Je administratie blijft van jou. Er komt alleen iemand bij die meekijkt en vraagt of hij mag boeken.
Je hebt Moneybird al en het werkt. De vraag is dus niet of AI leuk klinkt, maar wat er verandert in de administratie waar je bedrijf op draait. Eerlijk antwoord: in Moneybird zelf verandert er niets aan hoe het eruitziet. Wat erbij komt is een assistent die meekijkt, die je vragen kan beantwoorden uit je eigen cijfers, die zich meldt als er iets ligt, en die na jouw bevestiging boekt. Hij draait op DeepSeek, niet op Claude of ChatGPT, en je zet hem in Moneybird zelf weer uit. Hieronder staat wat dat de eerste dagen en weken betekent.
Hoe dat eruitziet
Wat de assistent doet
Wat deze automatisering doet, en wanneer.
-
Dag één: alleen kijken
Na het koppelen kun je meteen vragen stellen over je eigen cijfers. Dat verandert niets en is de beste manier om te zien of de assistent je administratie goed leest voordat je hem iets laat vastleggen.
-
De eerste week: het leert je gewoontes
Welke grootboekrekening je omzet krijgt, welke btw-tarieven je gebruikt, welke projecten lopen en welke leverancier meestal bij welk project hoort. Dat wordt vastgelegd als losse kaarten met de bron erbij, dus je ziet wat jij zelf hebt gezegd en wat de assistent zelf geconcludeerd heeft.
-
Daarna: het begint zelf
Betalingen worden naast je openstaande facturen gelegd, te late facturen en verlopen offertes komen langs, en aan het eind van de maand krijg je gefactureerd, ontvangen en nog open in één bericht. Elke soort is een schakelaar.
-
Wat er niet verandert
Moneybird blijft Moneybird, met dezelfde schermen, dezelfde nummering en dezelfde exports. Je boekhouder werkt gewoon door. Er komt geen laag tussen die je moet gebruiken om erbij te kunnen.
Wat je nu doet, en wat er straks anders gaat
Geen beloftes over uren per week, want dat hangt volledig af van hoe jouw administratie eruitziet. Wel per klus wat er concreet verschuift, zodat je zelf kunt inschatten of dat de moeite waard is.
Een factuur maken
Inloggen, contact zoeken, regels invoeren, btw kiezen, project kiezen, opslaan. Meestal op een moment dat je eigenlijk iets anders aan het doen was.
Eén zin typen, het concept nakijken, ja zeggen. Het contact wordt opgezocht in je eigen administratie, en het project komt uit wat de assistent over je bedrijf weet.
Een bonnetje verwerken
Het bonnetje ligt in je auto, in je jaszak of ergens in je fotorolletje, en wordt geboekt in de week dat je eindelijk aan je administratie toekomt.
Je stuurt de foto op het moment dat je hem hebt. Bedrag, btw en datum worden gelezen, je krijgt de vraag op welk project, en na je ja staat hij erin met de foto eraan vast.
Bankboekingen aflopen
Een lijstje dat groeit tot je er een middag voor uittrekt en per regel gaat zoeken bij welke factuur het hoorde.
Bij binnenkomst wordt er al een match voorgesteld, met de zekerheid en de reden. Jij zegt ja of nee, in de tijd die het kost om het te lezen.
Ontbrekende bonnen
Die komen aan het licht bij de kwartaalafsluiting, als niemand meer weet waar die afschrijving van drie maanden geleden over ging.
Je wordt erom gevraagd op het moment dat het gebeurt, met precies één herinnering erna. Daarna stopt het, en er zit een ondergrens onder zodat bankkosten je niet lastigvallen.
Weten hoe je ervoor staat
Inloggen en klikken tot je het scherm gevonden hebt dat het getal laat zien dat je zocht.
Vragen. Openstaand, omzet, btw dit kwartaal, kasstroom, uren die nog gefactureerd moeten worden. Vragen verandert nooit iets.
Als je ermee wilt stoppen
Niet van toepassing.
Je trekt de toegang in Moneybird zelf weer in. Wat er geboekt is blijft gewoon in je administratie staan, want het staat daar en niet bij ons.
Wat het je scheelt
- Je kunt beginnen met alleen vragen stellen en pas later iets laten boeken.
- Wat er geboekt wordt, heb je eerst als concept gezien.
- Wat het over je bedrijf weet staat in kaarten die je kunt lezen en uitzetten.
- Stoppen doe je in Moneybird, en je administratie blijft staan zoals hij is.
Zo zet je het op
- 01
Geef toegang in Moneybird
Eén keer autoriseren in Moneybird zelf, en kiezen om welke administratie het gaat. Geen wachtwoord delen, geen installatie.
- 02
Loop de instelwizard door
Grootboekrekening, btw-tarieven en projecten. Dit duurt een paar minuten en scheelt de assistent daarna elke keer een vraag.
- 03
Stel een week lang alleen vragen
Openstaand, omzet, btw, onverwerkte boekingen. Zo weet je of het klopt voordat je iets laat vastleggen, en dat is de volgorde die we zelf ook zouden aanhouden.
- 04
Zet er één ding bij tegelijk
Eerst bonnen, dan betalingen voorstellen, dan de meldingen die je wilt. Alles is per stuk aan en uit te zetten, ook gewoon door het in de chat te zeggen.
Wat je nodig hebt
- Een Moneybird-administratie waar je beheerder van bent
- Een Schakel-account voor de chat, de kenniskaarten en de instellingen
- Vijf minuten voor de instelwizard: grootboekrekening, btw-tarieven en projecten
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Automatisering instellenGerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Schakel koppelt ook twee systemen rechtstreeks aan elkaar. Kies er twee en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Verandert er iets aan mijn Moneybird zelf?
Nee. Dezelfde schermen, dezelfde nummering, dezelfde exports. Wat de assistent aanmaakt komt er gewoon in te staan als factuur, offerte of inkoopfactuur, en is niet van andere te onderscheiden.
Kan mijn boekhouder er last van hebben?
Niet meer dan wanneer je het zelf had ingevoerd. Alles staat in Moneybird op de plek waar het hoort. Wel is het handig om even af te stemmen welke grootboekrekening je gebruikt, want daar valt alles op terug.
Wat gebeurt er als ik stop?
Je trekt de toegang in Moneybird in en het houdt op. Alles wat er geboekt is blijft staan, want dat staat in jouw administratie en niet ergens bij ons.
Kan het iets weggooien?
Een factuur verwijderen staat wel in de lijst, maar helemaal achteraan en met dezelfde bevestigingsstap als de rest. Het gebeurt alleen als je er zelf om vraagt en daarna ja zegt.
Draait dit op Claude of ChatGPT?
Nee, op DeepSeek. Er is geen koppeling met Anthropic of OpenAI en je kunt geen eigen account of sleutel aansluiten.
Werkt dit met meerdere administraties?
Je koppelt per administratie, zodat een vraag of een boeking nooit per ongeluk in de verkeerde boeken terechtkomt.
Kun je Moneybird koppelen aan AI?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van Moneybird en AI, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
In welk AI-project of welke lijst komen de taken terecht?
In het project of de lijst die je kiest. Zo staat alles op één plek in plaats van verspreid, en hangt opvolging niet van iemands geheugen af.