blijft kijken, dat weet wat er al gebeurd is, en dat mag terugschrijven. Een chatvenster met een export erin heeft geen van die drie, hoe goed het model ook is.
Onverwerkte bankboekingen
Kan er iets over zeggen als jij ze erin plakt. Of jij ze erin plakt, hangt ervan af of je eraan denkt.
Kijkt zelf en zegt hoeveel er wachten. Je kunt het ook gewoon vragen en krijgt het aantal uit je eigen administratie.
Een afschrijving zonder bon
Weet niet dat hij bestaat, en weet al helemaal niet dat jij er vorige week ook al niets mee gedaan hebt.
Vraagt om de bon, herinnert je precies één keer en stopt dan. Stuur je hem, dan wordt hij geboekt en aan die bankboeking gekoppeld.
Uren die nooit gefactureerd zijn
Kan het rekensommetje maken over de regels die je aanlevert, en daar houdt het op.
Zegt hoeveel declarabele uren er open staan en op welke projecten, en maakt er na jouw ja een factuur van.
Onthouden wat al besproken is
Elk gesprek begint opnieuw. Wat je vorige maand hebt uitgelegd, leg je volgende maand weer uit.
Wat je uitlegt kan een kenniskaart worden, bijvoorbeeld dat een leverancier bij één project hoort. Je ziet wie de kaart schreef en kunt hem uitzetten.
Dit is ook precies de reden dat we het model niet als het interessante deel zien. Het interessante deel is dat er iets blijft kijken en dat het mag terugschrijven, met jouw bevestiging erbij.
Wat het je scheelt
- Kosten die je anders vergeet komen alsnog in je boeken, met de btw erbij.
- Uren die je op het moment zelf schrijft, in plaats van op zondagavond reconstrueert.
- Je weet hoeveel er nog te factureren valt zonder een rapport te draaien.
- Vragen om een bon stopt na één herinnering, dus het blijft te verdragen.
Zo zet je het op
- 01
Koppel je administratie
Toegang geef je in Moneybird zelf. Daarna kan de assistent lezen wat er open staat en, na jouw bevestiging, schrijven.
- 02
Vraag wat er blijft liggen
Hoeveel bankboekingen zijn nog onverwerkt, hoeveel declarabele uren staan er open, wat is er te laat. Dat verandert niets en geeft je meteen een beeld.
- 03
Zet het vragen om bonnen aan
Kies een ondergrens die bij je rekening past. Alles daaronder blijft met rust, alles daarboven krijgt één vraag en één herinnering.
- 04
Laat het onthouden wat het moet weten
Vertel één keer dat een vaste leverancier bij een bepaald project hoort. Dat wordt een kenniskaart en scheelt je die vraag elke volgende keer.
Wat je nodig hebt
- Een Moneybird-administratie waar je beheerder van bent
- Een bankrekening die in Moneybird is aangesloten, voor de boekingen en de bonnen
- Een Schakel-account voor de chat, de kaarten en de instellingen
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Automatisering instellenGerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Schakel koppelt ook twee systemen rechtstreeks aan elkaar. Kies er twee en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Loopt mijn Moneybird-data via OpenAI?
Nee. De assistent draait op DeepSeek en er is geen koppeling met OpenAI of met een account dat je daar hebt.
Verwerkt hij mijn bankboekingen zelf?
Hij zegt hoeveel er wachten en stelt bij binnenkomende betalingen een match voor. Boeken gebeurt na jouw ja, tenzij je automatisch boeken bewust aanzet.
Hoe vaak vraagt hij om een bon?
Eén keer, en daarna precies één herinnering. Reageer je dan nog niet, dan stopt het. Zeg je dat er geen bon is, dan stopt het meteen voor die boeking.
Kan hij uren factureren zonder dat ik kijk?
Nee. Je krijgt eerst te zien welke uren op welke factuur komen, en pas na je bevestiging staat er een concept in Moneybird.
Krijg ik hier de hele dag berichten van?
Alleen van de soorten die je aan hebt staan, en stille uren houden ze tot een normaal tijdstip vast. Je kunt in de chat zeggen welke je niet meer wilt.
Werkt dit ook als ik geen webshop heb?
Ja. Dit hangt aan één systeem, je Moneybird. Een verkoopkanaal is niet nodig, en de voorbeelden hierboven komen uit een schildersbedrijf.
Kun je Moneybird koppelen aan OpenAI?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van Moneybird en OpenAI, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
In welk OpenAI-project of welke lijst komen de taken terecht?
In het project of de lijst die je kiest. Zo staat alles op één plek in plaats van verspreid, en hangt opvolging niet van iemands geheugen af.