Betalingen koppelen aan facturen
Schakel leest je onverwerkte bankboekingen en zoekt de openstaande factuur die erbij hoort. Voorstellen doen of zelf boeken, dat kies je.
- Onverwerkte bankboeking 12 sep SEPA 2026-0234 VAN BEEK INTERIEUR BV 595,00100 ZekerheidOpenstaande factuur 2026-0234 Van Beek Interieur B.V. 595,00
Voorstel Het factuurnummer staat in de omschrijving en het bedrag klopt tot op de cent.
- Onverwerkte bankboeking 12 sep OVERBOEKING ZOETENDAAL VOF 1.213,4795 ZekerheidOpenstaande factuur 2026-0228 Zoetendaal VOF 1.213,47
Voorstel De tegenpartij staat erbij en dit bedrag hoort bij precies één openstaande factuur.
- Onverwerkte bankboeking 13 sep SEPA CT, GEEN NAAM 842,3585 ZekerheidOpenstaande factuur 2026-0231 Van Dijk Ontwerp 842,35
Blijft staan Eén openstaande factuur heeft dit bedrag, en verder bevestigt niets het. Genoeg om te melden, te weinig om ongevraagd te boeken.
- Onverwerkte bankboeking 13 sep BETALING 2026-0219 200,0045 ZekerheidOpenstaande factuur 2026-0219 Bakker Interieur 495,00
Blijft staan Het kenmerk klopt, het bedrag niet. Een deelbetaling of een typefout, en boeken zou de klant op betaald zetten.
- Onverwerkte bankboeking 14 sep OVERBOEKING, GEEN KENMERK 250,0030 ZekerheidOpenstaande factuur Drie openstaande facturen van 250,00 250,00
Blijft staan Meerdere facturen delen dit bedrag en niets kiest ertussen. Een rond getal weegt daarbij nog lichter.
2 van de 5 halen een drempel van 90. In voorstellen verandert er niets in Moneybird tot jij ja zegt. Bij deze drempel komt er een match doorheen die niet klopt. Daar staat die standaard van 90 voor.
Onverwerkte bankboekingen zijn het werk dat blijft liggen. Elke boeking hoort bij een factuur, en elke keer doe jij hetzelfde: bedrag lezen, omschrijving lezen, de juiste factuur erbij zoeken.
Schakel doet dat zoeken. Het leest je onverwerkte bankboekingen en legt ze naast je openstaande facturen, op drie dingen: het factuurnummer in de omschrijving, het bedrag, en de naam van de klant.
Wat er daarna gebeurt bepaal je zelf: uit, voorstellen of automatisch. Voorstellen staat standaard aan en automatisch zet je zelf aan, met opzet. Een verkeerde match boekt het geld van iemand anders op een factuur, en dat weer uit elkaar halen in Moneybird is vervelender dan nooit gematcht hebben.
Wat het doet
- Drie standen: uit, voorstellen en automatisch. Voorstellen is de standaard.
- In voorstellen verandert er niets in Moneybird. Schakel vindt de match, laat hem zien, en jij beslist.
- In automatisch boekt Schakel de koppeling en zie je in je dashboard terug wat er gekoppeld is.
- Het factuurnummer in de omschrijving van de boeking is het sterkste signaal dat er is.
- Het bedrag moet tot op de cent kloppen, niet ongeveer.
- De klantnaam telt mee, maar alleen als er precies één openstaande factuur van die klant met dat bedrag is.
- Een betrouwbaarheidsdrempel van 90, die je zelf kunt verzetten. Alleen een bijna zekere match komt erdoorheen.
- De schaal is vast: factuurnummer plus bedrag scoort 100, klantnaam plus een uniek bedrag 95, een uniek bedrag op zichzelf 85. Daaronder haalt niets de standaarddrempel.
- Een rond bedrag dat op een rond bedrag past, scoort met opzet laag. Ronde getallen zijn de klassieke valse match.
- Een boeking waar je nee op zegt komt niet elke dag opnieuw langs.
- Wat de drempel niet haalt blijft gewoon onverwerkt staan, met de reden erbij.
Zo zet je het aan
Koppel je Moneybird-administratie
Je autoriseert Schakel vanuit Moneybird zelf, dus er wordt nooit om een wachtwoord gevraagd en je trekt de toegang op elk moment weer in. Voer je meer dan één administratie, dan kies je welke.
Begin op voorstellen
Laat hem een week of twee alleen voorstellen doen. Je ziet dan met je eigen bankboekingen wat hij vindt en hoe zeker hij is, en pas daarna is de vraag of automatisch iets voor jou is.
Zet de drempel waar jij hem wilt
De standaard is 90. Lager betekent meer voorstellen en meer twijfelgevallen, hoger betekent bijna alleen nog matches op het factuurnummer. Je kunt hem ook gewoon in de chat verzetten.
Ook aan te zetten
Elke schakelaar draait op dezelfde Moneybird-verbinding. Zet aan wat je nodig hebt en laat de rest uit.
- De assistent Een chat in je Schakel-dashboard die facturen, offertes, bonnen, uren, contacten en vragen aankan. Alles wat schrijft, laat eerst zien wat het gaat doen.
- De bon bij een betaling Er gaat geld af en er hoort geen inkoopfactuur bij. Schakel vraagt om de bon, en herinnert je er één keer aan als hij uitblijft.
- Facturen die te laat zijn Bericht als een vervaldatum voorbij is, met de klant, het bedrag en het aantal dagen erbij. Aanschrijven is een aparte keuze.
- Maandoverzicht Op de eerste van de maand: wat je gefactureerd hebt, wat er binnenkwam en wat er nog open staat.
- BTW-kwartaalherinnering Aan het begin van een nieuw kwartaal een herinnering dat de aangifte eraan komt, met de deadline erbij.
- Onverwerkte bankboekingen Een duwtje zolang er bankboekingen open staan, en het houdt vanzelf op als de stapel leeg is.
- WhatsApp erbij Hetzelfde gesprek op je telefoon, beide kanten op. Een uitbreiding, geen voorwaarde.
Veelgestelde vragen
Boekt Schakel zelf in mijn administratie?
Alleen als je automatisch aanzet. Standaard staat hij op voorstellen en verandert er niets in Moneybird: je krijgt de match te zien en jij bepaalt of hij geboekt wordt.
En als hij het fout heeft?
Op voorstellen kost een verkeerde match je een nee. Op automatisch is een geboekte koppeling in Moneybird zelf weer los te maken, en je ziet in je dashboard precies wat er gekoppeld is en waarom. Daarom is automatisch iets wat je zelf aanzet en niet de standaard.
Werkt dit ook bij deelbetalingen?
Die worden gevonden maar niet vanzelf geboekt. Staat het factuurnummer erbij terwijl het bedrag niet klopt, dan is dat een deelbetaling of een typefout, en die scoort te laag voor de standaarddrempel. Je krijgt hem te zien, je boekt hem zelf.
Zet deze schakelaar aan.
30 dagen alles proberen, geen creditcard nodig.