De vraag die je niet stelt, wordt nooit beantwoord. Daarom begint deze assistent zelf.
Voor de duidelijkheid vooraf: Schakel koppelt je Moneybird niet aan ChatGPT en niet aan een account dat je daar hebt. De assistent van Schakel is van onszelf en draait op DeepSeek. Het interessante verschil zit trouwens niet in het model. Een chatvenster, welk model er ook achter zit, wacht tot jij iets vraagt. Je administratie wacht niet: facturen worden te laat, offertes verlopen, bankboekingen stapelen zich op. Deze pagina gaat over de helft van de assistent die uit zichzelf begint, en over hoe je die stil krijgt als het te veel wordt.
Hoe dat eruitziet
Wat de assistent doet
Wat deze automatisering doet, en wanneer.
-
Rond je geld
Betaling ontvangen, en een gevonden betaling die nog bij een factuur gelegd moet worden. Die laatste komt met een zekerheid van 0 tot 100 en de reden, bijvoorbeeld het factuurnummer in de omschrijving of een bedrag dat maar bij één factuur past.
-
Rond je facturen en offertes
Een factuur die te laat wordt, een herinnering die verstuurd is, en een offerte die verlopen is zonder antwoord. Elk met het nummer, de klant en het bedrag erbij, zodat je niet hoeft door te klikken om te weten of het dringend is.
-
Rond je kosten
Een nieuwe inkoopfactuur met leverancier, bedrag en vervaldatum, en een verzoek om de bon achter een afschrijving. Dat verzoek komt één keer, met precies één herinnering erna, en heeft een ondergrens zodat bankkosten je niet lastigvallen.
-
Rond je overzicht
Het maandoverzicht met gefactureerd, ontvangen en nog open, een btw-herinnering als het kwartaal voorbij is, en een seintje als er bankboekingen onverwerkt blijven liggen.
Wat je mist als je het zelf moet vragen
Een chatvenster is een uitstekend antwoordapparaat en een waardeloze wekker. Bijna alles wat in een administratie misgaat, gaat mis omdat niemand op tijd keek. Dit is wat er uit zichzelf binnenkomt, en waarom dat het verschil maakt.
Een klant betaalt
Je komt erachter als je in de bank of in Moneybird kijkt. Tot die tijd blijf je die klant als openstaand zien.
Bericht met het factuurnummer, de klant, het bedrag inclusief btw en het project. Of, als het nog een voorstel is, met de zekerheid en de reden erbij.
Een factuur wordt te laat
Dat merk je bij het volgende rondje openstaande posten, en dat rondje schuift op als het druk is.
Bericht met factuurnummer, klant, bedrag en het aantal dagen dat het over tijd is. Ook als de herinnering al verstuurd is, hoor je dat.
Een offerte verloopt
Meestal helemaal niet. Een offerte waar niemand op reageert verdwijnt gewoon uit beeld.
Bericht met het offertenummer, de klant en het bedrag, zodat je zelf kunt besluiten of je er nog achteraan gaat.
Het einde van de maand
Je maakt tijd om te kijken, of je maakt die tijd niet. Meestal het tweede.
Maandoverzicht: gefactureerd, ontvangen op de bank, nog open. Drie getallen, in één bericht.
Het kwartaal is voorbij
De datum staat in je agenda, of hij staat er niet.
Een btw-herinnering met de deadline erbij. Nadrukkelijk een herinnering en geen berekende aangifte.
Als het je te veel wordt
Niet van toepassing, er komt immers niets binnen.
Elke soort is een aparte schakelaar, en je kunt het gewoon zeggen: zet die inkoopfacturen maar uit. Stille uren houden alles vast tot een normaal tijdstip.
De reden dat dit per soort een schakelaar is, is nogal praktisch: een automatisering die te veel stuurt wordt gedempt, en een gedempte automatisering meldt niets meer, ook niet het ene bericht dat je wel had willen zien.
Wat het je scheelt
- Je hoort het als er iets ligt, in plaats van als je toevallig kijkt.
- Elk bericht zegt in één regel wat er speelt, met het bedrag erbij.
- Alles is per soort uit te zetten, in je dashboard of gewoon in de chat.
- Stille uren houden meldingen vast, zodat je zondag niet begint met je debiteuren.
Zo zet je het op
- 01
Koppel je administratie
Toegang geef je in Moneybird zelf. Vanaf dat moment kan de assistent zien wat er open staat en wat er binnenkomt.
- 02
Begin met een handvol soorten
Zet de meldingen aan die je nu ook zou willen weten, meestal betalingen en te late facturen. De rest kun je er later bij zetten.
- 03
Stel je stille uren in
Buiten die uren wordt een melding vastgehouden in plaats van verstuurd. Zo blijft de rest bruikbaar zonder dat het je avond binnenkomt.
- 04
Stuur bij in de chat
Krijg je iets te vaak, zeg het dan gewoon. De assistent past de betreffende schakelaar aan en laat de rest staan.
Wat je nodig hebt
- Een Moneybird-administratie waar je beheerder van bent
- Een Schakel-account, waar je de meldingen en stille uren instelt
- Optioneel een zakelijk WhatsApp-nummer, als je de berichten op je telefoon wilt
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Automatisering instellenGerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Schakel koppelt ook twee systemen rechtstreeks aan elkaar. Kies er twee en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Krijg ik deze berichten in ChatGPT?
Nee. Er is geen koppeling met ChatGPT. De berichten komen in de chat in je Schakel-dashboard, en met de WhatsApp-uitbreiding ook op je telefoon.
Hoeveel berichten worden dit per week?
Dat hangt af van je administratie en van wat je aan hebt staan. Zet je alleen betalingen en te late facturen aan, dan is het meestal een paar per week.
Kan ik meldingen in de chat uitzetten?
Ja. Zeggen dat je een bepaalde soort niet meer wilt is genoeg. De assistent past die ene schakelaar aan en bevestigt wat er nu aan en uit staat.
Boekt de assistent een betaling zelf?
Standaard stelt hij alleen voor, met de zekerheid erbij, en boek jij. Automatisch boeken is een instelling die je zelf aan moet zetten en die alleen boven de drempel iets doet.
Is de btw-herinnering ook een aangifte?
Nee. Het is een herinnering dat het kwartaal voorbij is, met de deadline erbij. Vraag je om een btw-overzicht, dan krijg je de cijfers uit je eigen administratie, geen ingediende aangifte.
Wat gebeurt er als ik niet reageer?
Bij de meeste meldingen niets: het is een bericht, geen taak. Alleen bij een gevraagde bon komt er precies één herinnering, en daarna houdt het op.
Kun je Moneybird koppelen aan ChatGPT?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van Moneybird en ChatGPT, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
In welk ChatGPT-project of welke lijst komen de taken terecht?
In het project of de lijst die je kiest. Zo staat alles op één plek in plaats van verspreid, en hangt opvolging niet van iemands geheugen af.